跨境电商干货：外贸询盘回复技巧目录一、如何把询盘转化成真实订单 (1)1.1如何有效地对买家进行分类 (1)1.2如何有效地跟进询盘 (1)1.3如何给买家寄送样品 (2)二、与买家沟通的技巧 (3)三、让买家打开邮件的技巧 (5)一、如何把询盘转化成真实订单1.1如何有效地对买家进行分类在进行网上贸易的过程中，遇到的买家是多种多样的，因此，所有买家都应进行分类管理，这样才能提高效率，增强成交量。
买家分类：通过外贸平台发送询盘的买家，通常可分为：寻找卖家型，准备入市型，无事生非型，信息收集型，索要样品型，窃取情报型；其中按地域划分时，又可分为：欧洲买家，北美买家，亚洲买家等。
因此对买家进行很好地分类，将有助于买家的管理、交易和服务以及前后期的展开工作。
买家管理在与买家接触的过程中，必须深入了解买家的各种信息，真正懂得买家的需求和消费模式，特别是公司主要盈利来的“金牌买家”。
因不同的买家对公司服务有着不同的需求，创造不同的利润，所以应根据买家的需求模式和价值对其进行分类，找出对公司最有价值和最有潜力的买家群以及他们最需要的产品和服务，更好地配置资源，改进产品和服务，牢牢抓住最有价值的买家，取得最大的收益。
1.2如何有效地跟进询盘1.区分“大小”买家，识别“好坏”询盘识别好坏询盘，可以从以下几点考虑：“看”询价的方式，“看”询价的内容，“看”询盘中的小细节。
通过三方面综合考虑，从而更好识别买家、询盘，找到合适的买家。
2. 把握询盘技巧、及时跟进，包括慎重对待、及时回复。
在回复新买家时，除了在邮件中解答买家关心的问题，最好同时将公司的其他情况和公司的网站介绍给该买家，让买家能够更全面透彻地了解公司。
对外商的询盘一定要快、准，遵循以下要诀：准确、全面、具体、清楚、礼貌。
对于询盘，我们一定要保持跟进，跟进过程中，更重要的是细细体会各种可能发生的情况，积极采取相应措施，激发、把握买家购买意图，达成合作。
3.如何与买家讨价还价外贸过程中，产品价格和质量是决定整个订单成交的核心，几乎所有的新买家在第一次联系的时候都有一个价格周旋的进程。
在报价中应注意以下几点：不要轻易报价，讲究报价方式。
总之，即使这个价格能接受，也要表现得比较委屈和勉强。
如果买家一还价，你马上就松口，他们就知道肯定还有让价的空间，接下来你的价格就会被越压越低。
而且，永远不要在买家面前显示出急躁的态度，你越着急，买家就越会砍价。
有的时候，关于价格的谈判，未必要当天回复，可以等个一两天。
报价技巧：与买家的讨价还价有时候也是一种心理战把你自己想成买家，多揣测一下买家的心态，换位思考，会有意想不到的收获。
4.勿以“单”小而不为因为“小订单”经常是麻烦多，收益不多，所以很多供应商会对“小订单”加以限制或者规定最小起订量，或者在付款方式上有特别的要求。
“小订单”可能已经成了很多外贸人眼里的“烫手山芋”，那么，到底是该“接”还是“不接”呢？“小订单”承接技巧：根据企业的自身状况，决定对小订单的处理方案。
对于任何小订单，运作程序务必善始善终，做好全面的记录和存档，包括给买家提供样品。
保持积良好的心态，耐心琢磨买家的询盘，发挥出应有的水平给买家留下最好的印象，让“小订单”尽快转化成大订单！1.3如何给买家寄送样品样品寄送必须带来相应的成本，所以在寄样之前必须对这类询盘作初步判断，确定哪些样品值得我们寄、如何寄样才能更好地保护自己的权益。
1.无须寄样的情况：（1）第一次发询盘就直接索要样品和产品报价，这些买家目的很简单：骗取样品。
对付这样的买家，最好不要直接寄样品，可以先将产品图片发给对方看，若对产品感兴趣，再谈寄样的事情，这样可以避免很多不必要的麻烦。
（2）一些以前根本没有联系过的国内贸易公司突然以电话或传真的形式表示对你的产品感兴趣，希望能够提供样品供检测等资源。
2.应该寄样的情况：（1）自己联系的国内贸易公司、买家。
（2）对于一些规模较大、在行业范围内较有名气的买家。
（3）买家明确表示将支付样品费以及运费。
（4）买家提出已查看公司发布在外贸平台的所有产品，而其中只有与之需求相近的产品，并询问采购要求的产品。
3.可寄可不寄的情况：遇到这类情况应该按照公司的实际情况来处理。
4. 选择最佳寄样方式：它包括寄样准备（寄样确认、取样原则、与买家确认地址），寄送方法（邮政的航空大包、航空快递），寄送支付方式（预付、到付）等方面。
5.如何避免样品寄出后石沉大海：样品寄出后通常有两种情况：（1）买家收到样品后，满意并下单；（2）买家收到样品后，没有回复（一般有几种可能），对于此种情况，我们要及时和客人沟通，直接问买家就OK了。
那如何避免石沉大海？（1）及时通知很重要。
（2）样品管理。
（3）跟踪样品情况。
（4）与买家建立稳定联系。
寄样小结：买家对承担寄样费用的态度，往往能在一定程度上反映出其合作诚意，因此，应挑选有诚意的买家、合理寄样，不仅能促进订单的达成，也能避免贸易双方针对货物品质的贸易纠纷。
二、与买家沟通的技巧成功的沟通案例一:1.客户发邮件过来说没收到货的例子。
交易日期：11月20日客户问题：12月5号收到客户的邮件Hi, When did you ship the item? I did not get it yetThanks.收到邮件马上回复：(以下模板仅供参考)Dear valued customer,Your item has been sent by Hong Kong AirmailService on Nov 21th. It usually takes 10-20workdays to reach you, so please bepatient.If you havn’t received your package in these days，please contact us.Hope you would love this item,and have a niceday!Best regards,Seller name or id收到客户回复：12月9号收到客户的邮件Hi, I have received the package very beautiful，thank you I love it and will buyagain. Thanks.一般沟通：1.急时回复；2.回复的邮件内容里面一定要写明什么时候发的货用的什么货运方式大约的到达时间段等等。
分析：现在一般的卖家都发EMS，时间比较长，所以客户在等了十天左右还没收到来信问也很正常，这种邮件一定要及时回复，不然客户如果等了一两天还没回信，很容易引来投诉或者差评。
以上也只是发货过程中的一种情况，还可能是发货后二十五天已经过了，客户还没收到，那就是另外一个邮件模板了，根据自己物品的价值大小可以选择重发或者退款，当然最好就是可以让客户自己选择是重发还是退款。
成功的沟通案例二：1.客户收到货了，但说收到的货同gate广告上的不一样，客户要求退款。
交易日期：11月27日客户问题：12月16号收到客户的邮件My friend the item arrived today however the faceplace glass insert is all scratches. Itsimpossible to see the screen. I would like my money back.收到邮件马上回复：(以下模板仅供参考)Hello, **First of all, we are so sorry that you are not happy with this purchase.If you don't mind, can you take a digital photo to us for investigate? if this is ours mistake, send a wrong item to you, we can send a new one to you or we can refund all your payment.We apologize to you once again.Best regards,收到客户回复：12月17日收到客户的邮件附带了照片，通过看图片清楚是客户自己不会使用造成的回邮件如下：Hello,**,I just received the photo you sent to us. There are double screen protector film from both sides, you need to remove these screen protector film. Afteryou do that, you will see the clear screen.If you have any questions, please feel free tocontact us.Have a good day!Best regards,客户回复：12月18日收到客户的邮件Hi, yes, you are right, I just removed the screen protector, the screen is ok now, not scratches,thank you for your help.回复客户：12月18号Hello, **You are welcome! Hope you would love this item，and hope we can do business again. Best wishes,一般沟通：1.及时回复；2 回复的邮件内容里面一定要写明：首先要表示抱歉，然后再让客户拍照片发到你的站内信邮箱，同客户讲明如果确实是我们发错货了，我们愿意重发或者退款。
分析：在圣诞旺季，货物繁多复杂的时候，发错货也是挺正常的事，遇到这种情况也不必太慌，也不能凭自己的记忆说一定没发错，基本上买家不会故意说不一样的，有也是个别难缠的客户，所以拍照片是比较好的处理方法；从照片中基本上可以看出物品是什么问题，然后对症下药一一解决就OK了。
三、让买家打开邮件的技巧第一封外贸推销邮件在外贸业务中非常重要，就如我们和陌生人交往时彼此之间留下的第一印象。
在我们第一次和陌生买家邮件交往中，怎样能给买家带来好的印象呢?要对自己的产品要百分百熟悉，特别是自己要推销的某种新产品，对其必须要做全方位的深入了解。
写第一封英文函电，首先我们必须有个好的标题。
吸引买家注意的标题，买家才有可能打开看我们的邮件。
其次必须简单扼要，一目了然。
推销的文字不要多，不要太长，越简单越好，同时也要介绍自己产品的卖点。