5、依据标准
本程序依据IATF16949:2016 质量管理体系中标准条款7.5.1；7.5.1.1；7.5.2；7.5.3.1；7.5.3.2 编制。
6、工作程序
6.1、文件编制、审批、发放流程 担当部门 各部门 管理者代表 作业流程 6.1.1文件分类 工作内容或标准 6.1.1.1 文件包括管理性文件、技术文件和外来文件； 6.1.1.2 按受控要求分受控和非受控两类。 6.1.2.1 质量手册编号方式： SKJC/QM — XX —XXXX， SKJC为企 业代号；QM为手册代号；XX为版本号（A～Z）；XXXX为年代号； 6.1.2编制 6.1.2.2 程序文件编号方式：SKJC/ QP XX — XXXX，SKJC为企业 代号；QP为程序代号；XXX为流水号（001～999）；XXXX为年代号 。工作指导文件编号方式：参见《文件编码规则》； 6.1.2.3 技术文件编号方式参见《产品型号、图号编制方法》。
*****公司
文件和资料控制程序
修改记录
修改页数
全部 全部 2和4页
编
号：
版本号：B
序号
1 2 3
修改日期
2015.07.07 2015.07.07 2017.01.06
版本号
A A B 更改文件格式 将作业流程进行细化
修改内容
根据IATF16949:2016标准更改依据条款，更改表格的格式号
第1页，共4页
*****公司 1、目的
文件和资料控制程序
编
号：
版本号：B
建立文件编制、审批、发放、更改、回收和销毁的统一管理办法，防止不适用或旧版文件、作废文件的混 用；保证文件的符合性、适宜性和有效性。
2、适用范围
适用于对本厂所有文件的控制。
3、职责
3.1、技术质量部负责管理性文件的管理。 3.2、综管部负责技术文件和外来文件的管理。
No
各部门 技术质量部 总经理 部门经理
6.1.3.1 质量手册批准、程序文件批准； 6.1.3.2 技术文件批准； 6.1.3.3 工作指导文件。
6.1.3批准
Yes
6.1.4.1 受控文件加盖受控印章，表示受控文件； 6.1.4.2 作废管理性文件在加盖“作废”印章后由质量部保存；作 废技术文件在加盖“作废”印章后由技术部保存。 第2页，共4页
综管部 相关部门 6.3.3文件归档/发放/更改
6.3.3.1 6.3.3.2
第3页，共4页
*****公司
6.4、 文件的管理 6.4.1 6.4.2 6.4.3
文件和资料控制程后，原件交综管部登记归档； 质量体系文件的有效版本保存期限为长期，作废保留文件的保存期限为3年； 文件保存环境要适宜，防止损坏、变质和丢失。
技术质量部
6.1.4文件标识
*****公司
担当部门
文件和资料控制程序
编
号：
版本号：B
工作内容或标准
作业流程
技术质量部 6.1.5文件发放
6.1.5.1 总装配明细表发技术质量部、生产运营部综管部；零件图 纸、组件图纸发技术质量部、生产运营部；作业指导文件发执行部 门；其它文件按确定的发放范围发放； 6.1.5.2 原稿文件归档；
6.1.5.3 文件发放并填写《文件、资料发放与回收记录表》； 采购 6.1.5.4 发放到供方的受控文件如（图纸、技术规范等），由采购 负责发放、登记及回收等管理工作，对需要更改的由采购及时收 回，更改后再发放或以更改后的新文件调换原文件。 6.1.6.1 建立部门《文件资料归档清单》； 6.1.6签收/登录 综管部 6.2、受控文件更改/回收/销毁/再发放流程 6.2.1.1技术文件的更改按QP07-08执行； 6.2.1申请 多功能小组 执行部门 6.2.1.2其它文件的更改由执行部门提出并填写《文件更改审批表 》； 6.2.1.3 新申请或使用者丢失文件后，应填写《文件遗失重领申请 表》办理领用手续； 归口部门 （6.1流程） 6.2.2批准
4、术语和定义
4.1、 文件分类：管理性文件、技术性文件和外来文件。 4.1.1、管理性文件：质量手册、程序文件、部门作业指导书、其它管理性文件（如各种管理制度、岗位职责、管 理评审报告、内审报告及相关支持性文件）和记录表格。 4.1.2、技术性文件：产品图纸、工艺文件和产品标准。 4.1.3、外来文件：来自本厂外部的法律、法规、标准、上级文件；顾客或供方提供的图样、技术资料、合同、协 议、业务往来文件、安全或质量保证文件等。 4.2、 文件受控：受控和非受控。 4.2.1、受控文件：受本厂控制并能对其实施更改的文件，为更改通知版本，在文件发生更改时能追溯到全部使用 者，并对文件实施更改，以确保其现行有效。受控文件须加盖“受控”印章，分发时应作发放登记，并注分发号 。 4.2.2、非受控文件：指外来文件和无须进行更改控制的本厂体系文件（包括用于投标、顾客非现场使用及其他特 殊发放的文件，生产计划、质量简报、与季节有关的作业文件等具有时效性到期自动作废的文件），为更改不通 知版本，本厂只保证发放时其现行有效，不进行跟踪维护。非受控文件由授权人员批准后发放，只作发放登记， 不注分发号。
QR-01-A QR-02-A QR-03-A QR-04-A QR-05-A QR-06-A QR-07-A QR-08-A QR-09-A QR-10-A QR-11-A
第4页，共4页
7、支持文件
《文件编码规则》 《产品型号、图号编制方法》 《质量记录控制程序》 《工程变更管理程序》
8、质量记录
格式号 记录名称 文件、资料发放和回收登记表 文件资料归档清单 文件借阅复印申请表 文件遗失重领申请单 文件更改审批表 文件（质量记录）销毁报告单 受控文件清单 文件资料发放范围审批表 工程更改申请及通知单 外来文件一览表 外来文件评审记录 保存部门 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 综管部 保存期限 3年 3年 记录当年+1个日历年 记录当年+1个日历年 记录当年+1个日历年 记录当年+1个日历年 3年 3年 3年 在用期+1个日历年 在用期+1个日历年
综管部
6.2.4文件再发放 6.2.5文件回收/归档
6.2.4.1 按6.1.5执行； 6.2.5.1 过期、失效或作废的文件应及时从使用现场撤出、收回， 并标识其所处状态以防误用； 6.2.5.2 文件的更改应在《文件更改状态一览表》中加以记录。
综管部
综管部 6.3、外来文件的管理 综管部
6.2.6.1保留一份失效的文件以供必要时查阅文件的演变过程； 6.2.6处理 6.2.6.2 对收回/到期且无保存价值的文件即时销毁。
Yes No
接收部门
6.1.6.2
建立《受控文件清单》。
6.2.2.1 原审批部门（见6.1流程）或指定其它部门审批时，需获 得依据的有关背景资料。 6.2.3.1 根据申请进行文件更改；
编制部门
6.2.3文件更改
a. 质量手册、程序文件采用换版更改，以版本号（采用A、B、C …标识）加修订状态来区分；每次修改的内容需用斜体字注明修改 部分； b. 其它文件采用换版更改，区分方式采用直接在原文件编号后加 版本号（采用A、B、C…标识）。
6.3.1外来文件
6.3.1.1
外来文件登记。
接收部门
6.3.2评审
6.3.2.1 由接收部门组织相关部门在10个工作日内完成对外来文件 的评审工作，必要时填写《外来文件评审记录》； 6.3.2.2 外来文件涉及工程更改时，按QP07-16程序进行。 依据评审结果归档或发放； 当涉及文件更改时依6.2执行。