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技术资料归档管理制度
拟归档的技术资料指由公司完成或协助完成的工程项目，在承
接、实施、成果完成整个过程中所形成的具有可追溯性、证明性的和
有保存价值的文字、图形、声像等各种形式的历史记录。
1 技术档案管理依据及总体要求
为加强工程文件收集整理及档案移交工作，明确职责，规工程
文件收集整理及档案管理行为，充分发挥工程文件及档案在工程建
设与管理中的作用，根据《中华人民国档案法》、《建设工程文件归
档整理规》的有关要求，特制定本制度。
1.1 归档文件总体质量要求
1.1.1 工程文件的容必须符合管理方面的标准和要求。
1.1.2 工程文件的容必须真实、准确、与工程实际相符合。
1.1.3 归档的工程文件原件应为手写或打印件。签名必须本
人手签，不得打印。工程文件的书写一律采用黑色碳素墨水书写，
要求字迹端正，无缺、漏现象。不得使用红色墨水、复写纸、圆珠
笔、铅笔等，需要改错的，将错误用单斜线划掉，再在其右上方填
写正确的文字（或数字），禁止使用改正液、贴纸重写、橡皮擦、
刀片刮除或用墨水涂黑等方法。
1.1.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章
手续完备。
1.1.5施工监理文件按单位工程组卷；招标代理文件、设计监
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理与咨询、项目评估文件、施工图审查文件、工程管理及其它项目
按工程项目组卷。
1.1.6 根据工程文件的多少，立卷时可分册或不分册组卷。
1.1.7 工程档案整装方式、封面和装盒以及填写，按有关部门
的归档要求进行。
2 文件的分类立卷归档要求
2.1各类型项目完成后，应将实施过程中形成的各种有关工程资
料收集、整理成最终的项目文档及时立卷，由公司相关部门指定专
项责任人进行资料的分类、收集、整理并保证其完整性，统一向工
程管理科技术资料室进行归档。
2. 2 工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案
卷级，须填写工程档案交接单。
2. 3 工程档案的归档时间要求
2.3.1施工监理项目按独立的单位工程验收之日算起， 个月
完成相应单位工程的资料归档；
2.3.2 招标代理项目按独立的标段投标有效期到期之日算起，
个月完成资料归档；
2.3.3 公司投标的成果资料在项目中标公告发布之日算起，
个月完成资料归档（未中标项目的成果资料本部门自行保存）；
2.3.4 设计评估或受委托审查、设计监理与咨询、施工图审查
项目在标段审查完成（或较小项目整体完成）并提交建设单位之日算
起， 个月完成资料归档；
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2.3.5 其它技术咨询类项目应在成果提交建设方后 个月完
成资料归档。
2.4 工程档案的归档主要容要求
2.4.1设计监理与咨询、项目评估（审查）文件：（1）基础文
件，包括项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告、发改、规划
等相关行政主管部门的审批文件、专家评审文件；（2）咨询过程技术
文件及最终报告，包括与参建单位的来往文件、考察调研资料、产品
技术样本等过程及结论性文件；（3）校审记录原件。
2.4.2 施工图审查文件：（1）基础文件，包括主管部门初步设
计批复文件、报发改部门的初步设计报告、专家评审意见、工程地质
勘察报告、环境影响报告书、项目选址意见书、规划许可证书等 ；
（2）过程技术文件及最终报告，包括咨询或设计人员复核计算书、
调查资料及有关的会议纪要、最终审查报告及其它审查中形成的有效
材料；（3）校审记录原件。
2.4.3 招标代理文件：凡是在规定招标围的建设工程项目（包
括直接发包项目）的招标投标文件材料及有保存价值的材料均应归档
主要为（1）基础文件，包括招标方案、标段划分文件、与招标人或
其它相关单位会议纪要、工程量计算或来源的依据、标底计算书。（2）
过程文件及最终文件，包括招标公告、备案、报名资料、资格预审资
料、招标文件、标底原件、修改、答疑资料，投标、开标、评标、定
标资料等与招标相关的其它资料。（3）招标文件、标底校审记录原
件。
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2.4.4 施工监理文件：监理工程师在项目完成后，应将监理过
程中形成的各种和工程项目有关的工程文件整理成最终的工程监理
文档，及时立卷，并向公司技术资料室进行归档。最终的工程监理文
档包括：
（1）工程建设前提文件，包括工程建设的政府批准文件等、
合同文件，包括监理委托合同、监理部组成、施工合同、设备材料供
货合同；
（2）工程勘察设计文件，包括勘察报告、设计技术说明、设
计变更或通知、图纸会审记录等；
（3）施工组织设计和施工方案；
（4）监理工程师与有关方面之间的往来函件、通知、备忘录、
协议、申请、批复、联系单、工程会议纪要、监理工作日记与工程气
象记录、监理规划和实施细则、文件收发登记与记录等；
（5）工程质量评定、验收，包括隐蔽工程验收记录、中间验
收记录、现场检查、放线或观测记录、设备检验、调试验收记录、工
程缺陷、事故处理文件；
（6）工程支付证明、付款记录、索赔或变更处理文件，包括
现场工程量的计量、价格确认等；
（7）其它需归档的文件。
2.4.5其它监测过程产生有效的材料。
2.4.6工程管理文件：管理考核咨询项目：合同、管理考核
过程资料。
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2.4.7其它技术咨询：参照同类项目执行。
3．档案的管理和借阅
3.1 借阅人有对所借档案容对外的责任。借阅公司一般性的技术
档案须经部门主管以上人员批准，借阅公司投标文件、标底文件、重
要咨询成果类文件须经公司分管及以上领导批准。案卷一般只能在技
术资料室查阅，如因特殊情况，经公司分管及以上领导同意，办理借
阅手续后方可借出。
3.2 外单位借阅档案时，必须持单位介绍信，经公司主管领导批
准后方予借阅。
3.3查阅时必须爱护案卷，不准折叠，不准拆卷，不准在文件上
涂写或修改，不得抽走卷任何材料。
3.4 借阅技术档案应按时归还，预计到期不能归还者，应提前办
理续借手续。
4．档案的鉴定和销毁
4.1档案的保管期限应遵照国家及相关法规的规定。原则上工程
档案保管年限与工程设计使用年限相同，如认为确无保存价值的文
件，相关人员提出销毁的建议，经主管领导审批销毁。
4.2 凡是决定销毁的档案，必须认真登记造册，并必须履行签字
手续，销毁时应有专人监销，销毁后监销人应签字确认。
5．技术资料归档的督促、检查与通报
5.1工程技术资料的收集、保护与归档作为项目负责人和相关技
术人员岗位责任制的一项重要容，工程资料必须与工程进展同步。
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5.2 各部门应督促项目部及时进行资料归档，相关人员调离时部
门应指定专项责任人负责项目资料的归档工作。总工办组织相关人员
对项目归档情况进行检查，向全公司公开通报相关情况。
5.3 对项目完成后在本制度规定时限未归档的项目负责人及有
关责任人予以通报并限期归档，被通报的人员当期考核不得评为优
良。
5.4 对通报后在限期仍未按要求提交归档资料或归档资料不合
格的有关责任人，给予通报批评，被通报批评的人员，年度考核不得
评为优良并按照每一个项目扣罚 人民币的办法进行处理。
6．相关记录
6.1 卷目录参考形式
6.2 工程档案交接单
6.3 技术档案借阅卡
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卷目录
项目负责人（总监）： 案卷号:
序 号 文 件
编 号
责任者 文件材料题名 日 期 页 号 备 注
1
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13
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移交人: 日期: 接收人: 日期:
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工程类型：
（XXX）工程
档 案 交 接 单
本单附有目录 ，包含工程档案资料 卷。电子盘 片，
电子盘容 。
归档或移交部门：
项目负责人/总监理工程师（签字）：
部门管理员（签字）： 年 月 日
技术资料室经办人
（签字）： 年 月 日
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技术档案借阅卡
档 案 信 息 栏 借 阅 信 息 栏
档 号 调卷部门
档案名称
容摘要及 调阅用途
调卷人（签字） 借出日期 年 月 日
实际使用人 拟还日期 年 月 日
签 字 确 认 栏
部门领导签字： 年 月 日 公司领导签字：
年 月 日
实际归还日期 年 月 日
接收人检查、
签字
年 月 日
归还人（签字）