04 办公自动化及Word
4.2.2文档的保存及保护
1.文档的保存 在文档的编辑当中我们要特别注意边编辑边保
存,以免遇到停电或死机等现象使我们的工作 付诸流水。保存文档有以下几种情况: A.新文档和换名文档的保存 B.旧文档的保存 C.定时保存
4.2.2文档的保存及保护
2.文档的保护 保护文档主要时为了防止他人未经允许打开
两端分别以文档的左右边界向 两端靠齐。 分散对齐:使所选段落所有行的左右两端分别以文档
的左右边界向两端靠齐,均匀分布。
4.2.4段落格式的编排
2.段落的缩进 段落的缩进方式分为四种: 左缩进:段落左侧与页面左边的距离。 右缩进:段落右侧与页面右侧的距离。 首行缩进:段落的第一行由左缩进位置起向内缩进的
4.2.1文档的输入
1.普通文本的输入 启动Word时隐含建立一个名称为“文档1”
的空白文档,在编辑区中我们会看到一个垂直 闪烁的光标。这个光标就是插入点,输入的字 符总是放在插入点的位置上。输入的过程中, 当文字碰到右边界时,插入电会自动折回倒下 一行行首,一个自然段输入完成后按一下回车 键,即一个段落。如果需要显示段落标记(回 车换行符)可以选择【视图】菜单中的【显示 段落标记】命令。
4.5 Word 2003图片艺术字 及图形的操作
➢ 4.5.1图片的插入 ➢ 4.5.2艺术字的插入 ➢ 4.5.3自选图形
实验教学内容详见实习指 导书
4.1办公自动化概述及Office 2003介绍
办公自动化(简称为OA--Office Automation),是一个不断成
长的概念,是利用先进的科学技术(主要是计算机技术),使办公
4.2.6批注与修订
1.插入文字批注
选择要插入批注的文字然后点击【插入】 菜单,选择【批注】命令,或点击工具栏上的 【插入批注】按钮。审阅窗口就会出现在窗口 底部,我们就可以键入批注内容。加批注的文 字使用一对红色的括号括起来的,批注内容显 示在空白的页面边上
4.2.6批注与修订
2.修订
当审阅者对文章进行修改后,作者就需要知 道,他在什么位置,什么时间做了什么样的修 改。从而决定要不要接受修改。
4.2.3字符格式的编排
2.视图 在讲解字符格式编排之前,我们先来看一下在Word中的几种视
图显示方式: A.普通视图:是输入、编辑文本的标准视图,重点是文字,简
化了页面的版面。 B.Web版式视图:在创建网页或浏览的文档不用自然纸张时,
使用Web版式视图 C.页面视图:精确的显示文本、图形及其他元素在最终的打
要先选中文件夹一样,对文本进行编排之前也要先选 中要编排的对象。从要选中文本的起始点按下鼠标左 键拖动至文本终点即可选中,选中的文本将以黑底白 字的这种反白形式出现。 在Word中有几种常用的选定文本的方法,首先将鼠 标移到文档左侧的空白处:
点击一下,选定一行文字。 点击两下,选定一段文字。 点击三下,选中整篇文档。
4.3 Word 2003的综合排版
➢ 4.3.2页眉与页脚的设置 ➢ 4.3.3 插入页码 ➢ 4.3.4分栏排版 ➢ 4.3.5项目符号与编号 ➢ 4.3.6页面设置与打印
4.4Word 2003的表格操作
➢ 4.4.1创建表格 ➢ 4.4.2内容的输入 ➢ 4.4.3编辑表格 ➢ 4.4.4表格中数据的排序与计算
格式:如果查找的内容带有格式,那么用户除了在“查找内容” 框中输入文字以外,还要设定格式。比如:我们要查找字体是黑 体,字符颜色是红色并带有下划线的词“计算机”,则用户就要 在“查找内容”框中输入“计算机”;点击“格式”按钮,选择 “字体”命令来设置
2.替换
“替换”是在“查找”的基础上进行的,可 以将“查找”和“替换”同时进行。点击【编 辑】菜单,选择【替换】命令。
可以在查找内容中输入要查找的文本如“星 星”,然后在“替换为”文本框中输入要替换 的文本如“月亮”,最后根据情况选择一次替 换还是全部替换。“高级”中的内容与“查找” 对话框中的类似。
4.2.8特殊文字编排
1.文字竖排版 2.给中文加拼音 3.首字下沉
4.3 Word 2003的综合排版
什么是样式?样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一
套格式特征,它能迅速改变文档的外观。当应用样式时,可以在 一个简单的任务中应用一组格式
什么是模板?模板是一种预先设定好的特殊文档,能够提供多
个不同的样式。对于某些格式相同的文档的排版、录入等工作, 模板是不可缺少的工具。在Word中模板文件的扩展名为: “.dot”。Word为许多常用的文档类型提供了模板,有信函、传 真、网页等。
2.特殊符号的输入
在输入文档的过程当中常会遇到一些特殊的符 号,若使用键盘无法显示,我们可以点击【插 入】菜单,选择【符号】/【特殊符号】命令来 选择相应的符号。如图4.1所示。。
同时我们还要注意一些快捷键的使用: 组合键Ctrl+Space:中英文切换。 组合键Ctrl+Shift: 中文输入发之间的切换。 组合键Shift+Space:全/半脚之间的切换
4.2.4段落格式的编排
1.段落对齐方式 段落的对齐方式分为“水平对齐”和“垂直对
齐”两种。 段落的“水平对齐”方式又分为5种:
左对齐:使所选段落所有行以页面左侧为基准对齐。 右对齐:使所选段落所有行以页面右侧为基准对齐。 居中:使所选段落所有行以页面中心为基准对齐。 两端对齐:使所选段落除最后一行外,其他行的左右
的软硬件系统,包括电话,打印机,传真机,复印机以及办公自
动化软件都属于办公自动化系统。狭义上讲,办公自动化系统就
是辅助管理,提高效率以及管理手段的系统
在我国,常用的办公自动化系统软件有微软公司出品的
Microsoft Office软件以及金山公司出品的WPS软件
4.2Word 2003的文字编辑
4.2.1文档的输入 4.2.2文档的保存及保护 4.2.3字符格式的编排 4.2.4段落格式的编排 4.2.5应用样式与模版 4.2.6批注与修订 4.2.7查找与替换 4.2.8特殊文字编排
教学目标:
通过对Word2003的讲解,使学生能够熟练掌 握Word2003的操作,能够完成利用Word2003 完成对文档的编辑,排版。
教学安排:
理论学时:6学时 实验学时:6学时
教学内容 4.2 Word 2003文字编辑
4.3 Word 2003的综合排版
理论学时 实验学时 1.0学时 1学时 1.0学时 1学时
或修改文档。为文档假设密码步骤如下:首先 点击【工具】菜单,选择【选项】命令,在弹 出的选项卡中选中“安全性”标签,在这里面 可以设置打开文件以及修改文件的密码,密码 以“*”显示。若忘记密码则无法进行操作。 在这例还可以设置其他隐私选项。如图4.5所 示。
4.2.3字符格式的编排
1.文本的选定 就像对文件或文件夹要进行复制、剪切等操作之前
“段落”对话框不仅可以设置所选段落与 上一段之间的距离(段前间距)以及该段与下 一段落之间的距离(段后间距),而且还能让 用户控制行距(两行之间的间距)。共有六个选 项供用户选择:
◆单倍行距 ◆1.5倍行距
◆2倍行距 ◆最小值:
◆固定值
◆多倍行距:
4.2.5应用样式与模版
样式与模板是Word中非常重要的内容,熟练掌握使 用这两个工具可以简化对格式的操作,提高排版的质 量和速度。
第四章 办公自动化及 Office2003的应用
教学重点:
1.Word 2003的综合排版。 2.Excel中对数据的分析处理。 3.如何使用PowerPoint 2003制作演示文稿。
教学要求
1. 办公自动化概述。 2. Office中文版的安装与启动。 3. Word的文字处理与格式编排。 4. Word的综合排版。 5. Excel 2003。 6. PowerPoint 2003。
3.日期的输入
在Word中可以直接插入系统的当前日期和时间, 操作步骤如下:
①选择插入点即将光标定为在要插入的位置。 ②单击【插入】菜单,选择【日期和时间】命
令,弹出如图4.2所示对话框。 ③在弹出的对话框中,先选择语言为中国,然
后在“可用格式”列表中选择需要的格式, 单击确定按钮。 ④若要插入当前时间。选中“自动更新”选项。
3.字符格式的编排 A.设置字体、颜色、字形和大小 1)使用格式栏中的按钮设置,参看图4.7。
2)使用菜单设置。 单击【格式】菜单,选择【字体】菜单项,系统会弹
出字体对话框,参看图4.8。在对话框中选择“字体” 标签,在字体标签中单击“中文字体”或“英文字体” 下拉按钮,打开下拉式列表框,再选择其中的某种字 体,然后单击“确定”按钮 B.突出显示文字
4.2.6批注与修订
什么是批注?批注是作者或审阅者为文档添加 的注释性信息。我们在日常的学习工作生活中 阅读书报时,常常会在书报上做一些记号注释 等,或用彩色笔、或用便签纸。在Word当中 “批注”就取代了上述的工具。
什么时修订?修订是显示文档中所做的诸如删 除、插入或其他编辑修改的位置标记。修订的 好处是作者可以很直观的查看到审阅者的修改 意见,并根据需要选择接受或拒绝修改意见。
距离。 悬挂缩进:段落除第一行以外的行由左缩进位置起向
内缩进的距离。
我们可以通过如图4.9所示的段落对话框精确的设置所 选段落的缩进方式和距离。在“特殊格式”下拉列表 框中选择“首行缩进”和“悬挂缩进”。另外我们还 可以通过标尺来设置缩进
4.2.4段落格式的编排
3.段落间距与行间距(参看图4.9)
4.4Word 2003的表格操作 1.0学时 1学时
4.5 Word 2003图片艺术字及 1.0学时 图形的操作
1学时
Word 2003教学内容:
理论教学内容: 4.2 Word 2003文字编辑
➢ 4.2.1文档的输入 ➢ 4.2.2文档的保存及保护 ➢ 4.2.3字符格式的编排 ➢ 4.2.4段落格式的编排 ➢ 4.2.7查找与替换 ➢ 4.2.8特殊文字编排