公文常用特定用语简表1
用语名称 1 开端用语 作用 常用特定用语 主 要 用 于 文 为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依 章 开 头 ， 表 照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、 示 发 语 、 引 由于。 据
2
称谓用语
用 于 表 示 人 第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。 称 或 对 单 位 第二人称：你、你局、贵公司、贵方。 的称谓 第三人称：他、该公司、该项目。 用 于 表 示 文 、上行：报、呈。 物递 平行：送。 送方向 下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。 用于复文引 据 用于审批、 拟办 用于表明进 程 悉、接、顷接、据、收悉。 拟办、责成、交办、试办、办理、执行。 经、业经、已经、兹经。
同一系统的机关
上 级 机 关
领导与被领导 业务上指导与被指导 平 行 关 系
1.
下 级
机 关
2. 上级业务主管机关 3.
同 级 机 关
下级业务主管机关
同 级 机 关
非同一系统的机关
4.
此 机 关
不相隶属关系
彼 机
关
行文方向与方式
行文方式 1.下行文：上级领导机关或者业务主管部门 对所属下级机关行文。
毛泽东历数《党八股》罪状： “空话连篇，言之无物；装 腔作势，借以吓人；无的放矢，不看对象；语言无味，像个瘪三； 甲乙丙丁，开中药铺；不负责任，到处害人；流毒全党，妨害革 命；传播出去，祸国殃民”。
人们对它的认识（行家说）
“一字入公文，九牛拔不出”； “笔下有财产万千，笔下有人命 关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。
10 11
谦敬用语 批转用语
用于表示谦敬 用于上级对下级 来文的批转处理
12
征询用语
用于征请、询问对 有关事项的意见、 态度
当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、 如果可行等。
注意语气
理性的 组织结构
机关
依法按 章办事
不掺杂 个人情感
私人
喜怒哀乐
感情丰富 情绪多变
注意用词
例：形容相貌
的 的
要
己 或 自 家 私事 人 要 需 的
举例——以购买沙发为例
个 人
个人经济能力 考 客厅大小格局 量 个人喜好
到家具店 参观比价 查验后 付余款
选 定 付定金
送货
（过程仅须口语商谈）
举例——以购买沙发为例
机 关
预算金额 考 放置场所 量 公务需要
签办 采购 验收
比价 或 招标
审定 或 决标
综述过渡用语：为此、对此。 结尾用语：为要、为荷、特此通告（通报、函复、函达）。 其他用语：定于、定期、即可、届时、如期、审批、事宜、 务须、切勿、以资、兹有等。 （二）常用介词 表目的：为、为了 表原因：由于、因、因为 表方式：在、通过、随着、遵照 表对象、范围：对、对于、将、除了 表根据、方式：根据、依照、遵照、通过。
群体性强 政策性强
时效性强 规范性强
公文写作的基本要求
在内容上符合政策规定
在业务上符合客观规律
在表述上符合语法逻辑
在程式上符合行文规范 在起草上符合时限要求
法定公文
党的机关公文14种 行政机关公文13种
决议、决定、 指示、意见、 通知、通报、 公报、报告、 请示、批复、 条例、规定、 函、会议纪要
各部门 … …
三级
… …
各市、州、县（自 ⑦ 治县）人民政府 … …
1
2
专用词语
（一）事务性用语 称谓用语： 第一人称：我、本、我们； 第二人称：贵、你、你们； 第三人称：该 经办用语：后经、均经、未经、业已、已经、业经、兹经。 引述用语：收悉、悉、接、前接。 期请用语：请、请批示、请指示、请回复、请核示、希、希 望、望、希予。 表态用语：同意、不同意、照办、可行、不可行、必须、禁 止。 征询期复用语：是否、当否、妥否、特此、为盼。
公文写作与处理的依据
依据
国家行政机关公文处理办法 中国共产党机关公文处理条例
上级主管机关公文处理办法
当地党政机关公文处理办法
本机关办公室
公文写作与处理的原则
准确性 时效性 规范性 质量 时间 程序 保密 文风
安全性
精简性
公文写作的特点
被动写作 对象明确 遵从性强 针对性强
集思广益
决策之作 急迫之作 讲究格式
2. 3.
不相隶属机关
不相隶属机关
无领导与指导关系的机关、部门、单位之间
公文处理的特点
第三部分 例文部分
请示
写请示注意事项
必须一文一 事不能一文 数事 必须事先请 示,不能先斩 后奏 标题不要写 成请示报告 材料真 实
理由充分、 要求明确
语气平气 恳切
向主管部门请示， 不能越级请示
报告
请示与报告的区别
区别点
性质 目的 时间 内容 处理 结尾 呈批性 请求指示和批准 只能事前 只能一文一事 必须答复 妥否，请批示
送货
付款
（过程均须文字记载）
文章“四分法”
理论文体 文学文体 新闻文体 应用文体
文章“三分法”
文
文 学 类
实 用 类 杂 文 类
诗歌 散文 小说 戏剧文学 影视文学与网络文学等
应用文体（行政公文、事务文书、法规文书等）
新闻文体（消息、通讯等）
章
理论文体（评论、学术论文等）
传记文学
报告文学
杂 文 科学小品 游 记

（以上参见河北大学办公电话号码表）
熟悉各部门 （5）赫达实业有限公司 （后勤集团）




领导 办公室 人力资源部 财务部 企业管理部 市场发展部 饮食服务中心 学生公寓管理服务中心 水电保障中心 物业管理有限公司和热力服务公司 卫生绿化服务公司和劳动服务公司 易百商贸服务中心 建筑安装公司 校医院 幼儿园 科教园区服务中心
河北省人民政府
河北省教育厅
XX市教育局
保定市教育局
XX市教育局
行文方向与方式（2）
行文方式
2.上行文：是下级机关向所属上级领导机关 行文。
河北省人民政府
河北省教育厅
保定市教育局
行文方向与方式（2）
行文方式
3.平行文：是同级机关或者不相隶属机关以 及没有领导与指导关系的机关之间行文。
1.
同 级 机 关 同 级 机 关
（以上参见河北大学办公电话号码表）
熟悉各部门 （6）其他部门

附属医院

校办产业（出版社 人工环境公司 物理 通报）
其他（留学生公寓 居委会）

（以上参见河北大学办公电话号码表）
熟悉学生社团 （来源于校园网）
意识+责任+技巧
第二部分 公文写作注意事项
公文写作与处理的意义
人们对它的认识（伟人说）
人们对它的认识（老外说）
美国学者约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个方 向》一书中说，“在工业社会向信息社会过渡中有五件最重要的事 应该记住，而其中的一件就是在这个文字密集的社会里，我们比以 往任何时候都需要具备最基本的读写技能，首先就是足以应付日常 工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力” 。
命令（令）、决定、 公告、 通告、通知、 通报、议案、报告、 请示、批复、意见、
函、会议纪要
几个需要注意的问题
关于引文 引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文应当注 明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。 关于结构层次序数 第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为 “1.”，第四层为“（1）”。 关于简称 使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用 国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现 时注明准确的中文译名。 关于数字 除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用 语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必 须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
美
美若天仙
很漂亮 很靓 不难看 有气质Biblioteka 挺耐看 蛮順眼 很善良 还可以
平凡
很抱歉 不討人喜歡 丑八怪
普通
不上相 很爱国 难看
恐龙妹
丑
公文办理
收文处理程序
签 收 登 记
审 核
拟 办
批 办
承 办
催 办
办 复
归 档
公文办理
发文处理程序
交 拟
草 拟
审 核
签 发
复 核
缮 印
校 对
用 印
登 记
分 发
办 复

关于用纸 （1）自2001年1月1日起统一使用A4型纸（210 毫米×297毫米）。 四边都有留空处： 天头（37毫米±1毫米）、地脚、订口（28 毫米±1毫米）和翻口。除此之外为版心（156 毫米×225毫米）。 （2）排版规格和要求：3号仿宋体字，一页22 行，每行28字。 （3）装订要求：左侧装订。
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结尾用语
用于结尾表示收束
上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无 不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审 核。 平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。 下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复； 为……而努力；……现予公布。 承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。 批转、转发。
公文写作的重要性
关系到公务处理的成效 体现个人办事能力
处理私事与处理公务之比较 (一)程序
个人思考 使用方法 对外咨询
私事
决策过程
商谈
难易
簡便
处理私事与处理公务之比较 (一)程序
签办程序 使用方法 上司核定