采购与付款流程业务范例
1 采购与付款业务流程
1.1 采购业务流程
1．请购。

业务部门或仓库管理部门提出采购申请，请购权的分配方式会随着企业经营性质发生变化，企业本着提高效率的原则安排请购活动。

（1）原材料或低值易品请购。

由生产或使用部门根据生产计划、生产订单及通知单提出请购单。

仓管收到请购单与库存核对，确定实际需采购数量。

（2）日常物料或劳务请购。

由使用部门直接提出，由本部门主管和财务资金预算主管人员审批，由采购部门采购。

（3）例外事项的请购。

不定期发生设备或价值较大资产的采购，经过特别授权指定专门人员提出采购申请。

请购中要编制采购申请单，一式三份，本部门一份，一份财务部门，作为编制采购资金预算的依据，另一份传递给采购部门，作为编制采购实物预算的依据。

采购申请单传递中要审核批准。

2．采购实施。

采购部门首先进行询价，初步确定供应商的选择范围。

然后安排竞标投标事项，确定供应商。

再一步与供应商签订采购合同。

最后由采购人员编制采购订单，确认采购业务。

同时采购人员将商品分批运回企业，并监督运输过程。

3．验收。

验收部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量等考察，形成验收单，验收单一式三份，验收部门一份，仓管部门一份，作为入库和保管的依据，会计部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。

4．会计处理。

采购人员将请购单、采购订单、采购合同和有关凭证及时传递给会计人员，验收部门、仓库部门和使用部门将验收单、入库单交转会计部门，会计人员编制记账凭证，复核后交会计主管根据复核和审核后的凭证编制汇总表，并登记总账和明细账。

2 采购与付款业务中的不相容职务及部门职责2.1 不相容职务
企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：（一）请购与审批；
使用部门要指定专门人员为申请购买人员，负责编制申请购买的文字材料及相关业务的处理。

4．仓库管理部门。

负责采购商品的暂时接收、贮存和保管，实现采购商品在仓库内的安全。

负责制定仓库管理制度，对接近商品的人员进行控制。

根据商品的库存情况审核使用部门的请购单。

仓库自身需要商品的请购。

5．验收部门。

按照合同的标准负责对购进商品及劳务的数量、规格、质量等属性进行检查。

评价供应商的产品质量，协助采购部门进行供应商选择决策。

按照使用部门的要求制定验收标准，并将信息传达给采购部门；制定有关验收程序和验收人员管理制度。

3 采购与付款关键控制点及控制活动
3.1 请购
请购活动控制首先明确请购权的归属，并予以制度化，按采购商品性质和特点确定归口管理部门，给予相应的请购权，明确相关人员职责，并将请购程序化。

1．请购实物预算的编制与审批。

财务、使用及仓库管理部门应该通过预算和资料分析确认需求，编制采购商品的有关实物和资金预算，明确采购商品的种类、数量、购买时间等。

实物预算编制过程中要根据采购商品的市
场需求状况、企业自身的生产情况和规模经济分析确定有关经济采购批量、库存成本和采购价格区间等计算表，形成最初的采购预算单。

采购预算方案控制的主要内容有：编制所需物料的数量信息和质量标准、规格；确定物料采购过程中的业务分工，主要是进行限制接近控制，防止实物采购过程中的实物损失风险；对企业的产能进行估计，说明采购计划的可行性；分析企业是否还能通过购买物料扩大生产规模，以实现经营活动的规模经济效益。

根据采购物料性质和类型划分各级管理部门的审批权限，并保持请购权与审批权的职务分离。

事关全局的物料或劳务采购，审批权在总经理层，零星的、金额较小的物料采购由使用部门主管批准。

审批内容包括：采购预算和企业的生产、销售计划以及实际经营情况是否一致；采购预算的内容是否足够全面具体；采购预算方案是否具有可行性；采购权责分配是否合理。

2．采购资金预算的编制。

财务部门和请购部门共同完成采购资金预算的编制。

主要包括采购资金需要量的确定、采购资金来源的确定、采购资金使用监控和采购资金收付控制。

3．采购计划的编制。

根据采购预算由采购部门组织，会同财务、仓库及使用部门编制详细的采购计划，对采购细节进行说明，如采购合同基本要求、商品质量特征和品质、采购包装、售后服务、运输方式及成本、验收标准和入库方式等。

范围、标准、实施程序和评标规则。

其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，不得以高于采购限价的价格采购。

以低于最高采购限价进行采购的应以适当方式予以奖励。

企业应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。

委托中介机构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。

3.3 验收及保管
1．验收过程控制。

验收工作独立于请购、采购和会计部门的工作。

验收中将发货单与订单核对，并点清商品数量；按采购合同标准对采购商品进行质量检验，如外形、新旧程度和规格等，需要测试的设备等，需有专业技术人员进行调试，并出具质量验收意见，发现问题及时上报，并由采购部门与供应商联系。

验收后，验收部门编制一式多联并预先编号的验收单，并将商品交给仓库或使用部门，移交时要求对方在验收单副联上签收。

2．收货控制。

收货人与验收人及采购人职务应当分离。

收货人检查货物后编制收货凭证，连同供应商单据作为附件一起传递。

商品入库时要编制入库商品清单。

3．仓库保管。

仓库管理部门要将已经检验和未检验的商品进行分离存放。

对仓库保管中的实物资产，要对接近商品人员进行授权审批控制，任何未经授权的人员不准接近采购商品，有效防止采购商品的滥用和丢失。

3.4 付款控制
付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。

不相容职务包括：记录和支付，往来账管理和资金账户管理、审核和执行、审核和记录等。

1．付款申请。

采购部门应该严格审核请购申请资料、验收入库材料、供应商出具的税费和其他的付款材料，然后才能将采购付款通知书传递给会计和出纳人员。

2．采购及付款资料的审查。

出纳和会计人员执行采购及付款业务处理时要严格审查采购合同、发票、运输结算交易所、验收费用票据、验收入库报告、入库单等资料的内容是否完整、业务程序是否齐全、计算是否准确、支付金额是否超出了付款权限等。

3．会计记录控制。

包括应付账款、应付票据、预付账款等业务的会计处理控制，如凭证的审核、总账明细账的核对、与供应商的对账等。

4．建立严格的退货、退款管理制度，规范折扣管理。

采购商品验收发现的质量或数量问题，采购和验收部门要合作填写退货退款通知，主要内容包括：采购合同编号和内容摘要、退货商品数量质量及金额、退货原因等。