采购系统需求分析【摘要】随着公司的飞速发展，采购物资的品类越来越多及采购金额越来越大，公司管理高层对采购成本控制能力、采购过程监管体系建设、采购信息化建设等均提出了更高的期望与要求，希望采购工作能更加阳光、实效、专业、可控。
【关键词】采购系统；目标分析；功能需求；控制1.项目需求与分析1.1项目需求背景随着集团公司的飞速发展，采购物资的品类越来越多及采购金额越来越大，公司管理高层对采购成本控制能力、采购过程监管体系建设、采购信息化建设等均提出了更高的期望与要求，希望采购工作能更加阳光、实效、专业、可控。
采购部各业务科室也需要行之有效的采购谈判辅助工具。
1.2项目目标分析为实现各种采购模式的电子信息化管理和运作，使采购中的各个环节和流程与信息技术完美结合，从而使一般业务人员可以轻松操作，大幅减轻业务人员的负担。
公司通过统一的系统平台，建立内部部门（采购部、物资公司、财务部）之间的沟通环境，协同工作，提高工作效率。
具体目标表现在以下几个方面：（1）建立面向集团公司内部的采购业务管理平台，提供统一规范的采购业务流程服务于公司采购管理，建立集中采购平台，实现网上采购招标管理、询比价采购管理、实现竞争性采购。
（2）建立供应商信息库管理，实现对供应商的评估等，通过系统自动实现对供应商的选择。
把厂商生产提前管理起来。
（3）建立采购价格管理库，收集近两到三年的采购最高单价、采购最低单价、采购平均价，根据历史数据加上对市场的分析可以为再次采购作数据支持。
（4）建立合同管理库，可跟踪合同执行情况，到货情况，结算情况，通过系统可以方便的进行各年份，各类型的合同管理及合同查询。
（5）建立订单管理库，可对采购业务相关数据进行实时的查询、统计、分析，为采购管理决策提供及时准确的数据依据，可展示记录整个采购业务流程的各个环节数据，使采购业务过程阳光透明。
（6）建立动态的采购业务监管体系，将采购管理制度与采购管理平台相结合，使制度得到真正的落实，监督管理部门可以在事前、事中、事后对采购工作进行有效的监管。
（7）建立面向供应商的采购交易平台，提供一个供应商与我公司统一的、高效的采购协同平台，实现公开、公正、公平的采购管理形象。
2.采购业务流程及分析说明2.1采购业务流程图2-1 采购业务流程图2.2流程说明以上流程图（见图2-1）是我公司采购业务主体流程图，每流程都有审计、法律事务处等检察部门监督。
虽然现有的OA系统可以实现各级次的签字审核，但是采购计划、招标文件、谈判书、合同、订货传真都是分离的，没有实现流程的环环相扣。
3.系统需求3.1系统整体框架图图3-1 系统整体框架图3.2系统功能需求3.2.1基础数据库物资编码是供应信息化的基础，是物资批料和物资验收入账的依据，为保证物资编码工作的连续性，确保物资编码的唯一性和统一性，加快推进供应信息化进程，提升供应管理水平。
物资编码是每种物资在电子数据环境下的唯一标识，所以为整个供应链的连续性，采购系统中的物资编码应该和供应系统中的物资编码一致，在物资编码产生的时候就必须要保证物资名称、规格、计量单位、计划单价的正确性。
物资编码贯穿整个信息化系统。
供应商信息库是供应商管理的基础数据，包括供应商的编号、名称、联系人、电话、传真、地址、主要经营产品、付款条件、常用付款方式、开户银行、银行帐号和税务登记号等人才库是为评标专家做基础数据，包括公司在职职工的姓名、年龄、学历、职称、在职单位、在职工种等信息。
单价库是为招标、竞争性谈判、询比价作单价的辅助支持，也是各审计监督部门对价格监控的重要依据。
单价库可以根据管理的需要收集前两、三年同一物资采购的最高单价、最低单价、平均单价结合目前市场行情的分析，可以实现客观、公正的采购理想单价。
3.2.2数据模板信息化系统中，要实现环环相扣，采购模式的电子信息化管理和运作，使采购中的招标、竞价、询价理念和信息技术完美结合，就必须有一些常用的文件格式模板。
把需要经常、反复使用的文件提前做好固定的模式，有助于公司对文件的统一要求，也可以大大的减少业务员在整个采购过程的文件录入时间，提高工作效率。
例如，每次招标都需要招标文件，每次采购都需要订货传真。
3.2.3计划需求计划信息导入系统中，需求计划在采购系统中根据分类或者是固定的编码规则自动划分至各业务员，形成计划的分类。
经过流程审批后形成采购计划，采购人员就可以从自己的采购计划中选择计划完成谈判定价操作。
这样可避免盲目采购、避免部分项目重复采购、避免遗漏、实现采购计划有效跟踪等，对采购成本控制非常重要。
大致功能如下：（1）计划数据导入系统；（2）可实现对采购计划数据进行预定的逐级审批，不能越级审批。
当此计划需要修改时，必须根据预定的级次反方向退回，才可以改，审核以后的计划不可以有任何权限的修改。
审核登陆应该有固定登陆密码加动态口令卡。
当此级此审核完成后，可根据人才库中的电话号码，自动给下一级审核发送预编的短信，及时提醒下一级审核。
到最后一级审核完成后，向计划审批发起人返回预编的短信，及时的执行此计划；（3）可实现对采购计划数据分派、受理等；（4）可实现对采购计划定价完成状态跟踪。
3.2.4采购立项当采购人员选择采购计划（从采购计划中选择）后，需要对采购策略进行立项管理，包括采购方式选择、供应商选择等，采购策略微偏离必然影响采购执行层面更大的偏离，避免应用不适当的定价方式与不合适的供应商进行商务定价操作，给公司带来不必要的损失。
大致功能如下：（1）可实现针对采购物资的采购方式选择；（2）支持从采购申请选择标的和手工添加标的两种方式；（3）支持推荐供应商，并可将供应商带入到采购项目中；（4）根据采购方式的选择，自动调用相应该采购方式的审批模板，自动生成审批表；（5）可实现对审批表数据进行预定的逐级审批，不能越级审批。
当审批表需要修改时，必须根据预定的级次反方向退回，才可以改，审核以后的审批表不可以有任何权限的修改。
审核登陆应该有固定登陆密码加动态口令卡。
当此级此审核完成后，可根据人才库中的电话号码，自动给下一级审核发送预编的短信，及时提醒下一级审核。
到最后一级审核完成后，向计划审批发起人返回预编的短信。
3.2.5招议标满足对于密封招标的采购业务需求，招标过程的供应商选择可以支持多种方式，邀请、公开，围绕招标采购的各个环节，均设置了相应的控制点，便于进行过程管控，供应商可以在线投标，并且可以随时了解到供应商投标的状况，建立招标档案信息库，方便事前、事中、事后查询及审计。
大致功能如下：（1）招标公告发布：可以发布招标公告，征集供应商；（2）调用标书模板，自动生成招标文件。
包括：招标公告、投标人须知、货物需求一览表、技术说明、其他说明、文件格式、合同条款、修改与澄清公告等。
货物需求一览表必须是与计划相关联，通过在招标文件中输入物资编码自动生成名称、规格等，节省录入时间，避免录入错误，形成招标物资明细。
原则上货物需求一览表数量不能大于物资采购计划数量；（3）招标文件维护：招标人在截标时间之前可以对发布的招标文件进行修改、澄清和补充等管理；（4）在线售标：会员供应商查阅了招标公告书后，可以在线购买标书；（5）公开招标：招标文件和公告向所有供应商开放，所有供应商都有参与竞争的平等机会；（6）邀请招标：只邀请部分经过资格预审的供应商参加投标；（7）在线投标：投标人可以在线提交投标文件，在截标时间以内，投标人可以修改/补充/撤回投标文件；（8）开标准备：发起人可以后台检查各招标文件是否形成，参加招标供应是否已经登陆，各评委是否已经登陆到位。
（9）在线开标：投标书设有投标口令，开标时现场输人口令方能开标；（10）专家评标：经过授权的评标专家经过身份认证后，可以在线阅读标书、提交评标意见。
评标意见自动汇总，并经过系统自动判断，按照预的评标标准形成评标结果和授标意见；（11）提交评标结果：专家对每份标书的评标结果由发起人或者评标小组组长汇总提交系统，系统整体判断所有的投标，自动形成授标意见二；（12）中标审核：对形成的授标意见进行审核存档，监督管理部门可以在事前、事中、事后对采购工作进行有效的监管；（13）财务管理：标书收费管理、投标保证金管理、履约保证金管理；（14）招标结果查询：结束的招标项目其结果会在历史招标项目中公布。
有权限的客户可以查询所有已经结束的招标项目的情况。
3.2.6询价为了满足小规模、低价值物资采购时间上的要求，同步需要网上询价系统。
该系统可在客户允许的情况下，对多个供货商（通常至少3家）的网上提交报价进行比较，以确保在最短的时间内，为客户采购到质优价廉的物资。
大致功能如下：（1）自动生成询价文件；包括货物需求一览表、报价人需知、技术说明、其他说明等。
货物需求一览表必须是与计划相关联，通过在招标文件中输入物资编码自动生成名称、规格等，节省录入时间，避免录入错误，形成招标物资明细。
理论上货物需求一览表数量不能大于物资采购计划数量；（2）通过供应商管理库向供应商以短信或者邮件方式发送报价邀请；（3）通过专家库组成询价小组，通过短信方式通知专家；（4）供应商在接到邀请之后，在规定时间内上传各种商业、技术要求承诺书，同时系统自动返回本次报价口令；（5）供应商在获得口令后，在规定时间报价，超过规定时间，本次报价口令作废，供应商中只能一次性报价，报价后不能修改；（6）系统根据预设的评定标准，自动生动初次询价评定表；（7）审批完成后，系统自动生成物资采购定价表。
3.2.7竞争性谈判竞争性谈判是物资采购的重要组成形式，也是经常使用的物资采购方式。
在物资采购系统中增加竞争性谈判模块有助于减少公司采购成本，提高采购效率。
大致功能如下：（1）自动生成谈判文件；包括货物需求一览表、供应商需知、技术说明、其他说明等。
货物需求一览表必须是与计划相关联，通过在招标文件中输入物资编码自动生成名称、规格等，节省录入时间，避免录入错误，形成招标物资明细。
理论上货物需求一览表数量不能大于物资采购计划数量；（2）通过供应商管理库向供应商以短信或者邮件方式发送谈判邀请（不少于三家）；（3）通过专家库组成谈判小组，通过短信方式通知专家；（4）供应商在接到邀请之后，在规定时间内上传各种商业、技术要求承诺书，同时系统自动返回本次谈判口令；（5）供应商在接收谈判口令后，在规定时间向谈判小组发出会话请求，在谈判小组同意请求后开始谈判；（6）各供应商与谈判小组之间的会话可以在谈判小组同意后进行会话合并；（7）各供应商与谈判小组的会话记录保存预时间；（8）谈判小组可以收回本次谈判文件，上传修改后的谈判文件，组织下一次谈判，供应商在收到修改后的谈判文件可以决定是否再次进行谈判；（9）谈判小组在谈判结束后，谈判小组要按照谈判预设的评定标准，对供应商提交的报价进行评审，确定成交候选人名单；（10）审批完成后，系统自动生成物资采购定价表。