OA系统中档案管理模块的功能要求
一、归档范围
1、网上流转结束后需归档的电子文件。

2、未在网上流转的本单位收文、发文、会议材料等需归档的文件资
料。

二、归档要求
1、自动归档功能。

对本单位的所有需归档文件资料的目录（未在网上流转的文件资料，需补充录入目录），可由软件自动对其进行分类、排序，生成文书档案文件级目录数据库。

⑴分类方案：①年度——机构（问题）——保管期限
②年度——保管期限
⑵排列：归档文件应在分类方案的最低类目即“保管期限”内，按时间先后顺序或事由结合时间、重要程度等排列。

⑶件号：文件排列顺序号。

在分类方案的最低一级类目（指同一年度、同一机机构或问题、同一保管期限）内，按文件排列顺序从“1”开始标注。

2、文书档案文件级目录数据库结构应当符合《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）的标准。

3、件的二级目录（数据库结构见附件一）。

件的二级目录模块是为了贯彻“细化检索”的原则，对文件级文档管理的补充。

当用户将转发件和被转发件、请示和批复、介绍信存根等作为一件归档时，通常只在归档文件目录数据库中录入一条记录（即文件的标题）。

这样的目录对于检索更详细的内容来说是不够的。

弥补这种缺陷，系统应当为用户提供二级目录功能模块，使用户能更加细致地储存、检索有关信息。

4、按所分档案的类别打印出相应的归档文件目录(见附件二)、归档文件目录封面（见附件三）。

用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

5、对于有专业档案管理（如会计档案、审计、基建档案等）需求的单位，根据其业务要求为其设计相应的专业档案管理模块。

6、对档案数据的访问要有权限设置，以确保数据的安全。

7、对于每一份电子文件，软件必须提供相应的电子文件登记表，归档电子文件移交、接收检验登记表，归档电子文件管理登记表，归档电子文件迁移登记表（见附件四），并将其打印输出。

8、对最后形成的文件级目录数据库、件的二级目录数据库，提供数据的修改、批量修改、删除当前记录、删除所选记录、记录的新增、保存、按字段检索，数据导出、数据导入、显示每条记录的电子文件全文等功能。

9、每一年度可以按机构问题、保管期限，统计档案的数量，并产生相应的统计表格（见附件五）及图表（饼图、柱形图等）。

附件一：
件的二级目录数据库结构
①档号
件的二级目录的档号和文件级文档管理中的档号格式是一致的，而前者出现的值，应该在文件级文档管理中都已存在；所不同的是，二级目录的档号允许重复，而文件级文档管理中档号不允许重复。

②件内顺序
一个文件里面，如果有若干个文件或若干条目录，以此设定其顺序。

档号+顺序号不允许重复。

③相关内容，
在“相关内容”里面，用户可以录入被转发件等的文号、责任者、题名等内容，也可以录入人事任免的所有人员名单和任职事项。

相关内容的字节长度是255，若还不够输入详细内容，可以另外增加一条记录继续输入。

④文件类别
用户可以在此对二级目录里的文件类型进行标识，比如批复件、人事任免等。

⑤备注
备注是补充说明。