Through the joint creation of clear rules, the establishment of common values, strengthen
the code of conduct in individual learning, realize the value contribution to the organization.
安全文件档案管理制度正
式版
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安全文件档案管理制度正式版
下载提示：此管理制度资料适用于通过共同创造，促进集体发展的明文规则，建立共同的价值观、培
养团队精神、加强个人学习方面的行为准则，实现对自我，对组织的价值贡献。文档可以直接使用，
也可根据实际需要修订后使用。
（一）目的
建立主要安全生产过程、事件、活
动、检查的安全记录档案，并加强对安全
记录的有效管理， 充分利用文件和档案信
息资源，为安全生产服务, 规范安全生产
文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本
规定。
（二）适用范围
本制度适用于公司的文件、档案管
理。
（三）规范性引用文件
《中华人民共和国安全生产法》
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《中华人民共和国档案法》
（四） 职责
1、行政人事处负责公司安全文件和档
案的日常管理。
2、公司各部门负责本部门的安全记录
和档案的管理。
（五）管理要求
1.档案管理范围
1.1公司对涉及主要安全生产过程、事
件、活动、检查的安全生产资料（包括文
件和记录）定期归档，实施档案管理。
1.2对一般的安全记录按公司的《记录
控制程序》执行。
2.保管事项
2.1公司的安全生产文件和档案的保
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管，要符合国家文件和档案管理要求，有
文件柜存档的文件，使用文件夹档案袋存
柜，分类清楚合理，便于查阅，做到防火
防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。
2.2重要的文件档案，要按时归档，存
放在公司档案室。
2.3一般文件、记录，由各分厂、处室
自行按规定保管。
2.4 保管档案的场所要做到有专人负
责、配备灭火器材，标示严禁烟火标志。
2.5档案箱、柜；钥匙专人保管。无关
人员不得进入档案室。
2.6完善安全保管措施，防止档案人为
或自然的损坏。
2.7案资料的保管和存放应科学、规
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范，便于查找。
3.归档时间
3.1办理完毕的文件，按工作阶段性进
行归档。
3.2按年度形成的文件，第二年上半年
归档。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一经
识别就立即归档。
3.4凡是有机密性的文件，随时形成，
随时归档。。
4.文件和档案保存形式
档案用纸张形式保管。
5.安全档案的借阅
5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术
文件档案，技术人员登记后方可查阅，其
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它人员须部门负责人批准，并经档案员同
意后，方可查阅；如查阅财务数据、考
勤、工资等须部门分管领导批准，并经档
案员同意后，方可查阅；查阅其它文件
的，须部门主管批准，并经档案员同意
后，方可查阅。
5.2查阅档案需办理登记手续，原件不
外借，确因工作需要，须经主管部门批
准，予以复制。
5.3公司重要的文件、技术资料、合同
(协议)，未经公司领导批准同意，任何人
不得查阅、借阅。
5.4专业工具书，一律实行先归档保
存，再办理借阅手续，如长期使用的，部
门内部应自备一本。
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5.5外单位来公司查阅档案、资料，必
须得到分管副总经理以上领导的批准同
意。
5.6每次借阅档案资料时间最长为半个
月，可以续借，到期由档案室人员负责催
讨，如须长期使用的部门内部则复印予以
备份，并保证文件内容不得外泄。
5.7查阅、借阅档案资料人员，要爱护
公司财产，使用过程中严禁在档案、资料
上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资
料的情况发生，违者严肃处理。
6.保密事项
6.1档案管理人员要自觉遵守保密纪
律，档案内容不外传。严禁任何人私自保
管档案。
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6.2对公司下发的保密文件及重要会议
材料各部门进行妥善保管，并进行登记管
理，不得乱扔乱放
6.3保密文件的复制必须履行审批、登
记手续。要严格按照批准的份数，不得擅
自多印留存。复制文件应按原文密级进行
管理，复制中形成的废页应作为密件销
毁。
6.4绝密级文件、资料和密码电报不得
全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公
司领导批准，并履行登记手续。未经同
意，不得擅自复印、翻印和摘抄。
6.5报废的、过期的档案材料及档案工
作中形成的不需进档的草稿纸，要进行登
记，经主管领导审批，送往有关地点监督
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销毁，确保保密安全。
6.6对够不上密级又不宜公开的档案，
可划为“内部”。
6.7密级和保密期限的确定和变更以及
解密，必须经公司分管领导审核批准。
6.8查阅“绝密”档案必须由总经理批
准，未经批准不得复制和摘抄。
6.9“绝密”档案必须放在保险柜中单
独存放。
6.10定期检查档案保密工作，发现问
题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪
律，防止泄密事件发生，对造成泄密事件
的责任者，要视情节严肃处理。
7. 修改、补充事项
7.1修改、补充科技档案，必须填写修
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改、补充申请单，并经分管副总经理以上
领导审批后，方可修改，任何个人或部门
不得擅自改动。
7.2档案室必须对自己归档的科技档案
的修改，进行监督和检查。
8.销毁
8.1档案室对已保管期满，拟销毁档案
提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按
类别登记，由专业技术人员和档案人员共
同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交
分管副总经理以上领导进行初审。
8.2汇总初审意见，编造档案销毁清
单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。
同时还应该撰写一份销毁档案的书面报
告。
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8.3 销毁清单连同销毁档案的书面报
告送交公司总经理审核批准。
8.4 销毁时要进行监销。
经鉴定批准销毁的档案，必须送指定
地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档
案时必须派专人护送到指定地点，由两人
（或两人以上）监督销毁，并在销毁清单
上注明"已销毁"字样和销毁日期，监销人
要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁
的档案仍继续保存，并再销毁清单上详细
注明。
8.5 档案销毁的具体工作由办公室承
办，并将销毁清单归档。
对已到保存期限安全生产文件和档案
材料，由公司生产技术处或相关部门提出
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申请，由公司分管领导及相关负责人审核
签批，对审批同意销毁的材料，由公司生
产技术处或相关部门销毁，并在销毁记录
上签字。
——此位置可填写公司或团队名字——