合同与付款管理作业指引

1.流程要素

1.1 流程目标：实现公司合同的规化管理，规付款流程，避免法律风险及提高资金管理能

力。

1.2 流程主要责任部门:各部门

2.适用围:

2.1.公司各类合同的签订、审核、执行、归档、反馈；

2.2. 公司所有对外付款，含工程付款及非工程类费用支付

3.术语与定义

3.1. 散单：各类付款必须在集中付款日进行支付，其余在非集中付款日支付的款项为散单。地价款、政府税费除外。

4.职责

4.1.经办部门

4.1.1.起草合同文本

4.1.2. 办理合同报批

4.1.3. 合同基本信息录入信息系统

4.1.4. 合同交底。

4.2.成本管理部

4.2.1.工程、设计合同成本测算及审核

4.3. 财务管理部

4.3.1. 营销、管理类合同审核。

4.3.2. 合同支付条款、发票处理防哪个市和税务条款合理性。

4.3.3. 负责支付经审批通过的各类款项。

4.4. 总经理办公室

4.4.1. 营销、设计、土地合同审核。

4.4.2. 代表公司进行各类合同纠纷调解、仲裁或诉讼。

4.4.3. 公司各类标准合同的组织制定、审核、发布与管理。

4.5. 总经理

4.5.1. 对合同业务的最终审批进行授权。

4.5.2. 对授权围的合同行使最终审批权。

4.6. 执行部门

4.6.1. 代表公司执行合同条款。

4.6.2. 合同执行中的部和外部沟通。

4.6.3. 负责提供集中付款资金计划、付款所需各类资料及审核。

4.6.4. 对合同执行情况进行评估和总结，提出改进公司标准化合同的建议。

4.6.

5. 出现履约纠纷时进行协调。

5.工作程序

5.1.合同办理的原则

5.1.1. 合法性原则：合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够

依法受到保护。

5.1.2. 书面合同原则

A）必须签订书面合同的三种情况：

⏹工程类金额在人民币10万元以上的，非工程类金额在人民币1万元以上的经济业务；

⏹工程类金额在10万元人民币以下的，非工程类金额在人民币1万元以下，但由于牵涉

到验收、保修肖像权等无法即时清结的情况，则此种业务也必需签署合同；

⏹原合同单价、业务围、付款条件、结算时间等重要条款需要发生变化的，须以补充协议

的方式予以明确。

B）可以不签书面合同的三种情况：

⏹10000元（含）以下的零星业务采用《零星业务申请及验收单》直接委托；

⏹10万元（含）以下的工程委托书

⏹在原合同经济业务围由于数量的变化所导致合同实际结算价超出原合同假的经济业务；

⏹根据双方所签署的长期战略合作协议而直接以订单形式进行委托的；

5.1.3. 招标原则：

合同单位应通过招标方式确定，拟签合同正文及其补充协议（包括工程类合同设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议），应作为招标文件之附件一并发给投标单位，

投标单位需对其进行确认。但以下情形除外：

A）某项业务或产品已经集团审批确定了长期合作伙伴；

B）政府、行业垄断或媒体广告等具有垄断性质的业务；

C）按其他程序文件要求可以直接采购的业务。

5.1.4. 利益明晰原则：

合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推委、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就各类变更，如工程类合同设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。

5.1.5. 标准文本原则：

订立合同应采用公司统一制订的合同标准文本；尚未制订标准文本的，参照区域最相类似的合同标准文本。

5.1.

6. 事前签定原则：

对应该签定书面合同书并有款项收付容的业务需事先签订合同，然后开始履行。特殊紧急情况下，应有审批权限领导的审批，但应在一周按已审批签订书面合同，补全手续。

5.1.7. 诉讼原则（适用于工程类合同）：工程类合同条款中关于合同争议解决办法一律采用诉

讼方式解决，不得选用仲裁或其他方式。

5.2. 公司合同的类别详见《区域各公司合同分类及编号管理规》

5.3. 标准合同管理

5.3.1 合同标准文本由相关业务部门提出制定、修改与标准合同的执行，总经理办公室负责标

准合同的审核和定稿，并负责标准合同的统一发布实施。

5.3.2. 标准合同制定以实现公司利益最大化为原则，合同签署以签署本公司标准化合同和不

改变标准化合同原条款为原则，但商务条款可视交易容、合作方地方强弱等具体情形而有所变更。

5.3.3. 在客观条件发生重大变化（如国家法律法规、政府法令、客户重大投诉与诉讼、市场

变化等）使原有标准文本不再适用时，由业务部门提出修订建议，由总经理办公室进行审核，并会同财务管理部、成本管理部等相关部门审定。

5.3.4. 总经理办公室是标准合同的管理部门，负责持续评审、改进格式合同文本。工程类标

准合同日常管理由采购管理部负责。

5.4. 合同管理的一般流程

5.5. 付款管理

5.5.1. 指定月度资金计划

A）各业务部门每月上报三个月滚动资金计划，要求各部门根据年度资金计划统筹安排，并按实际情况动态调整。

B）财务管理部每月汇总各部门资金计划，在资金平台录入。

5.5.2. 制定集中付款资金计划

A）各业务部门每月在财务管理部规定日期前上报集中资金计划，要求必须对应各供应商，明细到单笔金额，同时列示索赔及罚款金额。

B）财务管理部按资金中心要求上报集中付款资金计划。

C）财务管理部按各业务部门资金计划准备资金，相关要求见《资金管理程序》，

5.5.3. 集中付款

A）付款满足的一般原则：

⏹合同性付款已签订满足和有效的合同，并满足合同要求的付款条件。

⏹非合同付款有相关款项发生法定原始单据及情况说明。

⏹款项包含在上报的集中付款计划。

B）各业务部门按时提交完整的付款资料，相关要求见《请款单资料要求》。

C）付款审核的一般原则：

⏹实质性原则即业务实际发生并达到付款条件。

⏹付款资料完整性。

⏹审批完整性。

各部门付款审核的具体要求，见《合同及付款审批流程表》相关要求。

5.5.4. 付款执行情况反馈

A）财务管理部每月集中付款后反馈付款情况，对退票及散单进行通报。各业务部门应从源头做起，加强与供应商的沟通，杜绝退票。

B）财务管理部每月反馈资金计划准确度。各业务部门加强计划性，不断提高资金计划准确性。

6.支持性文件

6.1. VKHN/RL004《区域各公司合同分类及编号管理规》

6.2. VKGZ-DC-01《质量管理体系文件及记录控制程序》

6.3. VKGZ-PS-05-02《工程及材料设备采购作业指引》