职业经理人的时间管理
2、合理分类,有效使用时间
管理者是用20%左右的时间完成80%的工作而用 另外80%左右的时间去处理其余20%的工作。 管理者最重要的工作就是出主意和用干部两条, 即科学决策和知贤善任,占领导工作重要程度的80%, 但时间却只要20%左右。 剩下20%的工作却要占用80%左右的时间。这就 是调查研究、阅读文件、出席会议、汇报检查、晤 谈家访、送往迎来、时间 第一、不开可开可不开的会。 第二、不开没有准备的会。 第三、不开马拉松式的会。 第四、不开议而不决的会。
(四)、业余时间安排
1、善于安排休息时间:会休息的人也才会 工作,休息意味着再生产。 莫法特休息法:如果长时间持续做同一件工 作,人的脑力和体力就会产生疲劳,使活动能力 下降,如果这时改变工作内容,就会产生新的优 势兴奋灶,而原来的兴奋灶则得到抑制,这样人 的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。
(二)、时间的节约
1、办公室规范化:效率就是速度,条理就是效率。 整理办公桌:电话、墨水、台灯、经常用的资 料或书籍。 一个书架或者文件柜:资料、文件分门别类 放置。 习惯使用备忘录:随时记录要做的事情。 2、简化工作 :取消、合并、重新排列、变更、取 代等等。
启示
管理者对任何工作都要多问几个为什么: 为什么这个工作需要做?这个工作的关键是什 么?应该在什么地方做?什么时候做?谁去做最 合适?最好的做法是什么?有了这一连串的思考, 就在你的头脑中将工作简化了,无形中就节约了 你的工作时间。
名人名言
别林斯基:“在所有的批判家中,最伟大、最正 确、最天才的是时间。” 富兰克林:“时间就是生命”。 郭沫若:“时间就是速度,时间就是力量。” 拿破仑常说:“除了时间之外,我可以给你任何 东西” 鲁迅:“时间就像海绵里的水,只要愿挤,总是 有的”。
“不能管理时间,便什么也不能管理。 ” —— 管理学大师德·鲁克 如果一个人的时间管理涉及个人成败的话, 那么,管理者的时间管理除了个人的成败, 更关系到组织的成败。
启示
人们常犯的毛病是把紧急当成优先原则, 而不是把重要当成优先原则。 始终先做最重要的事情可以让我们避免 掉进“嗜急成瘾”的陷阱。
ABCDE管理法
A:必须完成的事情 B:应该完成的事情 C:令人愉快但不会有什么结果的事 D:可以委派别人去做的事情 E:可以完全取消的事情
权力下放的好处
权力下放,一方面节省时间,集中精力干更 重要、更适合自己职权、更能发挥自己优势的工作; 另一方面,也训练了你的部下,提高了他们的工作 效率。 一个主管要记住三句话第一,不要错位;第 二,不要越位;第三,不要缺位。 授权要讲清楚:哪些是可以自己自由发挥的, 哪些是我不同意绝不可以做的, 哪些是经我同意可以自由操作的 。
昨日诗
昨日兮昨日,昨日何其好! 昨日过去了,今日徒懊恼。 世人但知悔昨日,不觉今日又过了。 水去日日流,花落日日少。 成事立业在今日,莫待明朝悔今朝。
今日诗
今日复今日,今日何其少! 今日又不为,此事何时了? 人生百年几今日,今日不为真可惜! 若言姑待明朝至,明朝又有明朝事。 为君聊赋今日诗,努力请从今日始。
3、集中使用零碎时间: 欧阳修:余平生所做文章多在三上:马上、枕上、 厕上。 董遇巧用三余:冬者岁之余、夜者日之余、阴者 晴之余。 谚语:泰山不辞微尘故能成其高,江河不让涓滴 故能成其深。 集中零碎时间为一个整体。 不能集中的时间要灵活运用。
4、利用现代化工具节约时间:计算机、电 话、电子邮件、录音机、录像机、照相 机、复印机、现代化交通工具等等。
刘邦的一段经典话,说明了授权的重要性: 夫运筹帷幄之中,决胜千里之外,吾不如子房; 镇国家,抚百姓,给馈饷,不绝粮道,吾不如萧 何;连百万之军,战必胜,攻必取,吾不如韩信。 此三者皆人杰也,我能用之,此吾所以取天下也。 项羽有一范增而不能用,此其所以为我擒也。
启示
一个经理的成功与否,应该以他可以让部下做 什么事情为衡量标准。 “自己动手才是完成工作的 最佳手段”是需要改变的观念。 自己动手不必命令别人、监督别人工作,也不 必验收以保证该工作完成的质量,但是事必躬亲会 让你总在忙碌,你虽然自以为万能,但任何人的能 力都有限,你可能因为缺乏完成一项工作所必需的 时间、训练和工具而被困在其中;凡事都要自己动 手也影响你的业绩,什么都要插手,结果就会一事 无成,还会引起下属的抱怨 。
2、现代管理者的时间观
“时间就是金钱”、“时间就是生命”, 效率的高低和时间的节省分不开,争取了时间, 才能创造更高的价值,获得更高的效益,因此, 珍惜时间,讲求效率应成为现代管理者必备的 高度价值观的重要标志。时间是领导的财富 。
错误的时间观
任其流失的时间观:认为时间取之不 尽用之不竭。 及时行乐的时间观:认为时间不可逆 转,今朝有酒今朝醉。 幻想未来的时间观:悲观失望。
1、时间是什么? 俄国思想家伏尔泰的一个意味深长的谜: “世界上哪样东西最长又是最短的,最快又 是最慢的,最能分割又是最广大的,最不受 重视又是最值得惋惜的;没有它,什么事情 都做不成;它使一切渺小的东西归于消灭, 使一切伟大的东西生命不绝。”
时间是什么?
对于活着的人来说,时间是生命;对于从事 经济工作的人来说,时间是金钱;对于做学问的 人来说,时间是资本;对于无聊的人来说,时间 是债务;对于学生、尤其是中学生来说,时间是 财富,是资本,是命运,是千金难买的无价之宝。
3、排除干扰
主观干扰:管理者自己分散了精力,精神
不能集中。 预先限定某项工作完成的时间,有助于 排除干扰,集中精力,工作无限时,什么时 间完成都行,就等于什么时间也完不成。
客观干扰:
主要是来自三个方面。首先是来自上级机关的干 扰。其次是下级的干扰。再次是来访者的干扰。 针对上级的干扰采取以下措施 一是定期向上级汇报请示工作,使自己的工作与 上级的意图或工作计划一致起来,这样上级就不 会经常提出一些干扰你的时间的事情了。 二是尽量使自己的预定工作日程安排与上级 机关的日程表同步,二者互相协调起来,就会减 少对你的时间干扰 。
职业经理人的时间管理
“洗手的时候,日子从水盆里过去; 吃饭的时候日子从饭碗里过去;默默时, 便从茫然的双眼前过去。我觉察他去的 匆匆了,伸出手遮掩时,他又从遮掩着 的手边过去……”
---------朱自清
本节主要内容
一、现代管理者的时间观 二、职业经理人时间运筹 三、提高时效的途径
一、现代管理者的时间观
学会说“不”
除了权力下放,不要随便接受别人推给你的工 作,不要越职。如果你接受所有找上门来的问题, 你的生活就会陷入混乱,你要花很多精力和时间处 理这些问题。对此,时间管理专家多有建议:“不 要当好支使的男人”,“别接烫手的山芋”,避免 接手他人应尽职责的事情。
(五)避免拖泥带水
(六)做时间的主人
明日歌
明日复明日,明日何其多! 我生待明日,万事成蹉跎。 世人若被明日累,春去秋来老将至。 朝看水东流,暮看日西坠。 百年明日能几何,请君听我明日歌。
人生可以分为三个阶段:昨天、今天和明天。 昨天发生的一切都已经过去了,你无法改变;而明 天是未来的,你同样无法改变;你唯一能改变的, 只有今天。昨天是一张已被注销的支票,明天是一 张尚未到期的支票,今天则是随时可运用的现金。 所以说,今天是你生命中最重要的一天。把握好你 今天的86400秒,你的人生悔更加精彩!
(一)合理安排时间
1、工作计划化、程序化 2、合理分类,有效使用时间 3、排除时间干扰
事务可以分为四种类型
紧急而且重要:洽谈业务、未按时交货、设备出 故障、产品质量出现问题等。 重要但不紧急:远景规划、产品创新、人才培养、 组织协调等 。 紧急但不重要:批阅日常文件、工作例会、接打 电话等 。 不紧急也不重要:可不去的应酬、 冗长而无主题的会议等 。
(三)控制文件和会议占用时间
1、限制和改善文件处理办法
减少发文件:减少阅读文件的时间。 妥善处理已发文件:切忌“一锅煮”,应分类: 应立即处理的、优先顺序靠后的、有关新情报的、 未决定的、以后处理的等。 防止文件滞留:交办、阅读、回信、存档等。 处理文件的三个环节:第一,迅速回复。第二,迅 速归档。第三,及时销毁。
针对下级的干扰采取以下方法
一是规定一定的时间,作为检查下属工作, 解决下级主要问题的时间。 二是向下级机关授权,上级管理者只管方针 政策,管宏观控制与协调,最后检查与监督。这样 下属才不会大事小事都来请示,也就减少干扰你 的时间了。
针对来访者的干扰
一是设一道秘书或办公室防线。 二是必须见面接谈的要先预约好见面的接谈时间。 三是接谈时要说明接谈的时间,或事先告诉秘书。 四是接谈要开门见山,紧扣主题。 五是告诉来访者时间已经到了。
二、职业经理人的时间运筹
什么是时间运筹? 时间运筹也就是时间管理,是指职业管 理者对时间的管理。就是职业管理者为提高 时间的利用率和有效性,运用科学的方法和 技巧,对时间的消耗进行计划、实施、检查、 评价、反馈等程序进行的一系列的控制活动 过程。
对管理者来讲,对时间的管理和 对其他的人、财、物的管理,是一样 的重要。在某些情况下,时间资源所 获得的收益比资本和劳动力两项资源 所能获得的收益要大的多,重要的多。
2、安排业余文体活动的时间 3、安排丰富的家庭生活时间 注意: 如果你是一线员工,工作再 忙也别忽视了身边最在乎你的人;如果 你是老板,更不可忽视你身边最在乎你 的人,你的员工身边最在乎他们的人。
三、提高时效的途径
(一)找到浪费时间的症结所在: 改变不良工作习惯,培养良好工作方法的模式。 (二)养成良好的生活方式: 办公室环境布置、清理办公桌、把办公桌划 分区域、办公桌椅的摆放等。 (三)放弃枝节: 最重要的部分约为20%,其余80%虽为多数, 但是次要的。放弃枝节,能赢回很多时间精力。 (四)权力下放