1 公文写作知识 公文写作基础知识： 一、公文的概念：公文，即公务文书。广义的公文，指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，专指党政机关处理公务时所使用的公文。 二、 公文的格式：行政公文是具有规范体式的公文，不但要严格遵守行文的规则，同时对公文的各个组成部分也有完整和规范的格式要求。税务公文的格式由发文机关标识、紧急程度、秘密等级和保密期限、发文字号、签发人、标题、主送机关、抄送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、印发机关和印发日期等16个部分组成，各个组成部分的拟写和标注都有十分明确的规定。 （一）公文的格式（发文字号）： 1、根据公文的内容在规定范围内确定发文字号。 2、发文字号由机关代字、年份和序号三要素组成。 3、发文字号一般由各单位根据工作需要确定，并保持相对稳定。 （二）公文的格式（密级和保管期限）： 1、公文的密级分为绝密、机密和秘密三个等级。保密期限一般规定为绝密30年，机密20年，秘密10年。同时，可以根据公文的内容规定为“长期”或确定保密的最佳期限，如“秘密★6个月”、“机密★5年”、“绝密★长期”。 2、在公文处理中，对来文标有密级的公文，应当按来文的密级标注。 （三）公文的格式（紧急程度）： 1、确定公文紧急程度的目的，是为了优先处理那些内容重要、时间紧迫的公文。因此，公文的紧急程度不能滥用和随意标写。 2、公文的紧急程度分为“特急”和“急件”两种。 （四）公文的格式（公文标题）： 1、 公文的标题具有揭示文件内容和主题的功能，一般由发文机关（责任者）、内容（事由）和文种三个基本要素组成。 2、 公文标题的拟写一般有以下几种形式： 3、 完整式标题 4、 省略式标题 5、 复式标题 6、 特殊式标题 （五）公文的格式（公文标题）： 1、在拟写标题时，应注意以下几点： 2、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并正确标明公文的文种。 3、除上报的公文和联合行文外，一般应当标明发文机关。 4、公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 5、税务公文标题中的发文机关名称一律使用全称，不得使用简称。 6、转发上级机关的公文，如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题，但不得以上级机关成文的发文字号代替。 三、行文规则 行文规则是各机关和单位从文件拟制到运转全过程所必须遵循的规则和制度。 各级税务机关的行文规则主要包括： 行文必须确有必要，注重效用。 在规定的职权范围内行文。 一般不向下级政府行文。 内设机构除办公厅(室）外不对外行正式公文。 2
不越级行文。 坚持“党政分开”的原则。 联合行文的单位应当是“同级”。 一般不向下级政府行文。 向有管辖职权的平级单位行文。 不越级行文。 同级机关之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。 “请示”一文一事，不多头请示，一般只写一个主送机关。 “报告”与“请示”严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。 不对个人行文。 机关负责人的讲话，不以正式公文形式下发；对使用电话、广域网络或发便函即可办理的事项，不发正式公文。 遵守公文抄送规则。 向上级机关行文一般不得抄送下级机关 ； 向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关； 向上级机关和下级机关行文可以抄送同级机关； 向同级机关行文可以抄送其他同级机关； 转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，如无补充内容，可不抄送被转发机关。 四、命令 1、按照《宪法》和组织法的有关规定，国务院和各部委可以发布命令，地方各级人民政府及其所属的工作部门也可以发布命令。 2、实际工作中，税务机关的公文，只有国家税务总局有权使用“命令（令）”这一文种发布税务规章。 五、决定 1、决定是对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项时使用的公文文种，具有普遍的指导性、行政的约束性和相对的稳定性。 2、决定一般分为部署性决定和组织人事性决定（例1，例2）两种。用于对重要问题、重要事项和重大行动进行安排和决策，一般须分意义、原则、措施、要求等方面作较为全面具体明确的阐述。 3、决定属下行文，法定文种，除最基层的税务机关外，各级税务机关均可使用。 六、公告 1、公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文文种，具有庄重性和告知对象的广泛性。 2、公告按其内容不同可以划分为“法规性公告”、 “政策性公告”、“重大事件公告”、“人事任免公告”等。 3、公告是向国内外发布的，其内容必须是宣布重要事项或法定事项。发布机关一般应当是高层机关，省以下各级机关不宜运用公告的形式公布事项。 七、通告 通告是在一定范围内，公布社会各有关方面应当遵守或者需要周知的事项时使用的公文文种，具有约束性和告知对象的区域性。 通告一般分为“规定性通告”和“周知性通告”两种。 通告可采用张贴或媒体刊播的形式公布。无主送、抄送通告的正文通常由开头、主体、结尾三部分构成。 开头写通告依据，要阐明原因或目的、意义，是法规性的还要写清法律依据。 主体部分是通告的具体事项，要清楚写明需要遵守或周知的事项。 结尾一般写明对违反规定事项的处置办法，也可对社会各有关方面提出希望，常以“特此通 3
告”作为结语。 拟写通告应抓住以下要点： 表意要明确。 文字要通俗易懂，简洁明了。 层次要清晰。在公文写作中，公告和通告在使用上往往容易混淆 。公告和通告主要有以下区别： 发布机关不同。 内容不同。 适用范围不同。 作用不同。 发布的形式不同。 写法上稍有区别。 八、通知 根据通知文种的特征和实际用途，可将其分为指示性通知、发布和转发性通知、事务性通知和知照性通知4种。 指示性通知。是上级机关对下级机关部署工作、安排活动、办理事项、处理问题、提出要求，不宜用命令或决定行文时，经常采用的一种行文方式。 如：《国家税务总局关于实施税务行政许可若干问题的通知》、《国家税务总局关于清理检查开发区税收优惠政策问题的通知》 。 发布和转发性通知是发布规范性公文，批转下级机关公文或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文时，使用的一种行文方式。如《国家税务总局关于印发教育工作管理办法>的通知》、国家税务总局转发的通知》 知照性通知。是指要求受文机关知晓某一事项的通知。可用于告知某一机构的建立或撤并，有关人员的任免、奖惩事项，或召开会议等。如《国家税务总局办公厅关于召开全国税收科研工作会议的通知》。例 事务性通知。是上级机关向下级机关布置业务性工作，或要求下级机关办理一般性事务时经常使用的一种行文方式。向下级机关布置业务性工作，如《国家税务总局关于开展营业税专项调查工作的通知》。 通知和通告的区别： 适用的内容不同。 告知的范围不同。 作用的对象不同。 效力不同。 九、通报 通报是表扬先进，批评错误，传达重要精神或情况时使用的公文文种。按通报内容的不同，可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。通报属下行文，其制发与处理一般要求及时、快速。 表彰性通报。 例 批评性通报。 例 情况通报。无论采用哪种写作方法，拟写通报均应注意以下几点： 通报要实事求是。 通报的内容应具有典型性。 通报要迅速及时。 十、报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的公文文种。 报告具有汇报性、陈述性和使用范围广泛性的特点，其主要作用是使上级机关了解本机关、本系统某个阶段的工作和活动情况。 4
报告属上行文，不得夹带请示事项。 （2000年国务院发布的《办法》中，删去了原办法“提出意见或者建议”的表述。因此，报告中不得向上级机关提出意见和建议。对报告中提出的意见和建议，上级机关不作回复，下级机关在报告中亦不得要求上级机关回复。下级机关向上级机关提出意见和建议，可使用“意见”文种。） 十一、请示 请示是下级机关向上级请求指示、批准事项时使用的公文文种。 各机关都有自己的职权范围，对属超出职权范围的事项，即应向上级机关行文请示，获准后方可执行。 请示属上行文，具有隶属性，只有本部门和本系统的下级机关才可向上级机关请示。 请示的类型： 政策性请示。如《国家税务总局关于明确增值税、消费税、营业税扣缴义务人城市维护建设税扣缴义务人的请示》 。例 核准重大事项请示。如《国家税务总局关于设置巡视办公室的请示》。例 具体事务性请示。常见的如《国家税务总局关于XXX同志率团访问XXX国的请示》。 请示的内容结构： 标题。通常由“事由和文种”组成，不标明发文机关。拟写请示标题，必须着力写好“事由”，简明扼要地表述出请示的中心意向，以便上级机关准确了解和把握。 正文。要载明两方面事项：一是请示缘由。即提出请示的原因或依据；二是请示事项。即要求批准、答复或具体解决的问题和事项。请示事项要写得明确具体，反映的情况和问题要真实可靠。提出多种解决问题的方案时，应当明确倾向性的意见。 结尾。请示的结尾一般有较为固定的结语，以示对上级机关的尊重。通常写法是“妥否（可否，是否可行），请批示”，或是“以上如可行，请批转有关单位执行”等。 请示行文时应注意以下几点： 凡属职权范围内的一般问题不随意请示。 必须在事前请示。 请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 领导交办的事项除外，请示一般不送领导个人。 文末应当有请示语 。 应当在末页附注处注明联系人的姓名和电话。 十二、批复 批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的公文文种。批复属下行公文，具有专一性、指示性、政策性的特征。批复一般分为政策性批复、核准重大问题的批复和具体事务性批复3种： 政策性批复。如：《国家税务总局关于利用外国政府和国际金融组织贷款建设的招标项目准予退税的批复》。例 核准重大问题的批复。如：《国家税务总局关于上海市浦东新区国家税务局新建综合业务用房的批复》。例 具体事务性批复。如《国家税务总局关于农业税收票证格式问题的批复》 批复的结构： 标题。“发文机关”＋“请示事项（事由）” ＋“文种” 。 正文。一般由批复依据、批复内容组成 。 结尾。可在正文下另起一行用“特此批复”、“此复”结尾；也可以不需结尾，请示事项答复完毕即告结束。 拟写批复时应注意以下几点： 批复的内容应具有针对性和真实性。 对批复的请示事项必须明确表态；若予否定，应当写明理由。