XX施工企业材料采购合同管理制度 材料采购合同管理制度 (试行) 1 总 则 为了加强与规范集团公司材料采购合同管理,提高合同签约率与履约率,防范与控制合同风险,维护企业合法权益,提高企业经济效益,树立企业良好信誉,根据《中华人民共与国合同法》(以下简称《合同法》) 等法律、法规与《集团公司项目管理办法》的规定,结合集团公司的实际情况,特制订本制度。 2 适用范围 本制度适用于集团公司及其子公司、分公司(以下简称各公司)对外签订的材料采购合同的管理。 3 管理职责 3、1 职责划分原则:谁使用,谁管理,谁负责。 3、2 集团监察中心、财务中心、成本中心为合同管理的监管部门,负责监督合同的签订与履行。 3、3 物资公司内供部采购负责人、项目经理、各公司分管成本负责人为材料采购合同管理主管责任人。 4 适用范围 4、1 本制度适用于各公司需要物资公司内控部集中采购的物资(详附件一)。 5 供应商确定及合同签订 5、1 供应商确定:严格按集团招投标评标办法执行。 5、2 材料采购(含周转材料租赁、活动板房)、大型机械租赁在半年内已经过招标确认并且材料价格在半年内波动不大的情况下,新增项目采购材料同已经签定项目相同,指同材料、同规格、同质量等级、同价格、同付款方式、同供应商的材料、设备租赁采购,可不再次招标; 5、3 简化程序:由各公司提出不招标申请书(详附件二),并附有关资料,报分管副总审核、总经理签批后执行,但须报成本中心与监察中心备案; 5、4 除物资内控部采购材料外,其她辅材、耗材由项目自购;但需要由项目材料员询价、项目监督员确认、项目经理审批。 5、5 合同审批流程 XX施工企业材料采购合同管理制度 发起（合同管理员）项目部负责人分公司负责人

物资内控部会签

财务部会签法律事务部或律师

分管成本副总总经理成本控制总监副总裁发起人（合同管理员）结束

【建设公司采购合同审批流程图】

发起（合同管理员）项目部负责人

物资内控部会签

财务部会签法律事务部或律师分管副总

材料分管副总总经理成本控制总监副总裁发起人（合同管理员）结束

【安装装饰采购合同审批流程图】

【劳务公司劳务用工协议审批流程图】发起（合同管理员）项目经理分公司经理劳务公司片区经理

劳务公司负责人晟茂建设公司分管副总（预算）晟茂建设公司总经理合同管理员结束成都地区重庆地区成本控制中心

5、5、1新增项目采购材料同其她项目已签订合同的(指同材料、同规格、同质量等级、同价格、同付款方式、同供应商的材料、设备租赁采购),可以简化审批程序为:合同管理员→集团成本控制中心。 5、5、2 采购合同的起草由项目部按公司制式合同填写完成后,以电子文档的形式发给合同管理员。 5、5、3 在合同审批流程中每位审批人时间必须在知道后24小时内完成(节假日除外)。 5、5、4 暂定合同价在300、0万元以内(含300、0万元)由成本总监审批;暂定合同价大于300、0万元由副总裁审批。 5、5、5 审批结束后合同管理员按审批人最后的意见修改合同,并将修改后的合同打印发项目经理或商务经理盖章;如生效后的文本合同与综合项目管理信息系统合同管理中的电子合同不一致时,以系统中合同管理的电子合同为准。 5、5、6 审批特例:董事长交办给指定部门起草的合同,如情况紧急,原则上可以简化合同审批流程,但必须报董事长批准。 XX施工企业材料采购合同管理制度 5、6 采购合同的签订 5、6、1 物资公司内供部采购材料:开增值税发票的以物资公司签订;一般发票的以建设公司签订; 5、6、2 除物资公司内供部采购材料外,其她辅材、耗材由项目自购,并签订采购合同。 6 合同执行管理 6、1 合同交底 由项目经理或商务经理组织项目部相关人员进行合同交底,并在综合管理信息系统中按系统的要求进行登记。 6、2 合同的履行、变更、解除 6、2、1 合同依法签订,即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须严格执行合同所规定的权利与义务,确保合同的全面履行与实际履行。 6、2、2 合同履行完毕的标准, 以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清、价款结清、无遗留交涉手续为准。 6、2、3 各单位领导及项目负责人应随时了解、掌握合同的履行情况,发现问题及时处理或汇报。 6、2、4 在合同履行过程中碰到困难的,各部门首先应尽一切努力克服困难,尽力保障合同的履行。如实际履行确有不可克服的困难或适当履行不必要、不经济而需要变更、解除合同时,须经双方友好协同意。 6、2、5 变更、解除合同的手续,应按上述合同的审批程序进行。经公证机关公证的合同,在达成变更、解除协议后,应报公证机关重新公证。 6、2、6 变更、解除合同,必须采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等),口头形式一律无效。 6、2、7 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。6、2、8 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免除责任外,均应承担相应的责任,其承担责任的性质及范围,应在变更、解除合同的协议书中明确规定。 6、3 采购合同纠纷处理 6、3、1 采购合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,应按《合同法》XX施工企业材料采购合同管理制度 等有关法规、集团公司制度与本《规定》妥善处理。。 6、3、2 合同纠纷由法律事务部负责处理,但签约部门协助与提供相关支持;签约人、项目负责人对纠纷的处理必须负责到底。 6、3、3 发生合同纠纷,应及时协商解决;协商不成,如需提交仲裁或诉讼的,必须在法律规定的时效内提出。 6、3、4 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的,必须签订书面协议(按上述合同的审批程序进行,然后由双方法定代表人或法定代表人授权的委托代理人签字并加盖双方法人公章生效)。 6、3、5 对双方已经签署的解决合同纠纷的与解协议书、法院调解书、仲裁机关的仲裁裁决书,在正式生效后,由原合同合同执行人(或批派专人)负责对该文书的执行情况进行追踪落实。若对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的,承办人应及时向主管领导汇报。 6、3、6 双方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书的,由监察中心协同法律事务部配合相关人员向人民法院申请强制执行。 6、3、7 在向人民法院提交申请执行书之前,有关单位应认真检查对方的履约情况,防止差错。执行中若达成与解协议的,应制作协议书并按协议书规定办理。 6、3、8 合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关部门,并将有关资料汇总、归档,以备查考。 6 材料采购合同相关管理 6、1 所有采购合同必须先签合同后采购;特殊原因经总经理或分管预算副总同意,在发生后7天内完成合同的补签手续。 6、2 实行法人委托书制度。委托代理人的主要职责就是: 6、2、1 在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能越权,也不能消极推诿。 6、2、2 对所签订合同的经济效益性、合理性、合法性、完整性与可行性负责。 6、2、3 对所签合同的全面履行具体负责,执行中发现问题应立即上报,并积极想办法妥善解决,对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好。 6、3 法人委托书应由集团监察中心妥善保管、防止遗失。严禁将法人委托XX施工企业材料采购合同管理制度 证书转借她人或用作其她证明,亦不得有转委托行为。 6、4 受托人工作调动时或被取消委托,集团监察中心应收回法人委托证书;必要时登报公告。 6、5 合同实行专人盖章制度。集团及下属公司对外签订合同时需加盖印章,并附合同审批表,到行政部门加盖印章。 6、6 集团公司及下属公司都必须认真做好合同管理的基础工作,具体如下 : 6、6、1 合同正式文本一份交档案室存档,一份送财务部作为收付款依据,其余部门在综合项目管理信息系统合同管理中阅读电子合同。 6、6、2 建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号(按合同的不同类别分别编号),不得重复、遗漏与跳号。每一份合同包括附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。 6、6、3 建立《合同管理登记表》。其主要内容包括:合同名称、序号、合同号、经手人、签约日期、内容摘要、对方单位、备注等。登记表的填写要做到准确、及时、完整。 6、6、4 建立《合同执行情况季报表》。各单位应在每季首月5日前将上季度报表填好后报送总经理,同时抄报财务部与监察中心、成本中心。 6、7 对违反上述规定,有下列行为的单位或个人,集团公司将根据情况给予警告、通报、经济制裁、降职、降级、撤职与除名等不同程度的处罚: 6、7、1 签订合同过程中,不按规定程序进行申报、审批的。 6、7、2 在合同送审、审批过程中,粗心大意、消极推诿,未严格履行审批义务,被下一层审批者发现有严重错误的。 6、7、3 超越授权,私自签订合同给公司造成损失的。 6、7、4 在合同谈判与合同签订过程中徇私舞弊的。 6、7、5 不遵守公司保密制度,将合同机密透露给第三者,给公司造成损害的。 6、7、6 违反上述管理规定的责任人,按公司问责制问责。 附加说明 1 本制度由集团公司成本控制中心负责起草并解释。 2 本制度经批准后由集团公司行政中心公布。