为配合公司发展,规范公司员工出差管理,合理使用和控制差旅费用的开支,根据公司的具体情
况,特制定本管理制度。
二、适用范围
公司所有员工因公出差,依本制度办理出差事项及支取差旅费。
三、职责和权限
3.1本制度由行政部组织拟定、修订,并监督执行;
3.2总经理:负责“出差管理制度”的审批,行政部对执行情况的督导;
3.3各部门协助财务部严格按照出差管理办法执行。
四、定义
4.1出差:是指因公离开本人工作单位所在地(省市)去异地办理公务的行为过程。
具体包括临
时出差、长期出差。
4.2临时出差:是指由公司派往现工作地点以外(不含境外)地区公干,并且在外地连续工作时
间不超过15天。
4.3长期出差:是指由公司派往现工作地点以外(不含境外)地区公干,并且在外地工作连续时
间超过15天。
五、出差管理原则
5.1出差人员必须按照高效、经济、安全、便捷原则选择交通工具、路线和时间,反对浪费行为,
并对限额控制的差旅费用实行超支自理。
出差人员原则上(不报销住宿费去基地人员和基地
员工一起住宿)其他情况需要在外面住宿的应选择离办事地点较近的地点住宿
5.2员工出差时限由审批权责部门或指派人员视情况需要事先予以核定。
5.3出差必须先获批准或被安排出差,因公务紧急,未能履行出差审批手续的,出差前可以通讯
方式请示并经批准,出差后立即补办手续,对擅自主张以及未补办手续者不予报销差旅费。
5.4出差员工(总经理及以上人员除外)在出差前须到行政部考勤文员处办理考勤登记。
5.5出差期间因工作需要而延长出差时限的,须报请其所属权责部门审核报总经理批准;因病或
其他不可抗力因素需要延长出差时限的,须及时通知权责部门并在出差结束后提供相关明;
经其调查确实后批准另给付出差旅费。
5.6因公出差必须提前填写《出差申请表》按规定权限审批,并详细填写出差任务、出差地点,
公司特别委派的出差及参观学习,还应填写出差所要达成的目的。
出差申请获批准后方可出
差,对于未经批准擅自出差者一律按旷工处理,一切费用自理。
5.7出差费用的预支:出差费用一般情况由出差人先垫付后报销,确需预先借款的,由出差人提
出申请,根据借款审批权限报批,财务中心根据《出差申请表》出差的路线、期限和所办业
务性质,核定最终借款金额(借款人应预留给财务中心合理的现金准备时间)。
5.8员工出差返回公司后应在3个工作日内完成报销手续。
财务部按公司规定的报销流程及时间
报销;超过时间未办理报销、冲抵的借款,财务中心有权在当月的工资内进行抵扣。
5.9 出差人原则上应在返回公司的2个工作日内完成出差《工作报告》,详细报告出差期间的工
作及进度,交部门及中心负责人审阅。
六、出差交通工具
6.1出差以乘坐火车、汽车、轮船为主,一般不得乘坐飞机。
在事务紧急或路程较远情况下,经
总经理批准后可乘坐飞机。
6.2出差的具体费用标准规定:
6.3各种车、船票、飞机票一律由行政部负责定点订票工作(按照《出差申请表》的行程订票)
如特殊情况下需自行订票的,需由行政部批准确认后,财务部门方可报销。
七、差旅费报销的有效凭证
7.1乘坐火车、汽车、轮船应出具铁路局、汽车公司、轮船公司印制的车船发票。
7.2住宿应有酒店/宾馆填制的服务业发票,收据不得作为报销凭证。
7.3车船及住宿发票要与出差时间、出差地点相符。
7.4车船及住宿发票丢失,应由个人写出书面说明,经部门领导或同行人证明后方可报销(须提
交发票遗失情况说明)。
7.5如为两人(含)以上一同出差,如无其他特殊情况,一般应以两人为单位入住标准间,凡两
人同住标准间的,允许按其中职等较高职级标准作为住宿报销标准;两位同性员工或夫妻共
同出差,只允许合住一间标准房.
7.6住亲戚朋友家或其它方式自行解决住宿的,按住宿标准的50%发放(原则上应该提供发票)。
7.7出差参观、学习、考察,由主办单位或受访单位统一安排住宿的,如果收取费用可据实报销,
如不收取费用则不得报销。
7.8员工出差期间绕道回家不计发住宿费(绕道时间超过1天以上的,耽搁时间按事假处理,期
间内的所有费用在报销时扣除)。
7.9出差期间如因业务原因需要招待业务单位,须事先电话请示有关领导经批准方可;回公司后
再补办审批手续。
7.10 差旅费报销以现金或打到报销人指定的账号的方式兑现,不作为工资构成的一部分,不在
工资表中体现。
八、出差报销及相关规定
8.1出差者一律不得报加班费。
8.2出差时间不得延长,如确有工作需要应由核准人批准,否则不报销其费用并按旷工处理。
不可抗拒的因素改变路线,应征得领导批准方可更改路线。
8.4出差人员食宿、市内交通费用,凡在标准控制范围内节约部分,公司予以节约部分金额50%
奖励给出差人。
8.5交通、食、宿,按标准报销(应提供相应的票据)超出自付。
8.6到某地开发市场出差连住15天以上的,能够就地租房的就地租房,实行月租加餐费补贴的报
销方案。
8.7由对方客户安排出差人员食宿的情况下,公司不予报销相关补贴。
如发现客户请客而擅自回
公司报销的一经发现,给予报销金额十倍罚款。
8.8机票、船票、火车票费用:出差人凭经批准的《出差申请表》上注明的出差路线、起止时间
和规定享受的舱(铺)位等级定额报销,对于无批准的《出差申请表》所有费用一律不予报销。
九、本制度经批准自颁布之日起执行。
附件
附件一《出差工作汇报》
附件二《出差申请表》。