1.目的
为规范施工现场文件和资料的管理，确保施工现场的各类技术文件和资料的完整、系统和可追溯，特制定本规定．
2.范围
适用于总承包项目施工现场所形成的各类工程文件和资料的收集和管理。
3.引用文件
3.1建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)
3.2记录控制程序
3.3竣工资料归档管理办法
4.职责
施工／开车部是本程序的归口管理部门；
施工经理
—组织检查、审签施工现场工程文件和资料；
现场资料员
—负责日常的工程文件和资料的接收、编目、分类、登记、传递、发放等；
—负责收集、整理和项目施工阶段现场工程文件和资料的保管工作；
—项目结束后负责立卷、移交归档。
5.程序
5.1现场工程技术文件和资料的分类
现场工程文件和资料的分类: 政府部门的审批文件和资料、合同文件和资料、设计文件和资料、施工过程中形成的工程文件资料及现场来往文件资料等;
5.1.1政府部门的审批文件和资料,包括：项目批文、用地许可证、规划许可证、施工许可证等文件;
5.1.2合同文件和资料,包括：与业主签订的合同及与分包商签订的合同；
5.1.3项目设计图纸文件和资料，包括：施工图纸、施工说明、设计修改通知单等；
5.1.4施工过程中产生的工程文件和资料，包括：施工过程中与监理、施工分包商发生的各类工程文件和资料及项目管理过程中的文件资料，如技术核定单、各类报审表、施工例会纪要、施工日记等；
5.1.5现场来往文件和资料,包括：通知、联络函、联系单、变更报价单等；
5．2现场工程技术文件和资料管理
5.2.1政府部门审批文件和资料的管理
5.2.1.1所有的文件正本和副本均应在收到第一时间在“来文记录”上予以登录。
5.2.1.2在办理各种政府审批手续需要时，如能使用复印件，则使用复印件；如一定要使用原件正本或副本，则应记录借用人、借用时间及归还时间。
如政府部门要求收回原件或复印件，则需注明原因，并保留复印件，以备不时之需。
在对外使用文件时，应填写“政府文件使用记录”。
5.2.2合同文件和资料的管理
合同签订后，现场资料员应要求相关人员提供合同副本及合同中所提及的所有图纸、招标文件、投标文件、报价书等文件，保证合同的完整，并在“文件台帐”予以记录。
5.2.2.1在收到完整的合同后，现场资料员需将副本归档，同时复印合同用作日常查询使用。
5.2.2.2凡在向政府部门申办手续需要合同时，原则上使用合同复印件，如需要原件，则可要求公司提供其他副本，但需予以记录。
用后立即归还及时销帐。
5.2.2.3合同文件作为保密文件，应予以严格保管，非相关人员不得随意翻阅。
原则上合同文件的可阅读者为项目经理、现场经理、费控工程师、估算工程师。
其他人员需要借阅，应填写“合同借阅/使用申请书”并需获得项目经理的批准。
借阅/使用完毕，应及时归还。
同时资料员应在“合同借阅/使用申请书”中记录回收情况。
5.2.3设计文件和资料的管理
5.2.3.1现场资料人员负责保管所有设计文件和资料，包括施工图纸、施工说明、设计修改通知单等文件和资料，并应将其登录在“设计图纸接收单”上，按专业装订成册。
5.2.3.2图纸版本变更时，应在旧版图纸上加盖作废章，同时用新版图纸替换旧版图纸。
旧版图纸不应丢弃，另册保留作参考。
5.2.3.3设计修改通知、技术核定单应在相关图纸对应部位标示，并注明设计修改通知编号，以备索引。
5.2.4施工过程中产生的工程技术文件和资料的管理
施工经理应责成现场资料员建立各类施工过程中产生的工程技术文件和资料台帐，将其登录在“文件台帐”上。
现场资料员负责对其进行收集、管理和保管，并按月汇总成册。
5.2.4.1分部工程验收前，资料员对该分部工程的工程文件和资料进行整理，并汇总该分部工程文件资料清单；单位工程验收前，以各分部工程文件资料清单为基础，整理该单位工程文件资料清单；全部工程竣工验收前，资料员对项目全部工程文件资料进行整理，并整理全部工程技术文件资料清单。
分部工程、单位工程、全部工程技术文件资料清单均应交施工经理审查签署。
5.2.5现场来往文件和资料
5.2.5.1现场资料员负责现场项目所有往来文件的接收、记录、分发及归档。
在收到来文时，现场资料员应在“来文记录”上进行记录，对于需要流转的文件，应转交相关人员并予以签署记录；
业主或各相关方提供的作为施工服务的依据合同、图纸、文件等资料，应在“顾客提供的文件/资料清单”上登记，并由施工经理组织专业人员进行验证。
5.2.5.2所有需要发出的文件需由现场资料员统一对外发送。
现场资料员在收到相关管理人员提交的分发文件时，应做好备份，在发文时应填写“发文记录”，并要求收件人签收。
5.2.5.3文件归档时，均应按来发文单位分类装订成册保存。
5.3 现场项目技术文件的归档管理
5.3.1现场施工结束时，施工经理应组织现场资料员按《竣工资料归档管理办法》的要求，填写“工程总承包资料归档分册目录”中的项目分类目录后，交项目经理验收归档。
6. 记录
来文记录
政府文件使用记录
合同借阅/使用申请书
设计图纸接收单
文件台帐
顾客提供的文件／资料清单
发文记录
工程总承包资料归档分册目录。