宜宾市中益能源有限公司 程 序 文 件 标题：文件和资料管理程序
C.作业指导文件编号：（三级文件）
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（1）管理制度：包括公司行政管理制度和各部门管理文件。 （2）作业规程：指各工序通常性，共同性的操作。 （3）检验规程：指指导检验员进行质量检验的共同性操作流程 （4）岗位职责汇编：指公司所有岗位人员资历和相关负责事项的文件汇集。 编号方式： ZY－WI－XX 文件流水号 作业文件代号 公司代号
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5.4 外来文件的控制
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1）开发工程部负责收集与产品有关的外来文件、国家或行业标准等，品管部负责收集产品 质量标准，包括客户的质量标准等交给文控中心做好外来资料登记，并由文控员根据内 容放发到相关部门。 2）行政部负责收集适用的与环保或安全相关的法律、法规和其他要求，按“法律法规识别 与更新控制程序”执行。 5.5 每隔三个月由文控中心检查全公司各部门的文件使用情况，确保有效版本的文件得到充 分的使用。 6.相关文件及记录 《文件修改申请单》 《文件借阅登记表》 《外来资料登记表》 《文件发放、回收记录表》 《文件补发申请单》 《受控文件统计表》
类 别 制 定 审 核 批 准 修 改 发 放 回 收
管理手册
ISO小组
管理者代表
总经理 总经理 管理者代表
ISO小组 各部门 各部门
文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心
文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心
程序文件 各部门经理 管理者代表 作业指导文 件 技术文件 （图纸） 记录 外来资料、 标准 公司管理制 度 岗位职责 各部门 技术员 工程师 各部门 － 行政部 行政部 部门经理 项目负责人 － 管理者代表 管理者代表 管理者代表
5.2.2.5 文件版本及修改号的控制 1）管理体系文件版本号以英文件字母A1、A2、A3……表示。文件采用活页修改的方式， 每修改一次修改号递增一次，文件任何一页修改5次后或重大修改后,版本号递增一 次,如初版时为A1，第一次修改后为A2……等。 2）技术文件（图纸）的修改由制图员在图纸上注明。 5.2.2.6 文件的作废 1）作废文件在文件上加盖“作废文件”印章，由文控中心保留一份存档，其余均回收。 2）使用部门对文件需妥善保管，若有损坏、丢失，应上报文控中心或管理者代表。 5.2.2.7 文件的回收 1）文件因作废需收回由文控中心负责收回。 2）因各种原因离开岗位或公司的人员，需将所持文件交接后，方能办理有关手续。 5.2.2.8 文件的借阅 文件如需借阅，需到文控中心进行登记填写《文件借阅登记表》后方能借出。 5.3 电子版文件及记录的管理 5.3.1 管理体系文件电子版文档由文控中心收集管理,做好备份,定期杀毒,防止病毒感染. 5.3.2 电子版记录由各部门记录管理人员统一管理，做好备份，定期杀毒，防止病毒感染. 5.3.3 公司不发放电子版管理体系文件到各部门.
2）技术文件（图）由开发工程部确定需要发放到的部门或人员，交由文控中心文控员
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发放，并在复印件上加盖“技术受控文件”印章受控发放，确保相应场所都能得到 相应文件的有效版本，文件接收人在《文件发放、回收记录表》里签名。 5.2.2.4 文件的修改 1）管理手册、程序文件及各种记录，由提出修改人填写《文件修改申请单》交管理者代 表批准后由制订部门实施修改，作业指导书、岗位职责、管理制度等文件如需修改， 由提出修改人员填写《文件修改申请单》经原审核、批准部门确认后由原制订部门修 改；管理者代表根据公司实际情况可直接修改管理手册、程序文件及各种品质记录； 其他任何人、部门均不得在文件上擅自乱写、乱画或自行修改。由于打印或印刷等其 他不是原则性的个别字眼、符号的更改，制订部门可在文件中进行更改；修改后的文 件按正常的审批及批准后方可发布实施。 2) 技术文件(图纸)由工程师直接修改，并经项目负责人审核，开发工程部经理批准。
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4.定义（无） 5.工作程序 5.1 工作流程 文件控制管理流程
文件编、审、批
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文件的受控、下发
文件的执行
文件的修改
文件的存档借阅
文件的作废
文件的回收
5.2 工作要点 5.2.1 文件的编制、审核、批准 公司管理体系文件的编、审、批见上页一览表。 5.2.2 管理体系文件的受控与管理 5.2.2.1 受控文件包括管理手册、程序文件、作业指导书、技术（产品）图纸、岗位职责 管理制度等。 5.2.2.2 管理体系文件编号规定： A.管理手册： ZY － QM 表示管理手册（一级文件） 表示公司名称代号 B.程序文件编号方式：（二级文件） ZY－ QP —XX 程序文件流水号 程序文件 公司名称代号
D.记录：指证明管理体系正常、有效运作和改进的记录或表格。 编号方式： ZY－QF－ XX X 文件流水号（001） 部门代码 记录代号 公司代号 E.外来资料：指公司体系运作有关的外来技术书籍、标准、法律法规及其它要求。 编号方式：直接引用原编号进行登记。 F.技术文件（图纸）：指与产品有关技术参数、图样及其它说明等。 编号方式：EN-WI-XX EN-ECN-XX EN-PP-XX EN-QC-XX 5.2.2.3 发放控制 1）管理手册、程序文件、作业指导文件、岗位职责、管理制度、外来文件等文件，由 发文部门根据文件内容确定需要发放到的部门或人员，交由文控中心在复印件上加 盖“受控文件”印章受控发放，并填写《文件发放、回收记录表》，确保各个场所 都能得到相应文件的有效版本。文件接收人在《文件发放、回收记录表》里签名。 指工程技术文件 指工程更改文件 指产品图 指QC工程图
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1.目的
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通过对文件和资料实施控制管理，满足管理体系有效运行，保证所有文件的适用性、协调性 和完整性，确保与管理体系运作的场所均能使用有效版本文件，特制定本管理程序。 2.适用范围 本管理程序适用于全公司所有与管理体系运行有关的文件。 3.职责 3.1 各部门负责本部门资料的管理。 3.2 公司各类体系文件由品管部统一管理。 3.3 文件的编制、审核、批准、修改、发放、回收，具体按以下管理体系文件控制一览表执 行，当编制、审核、批准人员不在时，直属上司可代替行使。 管理体系文件控制一览表
部门经理 开发工程部 管理者代表 － 总经理 总经理 品管部 － 行政部 行政部
注: 在制定以上各类文件内容涉及到其他部门时，由分管范围内部门经理组织各相关部门会审.
文件分发号标识规定
序号 1 2 3 4 5 6 部门名称 总经理 副总经理 管理者代表 制造经理 开发工程部 品质部 分发号 01 02 03 04 05 06 序号 7 8 9 10 11 12 部门名称 物控部 制造部 人事行政部 销售部 财务部 分发号 07 08 09 10 11 序号 部门名称 分发号