知识产权管理程序文件
知识产权内部审核程序
文件编号：
编制：知识产权办公室
审核：
批准：
受控状态：
文件发放号：
2016年02月20日发布2016年03月01日实施
****有限公司发布
1、目的
根据公司知识产权手册的要求，审核知识产权管理体系涉及的各部门所开展的各项活动及其结果是否符合要求，确保知识产权管理体系持续有效的运行，并为知识产权管理体系的改进提供依据。

2、适用范围
适用于集团公司知识产权管理体系的内部审核工作。

3、职责
3.1 管理者代表负责审核集团公司年度内部知识产权管理体系审核计划，总裁批准后实施。

3.2 知识产权办负责组织编制集团公司年度内部管理体系审核计划，并组织实施。

3.3 审核组长负责编制每次审核的实施计划，按计划组织审核小组成员对管理体系运行的部门和单位进行审核、评价和报告。

3.4 各部门对审核中发现的不符合项，负责制定纠正措施并组织实施。

4、工作程序
4.1年度内审计划
4.1.1 每年11月或12月份知识产权办策划下一年度的内审方案，策划时要考虑知识产权安全风险评价结果，拟审核的活动和区域的状况、重要性，以及以往审核的结果。

应保证每个部门每年至少接受一次内部审核。

年度内审计划由总裁批准后下发。

年度内审计划的内容包括：
a)审核目的
b)审核准则
c)审核范围
d)审核频次（时间）
e)审核方法。

4.1.2 在以下几种情况，应根据需要进行年度内审计划外的临时内审：
a)法律、法规及其他外部要求发生变化；
b)相关方的要求或投诉；
c)发生重大事故；
d)管理体系大幅度变更。

4.1.3公司的临时内审由管理者代表组织实施。

4.2 审核前准备
4.2.1 由管理者代表指定审核组长，并成立审核小组。

由审核组长分配审核小组成员的任务。

在分配审核任务时应注意：审核人员必须是与被审核领域无直接责任的人员。

4.2.2 由审核组长编制本次《审核实施计划》，交管理者代表批准后，在审核前5天通知受审部门。

审核实施计划内容主要包括：
a) 审核目的、范围、方法和准则；
b) 审核的主要内容及时间安排；
c) 审核员分工；
d) 受审核部门及审核要点；
4.2.3 受审部门收到审核实施计划以后，如果对审核日期和审核的主要项目有异议，可在两天之内通知审核组，经过协商可以再行安排。

4.2.4审核组长组织审核组成员编制审核检查表。

a)由审核员负责编写评价管理体系要求的检查表。

b)审核组长协助审核员准备并最终审定检查表。

4.3 内审实施
4.3.1首次会议
召开有审核组全体人员、受审核部门代表、主要工作人员及其陪同人员、管理者代表、高层的管理者（必要时）参加的首次会议。

对于规模较小、时间较短的内审，由审核组长决定是否需要召开首次会议。

首次会议的内容包括：
a)审核组长介绍审核组成员及其分工；
b)重申审核的范围、准则和目的；
c)简要介绍审核采用的方法；
d)澄清审核实施计划中不明确的内容。

4.3.2 现场审核
a)审核的而具体内容按照《检查表》进行。

b)审核员通过交谈，查阅文件、记录，检查现场，收集证据，检查管理体系的运行
情况。

c)现场发现问题时，应当场让该项工作负责人（或操作者）确认，并记录在《检查
表》中，以保证不符合项能够完全被理解，有利于纠正。

4.3.3现场审核结束后，末次会议召开前，审核组长召集审核组成员召开审核组总结会议，
汇总审核发现，确定所有不符合项报告。

4.3.4末次会议
由审核组长召开有审核组全体人员、受审核部门代表、主要工作人员及其陪同人员、管理者代表、高层的管理者（必要时）参加的末次会议，会议内容包括：
a)重申审核的范围、准则和目的；
b)向受审核方说明审核发现，以使他们清楚理解审核结论；
c)宣读并发出“不符合项报告表”；
d)提出审核小组的结论和建议；
e)审核组长说明对纠正措施采取的监督工作。

4.4 审核报告
4.4.1 由各小组长编写所负责审核区域的内部审核报告，交审核组长；审核组长据此编写集团公司管理体系《内部审核报告》，并提出报告的分发范围建议；
4.4.2报告经管理者代表批准后，送总裁及相关部门。

发放范围包括：
a)总裁、管理者代表；
b)知识产权办；
c)受审核部门；
d)不符合项所涉及的相关部门。

4.4.3 审核报告内容：
a) 审核目的、范围、方法和准则；
b) 审核组成员、受审核部门；
c) 审核概况（审核计划实施情况，不符合项数量、分布情况等）；
d) 审核结论；
e) 不符合项及纠正要求；
f) 原因分析及对公司今后管理体系改进的建议。

4.4.4 审核报告提交管理评审，作为管理评审输入内容之一。

4.5不合格项的关闭和跟踪验证
4.5.1《不符合项报告》发出以后，各部门要在规定的期限内进行整改。

知识产权办按规定的完成期限,组织内审员对整改的情况进行跟踪验证，将验证结果记入表中并上报管理者代表。

4.5.2 内审产生的相关记录由审核组长交知识产权办,执行《知识产权外来文件与记录控制程
序》。

5、相关文件
《知识产权外来文件与记录控制程序》 **/IPMS-0202-2016《知识产权管理评审控制程序》 **/IPMS-0205-2016 6、记录和附录
年度内部审核计划 IPMS/0221-01
审核实施计划表 IPMS/0221-02
审核检查表 IPMS/0221-03
不符合项报告 IPMS/0221-04
内部审核报告 IPMS/0221-05
内审不符合项分布表 IPMS/0221-06。