中山市金哥电器实业有限公司文件名称：文件受控管理规定文件类别管理规定
编号:JG-HR-B-201301版本：A01/3页次生效日期20130621
1.目的：
确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。

2.范围：
本程序适用于质量体系文件和资料的控制。

3.定义：
3.1 一级文件：质量手册（含程序文件）。

3.2 二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。

3.3三级文件：技术性文件：
3.3.1技术资料：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书
等。

3.4四级文件：质量记录（表单记录类）。

4.职责：
4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场
所的文件为最新、有效的文件。

4.2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。

5.程序：
5.1 文件的编写、审核及批准：
项目
文件级别编写审核批准控制部门序号
5.1.1 一级文件ISO专员管理者代表总经理文控中心/部门
5.1.2 二级文件主管、相关人员经理管理者代表文控中心/部门
5.1.3 三级文件相关人员主管、工程师经理文控中心/部门
5.1.4 四级文件相关人员主管经理文控中心/部门
5.4 文件的更改、回收及作废
5.4.1 程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/
作废申请》，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。

必要时应
邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。

5.4.2 技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。

5.4.3文件编写部门更改文件后，要将更改后的文件正本交到文控中心受控，并提供更改后文件
的磁盘或电子文档。

5.4.4 旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作
废。

除文控中心外，所有部门和个人都不得复制、保留已失效或过期的文件。

5.5 文件的保密管理及正本文件的保存年限
文件的保密管理及正本文件的保存年限详见《受控文件保密管理办法》。

6.流程：见附件：文件控制程序流程图
流程图权责部门
NG
OK
各部门
各部门
总经理、管理者代表、经理、
文控中心
文控中心、相关部门
文控中心
文控中心、相关部门
制定/更改
提出申请
核准
登记
发放/回收
归档/保存/作废
6．1文件编号方法：
6．1．1制度文件：
JG HR AO [2011] 01
文件编号
年份
文件类别代号
部门代号（人力资源）
公司代号
6．1．2通知性文件：
万通字 HR [2011] 第001号
文件编号
年份
部门代号
公司名称
HR代表人力资源 CW代表财务部 SC代表生产部 YX代表营销部 GC代表工程部 JH代表PMC部 PG代表品管部
6.1.3合同文件：合同文件 JG YJ 111103 01
文件编号
年月日
合同类型
公司名
编制：审核：批准：
日期：日期：日期：。