第九章财务系统说明书目录:9.1.系统作业流程图9.2.基本资料维护9.3.系统开帐9.4.销售/收款业务处理9.5.采购付款业务处理9.6.固定资产业务处理9.7.现金银行业务处理9.8.凭证处理9.9.财务结算系统9.1.系统作业流程图9.2. 基本资料维护 :主要设定会计科目及发生业务时凭证借方、贷方科目。
9.2.1. 会计科目设置:9.2.1.1. 功能简介:增加会计科目及设定成本费用自动结转功能.如下图:图9-1增加同级科目:增加与当前科目同级的会计科目增加下级科目:增加当前科目的明细科目9.2.1.2. 操作方法:先选择要新增会计科目类别的选项卡,选定要新增会计科目的上级科目,选择,操作如下:图9-2自动结转:在月底进行结帐系统会自动结转成本费用,要指定成本、费用类科目自动结转到哪个会计科目上。
会计科目 基本业务会计分录 现金帐户 收/支类别 应付帐款会计科目设定 开启帐务 科目期初余额录入 试算平衡表 住来帐处理 销售开票 杂项收款处理 收款业务处理 贷项备忘 供应商发票入帐 杂项付款处理 付款业务处理 借项备忘 固定资产业务 固定资产增加 固定资产减少/变动 凭证处理 特殊业务凭证处理 凭证审核 月份计提折旧 凭证登帐处理 自动结转成本费用 结帐处理 结转期末损益 过帐 反向处理注意9.2.2.基本业务会计分录9.2.2.1.功能简介: 设定企业内部基本业务产生凭证时借、贷方科目.如下图:图9-39.2.2.2.操作方法:以材料采购入库业务发生作会计凭证为例：借：1211001 原材料----库存主要材料 100001 应交税金---应交增值税---进项税额 170货：2121009 应付帐款----深圳市博锐森化工有限公司 1170根据上述凭证，应设[材料采购应付款入帐]业务如下：图9-4材料 D 表示材料采购应付款入帐材料借方应记的会计科目税金 D表示材料采购应付款入帐税金借方应记的会计科目运输费用 D表示材料采购应付款入帐发生的运输费用借方应记的会计科目（下杂项费用 D同）。
应付帐款（净价）C表示材料采购应付款入帐贷方应记的会计科目。
因所发生的供应商不同而异，可在此任选一个应付帐款的明细科目，在实际发生时系统会自动取正确会计科目。
注意◆销售收款业务、销售入帐业务所发生的针对客户的会计科目，可任选一个应收帐款的明细科目，实际发生时系统会自动取客户资料中设定的会计科目。
采购付款业务、支付应付帐款同上。
9.2.3.现金帐户设定:9.2.3.1.功能简介：新建现金银行帐户并设定每个银行所对应的会计科目：图9-59.2.3.2.操作方法：图9-6下一支票号：该会计科目发生时，系统要求填写支票号，如果设定下一支票号系统会自动取流水号币种：选择该会计科目的币种当前帐户余额：系统开帐前会录入期初余额，开帐后会随业务发生自动更新当前余额会计科目：选择对应的会计科目注意◆下一支票号：建议设定，以提高凭证处理效率◆币种设定发生业务后不可更改，下会计科目同此要求◆当前帐户余额不可直接在此修改。
9.2.4.收/支类别设定:9.2.4.1.功能简介：企业除正常的业务销售收入和货款支出外,还有其它收入和支出,如废料收入.支出类除付供应商货款外发生的支出,如各种费用类报销类支出,在进行帐务处理时需设借贷方的对应会计科目. 如下图:图9-79.2.4.2.操作步骤如下:图9-7名称:收或支名称类别:选择收入或支出对应会计科目:设定该收入或支出对应的会计科目。
注意◆可将费用类会计科目作支出类别建立。
◆每个费用类支出都要作为支出类别建立,并且设定会计科目。
9.2.5.固定资产类别设定9.2.5.1.功能简介：设定固定资产类别，并设定每类固定资产的折旧方式、预计使用时间、残值率、固资编号前缀。
图9-89.2.5.2.操作步骤如下：图9-9折旧方法:选择折旧方法,对于一般固定资产,一般采用平均年限法预计使用月份:固定资产使用年限预计净残值率(%):设定该类固定资产的净残值编号规则(前缀):设定该类固定资产注意◆为提高录入每项固定资产建立系统的效率，需在此录入折旧方法、预计使用月份、预计净残值率（%）、编号规则（前缀）。
◆建立每项固资时，选择该类别，上述内容会默认上述值。
9.2.6.固定资产变动方式9.2.6.1.功能简介：设定固定资产增加、或减少的方式，如下图。
图9-109.2.6.2.操作方法：图9-11注意◆所的涉及固定资产的增加、减少方式都在建立。
9.2.7.货币种类设定9.2.7.1.功能简介：设定企业常用币种，并设定与本位币（人币币）汇率。
如下图：图9-129.2.7.2.操作方法与步骤：图9-13注意◆汇率请勿设反，US/本位币，表示1本位币=美金◆对于一个时间内汇率一般不变，如汇率变化应急时更新◆货币代码建立采用货币符号，人民币 RMB，港币 HK 美金 US9.2.8.应收货款会计科目设定9.2.8.1.功能简介：将应收帐款的明细科目设到相应的客户资料中，当该客户发生业务时，系统自动取设定该会计科目。
如下图：图9-14A/R帐目：设定对应的应收帐款的会计科目。
注意◆建立应收帐款子科目时会对应一个客户，该客户资料中设定该会计科目。
◆在建立应收帐款子科目时，可根据客户建立该子科目。
◆该客户已发生会计业务时不可更改已设定的对应会计科目9.2.9.应付货款会计科目设定9.2.9.1.将应付帐款的明细科目设到相应的供应商资料中，当该供应商发生业务时，系统自动取设定该会计科目。
如下图：图9-15A/P帐目：对应的应付帐款的明细科目。
注意◆建立应付帐款子科目时会对应一个厂商，该厂商资料中设定该会计科目。
9.3.开启帐务：由手工作帐或由其它财务系统切换到该系统时，要在该系统进行会计科目初始化后方可启用该系统。
9.3.1.会计科目期初余额录入9.3.1.1.功能简介：在启用该系统时，需将会计科目期初余额录入系统。
如下图：图9-169.3.1.2.操作方法：录入本年借方、贷方发生额系统会自动计算出年初余额及方向。
明细科目期初余额录入后，系统会自动计算出一级科目的期末余额。
注意◆期间类会计科目期末无余额，无须录入。
◆可通过试算平衡表是否平衡来验证是否正确。
9.3.2.开启帐务：正式启用该财务系统。
9.3.2.1.功能简介：启用财务系统9.3.2.2.操作方法：图9-17试算平衡表：如果期初试算平衡表不平衡，试算结果：试算不平衡，不可以开启帐务系统！，灰色不可用。
：期初试算平衡表平衡，开启帐务。
注意◆开启帐务选择新的会计期间开始时。
◆只有启用该系统时，开启帐务，启用后无需再作开启帐务。
9.4.销售/收款业务处理：处理企业内部正常销售收入及其他业务收入的会计凭证。
9.4.1.销售开票9.4.1.1.功能简介：根据销售送货单作会计凭证。
如下图：图9-18标准发票：送货单上成品销售会计凭证工具费用发票：送货单上所在订单的工具费用会计凭证杂项费用发票：除成品、工具费用会计外的凭证，如运杂费、附加费等。
9.4.1.2.操作方法：选择新建标准发票，第一步：图9-19提示：在开标准发票时，该送货单所在的订单上有工具费用，系统会提示该订单工具费用未开，是否现在先开工具费用收入凭证,在此开工具发票。
第二步：选择[确定]：图9-20第三步：选择图9-21第四步：选择[确认]，保存凭证：图9-22注意◆在开标准发票时，如果提示有工具费用，建议在此开工具费用发票◆除标准发票（成品销售）及工具费用以外的任何额外收该客户附加费用在杂项发票中开。
◆送货单开出后如果未经送货单审核，不可开销售发票。
9.4.2.销售/收款业务处理9.4.2.1.功能简介：收到额户的销售货款的凭证处理,如下图:图9-239.4.2.2.操作方法:第一步:选择图9-24客户:选择收款的客户现金帐户:对应的银行帐户或现金帐户(凭证借方科目)票据金额:收到的货款金额,币别应同现金帐户的币别一致第二步:选择保存凭证如下图:图9-25注意◆当票据金额与现金帐户币别不一致时,要注意进行汇率换算。
9.4.3.杂项收款处理9.4.3.1.功能简介：企业内部除正常销售货款的收款外，还有其他资金的收入，如废料处理入、赞助商的赞助费等。
图9-269.4.3.2.操作方法：第一步，如下图：图9-27现金/银行：选择凭证借方科目费用类别：选择收入类别第二步：选择，如下图图9-28第三步：选择保存凭证。
注意◆所选择费用类别包括所对应的会计科目在[收/支类别]模块中设定，如果类别不足或会计科目有误，在该模块中维护。
9.4.4.贷项备忘9.4.4.1.功能简介：针对客户退货、扣款的凭证处理9.4.4.2.操作方法：第一步：（根据有退货单的）图9-29根据退货：根据客户退货单开冲减销售收入的会计凭证无退货：客户无退货，要扣除货款的凭证处理检索待处理退货：查询并处理退货未作凭证处理的退货单第二步:选择要处理的退货单,如下图:图9-30客户:要处理的客户贷项金额:退货的货款(自动累加)及工具费用第三步:选择,生成下图记帐凭证:图9-31第四步:选择保存凭证退出。
根据无退货单的：适用于客户未退货，只是扣款，或进行索赔的凭证处理。
第一步：图9-32第二步：选择，生成凭证：图9-33第三步：选择保存凭证。
注意◆根据退货作会计凭证，必须在销售控制系统中作了退货处理。
◆为方便查询退货未处理的退货单，采用菜单上[检索待处理退货]检索9.4.5.采购/付款业务处理：企业付款业务会计凭证的处理，包括供应商应付帐款凭证处理、各种费用支出凭证处理。
9.4.5.1.供应商发票入帐9.4.5.1.1.功能简介:应付帐款的会计凭证处理图9-34有采购单:依采购入库数量转成应付帐款会计凭证无采购单: 无采购单，取历史的收货单作会计凭证其他：除采购货款外的应付帐款,如代付供应商的运杂费暂缓付款:该笔货款被暂缓,暂不作会计凭证暂缓供应商:该供应商所有未作凭证的帐款全部暂缓,不可作会计凭证9.4.5.1.2.操作方法:依新建有采购单为例:第一步:选择要处理的供应商:图9-35第二步: 选择[确定],出现下图:图9-36第三步:选择,生成凭证如下:图9-37第四步:选择,保存退出.其他：第一步：图9-38第二步：选择，生成凭证如下：图9-39第三步：选择，保存退出。
注意◆在第三步操作提示发票号重复,修改图9-36单据号即可.◆借方科目是在基本业务会计分录中设的,贷方科目是在该供应商相关信息中设定的。
9.4.5.2.付款业务处理9.4.5.2.1.功能简介：支付供应商货款的凭证处理图9-409.4.5.2.2. 操作方法：选择现/银支付应付款第一步：图9-41现金帐户：选择付款的银行帐户供应商：选择要付款的供应商，系统会显示该供应商需付款记录自动分配：录入付款金额，单击，系统会自动从上到下分配要付款的记录第二步：选择，生成凭证如下：图9-42第三步：单击保存退出。