采购与付款业务的流程管理
1．采购与付款业务流程
1.1采购业务流程
1．采购申请。
事业部应根据原材料使用量及库存情况、市场状况、订单数量等因素提出采购计划并作出计划采购材料数量预算，制作材料采购计划表报送物流部。
物流部按照材料采购计划表所需材料分类汇总并询价后制定采购订单。
（1）、材料采购计划表一式两份，事业部门留存一份，一份送物流部门，作为编制采购订单的依据。
材料采购计划表所载主要内容：订单品名、规格、材质、订购数量、计划采购材料名称及供应商、计划采购数量（见附表）。
（2）、材料采购订单一式两份连续编号，事业部留存一份，一份交财务部，作为编制材料帐的依据。
材料采购订单所载主要内容：材料名称及规格、数量、金额、供应商、到货日期等（见附表）。
2．采购审批。
（1）、材料料仓库的签核。
依据材料采购订单，核查库存是否不足，如库存数量不足或品种缺少，则签核。
（2）、财务部的签核。
依据材料采购订单，进行采购资金预算，预测是否具备在付款期满时的付款能力，并作出相关说明。
（3）、分公司经理审批。
（4）、传真至集团采购部。
集团采购部依据采购订单选择供应商并签
订采购合同。
3．验收。
质检部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量等考察，形成材料验收单，材料验收单一式三份连续编号，质检部门一份，仓管部门一份，作为入库和保管的依据，财务部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。
4.材料入库。
原材料库保管人员根据货运单据、材料验收单、采购订单、采购合同等有效单据与供方发来的材料核对无误，办理入库，开具材料入库单。
材料入库单一式三份连续编号，一份留存仓库；一份交物流部门，作台账依据；一份交财务部审核，审核记账。
5．会计处理。
物流专员将采购订单、采购合同和采购发票及时传递给财务部，质检部门、仓库部门将材料验收单、入库单交转财务部门，财务人员编制记账凭证并记账。
1.2付款业务流程
付款业务程序大致包括申请、审批、付款执行、会计记录和资料保管。
1．付款申请。
物流部门根据集团采购部付款通知编制付款申请单，提出付款申请；
2．付款审批。
（1）财务部相关人员依据会计账簿记录核实申请付款金额的真实性，并作签核意见；
（2）财务主管进行付款审批；
（3）分公司经理审批；
（4）集团采购部审批：
3．付款执行。
财务部出纳凭经以上程序审批的付款申请单执行付款并登记银行日记账。
所有材料款一律银行转账或承兑支付，不得现金支付。
4．资料的保管。
财务部应将采购订单、采购合同、材料验收单、货运单据、采购发票、付款申请单等重要单据进行合理保管，以作备查。
2．采购与付款业务中的不相容职务及部门职责
2.1不相容职务
采购与付款业务的不相容岗位至少包括：
（一）申请与审批；
（二）物流与仓管；
（三）物流、验收与相关会计记录；
（四）付款的申请、审批与执行。
2.2采购与付款部门职责
1．物流部门。
主要负责建立、实施本分公司和集团采购部的采购契约关系，编制和材料申请单，执行采购流程，并对采购活动过程进行控制和跟踪、建立并记录采购台账、采购发票的催要、审核采购发票的内容是否完整、合法。
2．财务部门。
负责对采购活动资金运动过程进行控制，确认、计量采购业务活动的会计信息，进行采购资金的结算和使用控制。
主要控制活动包括负责制定采购资金预算和使用规范；通过设置专门管理采购业务的会计岗位对采购活动进行会计核算。
出纳和会计人员执行采购付款业务处理时要严格审查采购合同、采购发票、货运单据、采购
订单、材料验收单、材料入库单等资料的内容是否完整、业务程序是否齐全、计算是否准确、支付金额是否超出了付款权限等；及时通过集团采购部与供应商对账。
3．事业部门。
考察材料短缺情况，提出材料采购计划，按规定格式编制材料采购计划表。
评价供应商材料质量和服务等信息。
事业部门要指定专门人员为材料预算人员，负责编制材料采购计划表及相关业务的处理。
4．仓库部门。
仓管员与验收人及物流人员职务应当分离。
负责采购材料接收、贮存和保管，严格执行仓库管理制度，负责仓库保管中的实物资产的安全和完整，对进入仓库的人员进行控制，有效防止采购材料的滥用和丢失。
根据材料的库存情况审核物流部门的材料采购订单。
仓管员检查货物入库后编制材料入库单，连同货运单据等作为附件一起传递财务部。
仓库自身需要的消防及安全防护物品的请购。
5．质检部门。
质检部门验收工作独立于物流、仓管和财务部门的工作。
质检部门在验收中按采购合同标准对采购材料进行质量检验，如外形、新旧程度和规格等，需要测试的材料等，需有专业技术人员进行调试，并出具质量验收意见，发现问题及时上报，并由物流部门通过集团采购部与供应商联系。
评价供应商的产品质量，协助采购部门进行供应商选择决策。
按照使用部门的要求制定验收标准，并将信息传达给集团采购部；制定有关验收程序和验收人员管理制度。