采购工作流程，采购货物质量与价格控制规范为落实货品采购作业管理，确保采购工作顺畅，特制定本规章。

一、采购工作流程1、采购必需求的提出采购部应依据公司库存状况、库存数量、采购前置期等要求，开立采购请购单；应注明货品名称、规格型号、数量、必需求日期及备注，经上级主管领导审核，并依采购核准权限送呈相关人员批准。

2、采购核准权限采购日常经营必需要的临时用品及金额预估在人民币1000元以下的，由各店店经理核准；采购金额预估在人民币1000元以上的，由上级主管总经理核准交由集团采购部采购。

3、公司采购方式一般有以下种类：A、集中采购：通用性物资，尽量采纳集中采购方式。

B、合约采购：常常性物资，尽量采纳合约采购方式，以确保货源品牌、质量与价格之稳定。

一般采购：除〔A〕〔B〕以外之物资，采纳随必需求而采购之方式。

4、采购作业规定4.1询价、议价采购部接获核准后的《采购计划单》，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；供应商提供报价之货品规格与采购规格不同或属代用品时，采购部应报主管领导及必需求部门确认；专业材料、用品或项目，采购部应会同相关部门审批；采购议价采购交互议价之方式；议价应注意质量、交货周期、服务兼顾。

4．2呈核及核准采购部询价、议价完成后，于《采购请购单》上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明；报价单，经主管领导审核，并依采购核准权限呈核；再呈主管副总经理核准。

4．3定购作业采购部接获经核准之《采购请购单》后，应尽快向供应商定购物资货品，并以或形式确认交期；假设属一份定购单多次分批交货的情形，采购人员应于定购单上明确注明；采购人员应控制物资定购交期，及时向供应商跟催交货进度。

4．4验收与付款依相关检验与入库规定进行验收工作；依财务管理规定，办理供应商付款工作。

二、采购价格管理为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。

1、报价依据产品部提供图纸，作为采购部成本分析之基础和供应商报价之依据；非通用物资，一般由供应商先提供样品，供产品部确认可用后，方予报价。

2．2价格审核供应商接到图纸后，于规定期限内提出报价单；采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据；采购人员以《报价单》一式三份呈采购部主管审核，认为必需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由采购部主管亲自与供应商量价；采购部主管审核之价格，呈分管副总经理审核，并呈总经理确认批准；副总经理、总经理均可视必需要再行议价或要求采购部进一步议价；《单价审核单》经核准后，一联转财务，一联由采购部存档，一联转供应商。

2．3价格调查已核定之材料，采购部必需常常分析或收集资料，作为降低成本之依据；本公司各有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参照；已核定之物资采购单价如必需上涨或降低，应以《报价单》形式重新报批，且附上书面之原因说明；单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程；在同等价格、质量条件下，涨跌后采购应优先合计与原供应商合作；为配合公司成本降低策略，原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合；采购数量或频率有显然增加时，应要求供应商适当降低单价。

1．采购成本分析3．1成本分析项目成本分析系就供应商提供之报价的成本估计，逐项作检察、评估，以求证成本之合理性。

一般包括以下项目：直接及间接材料成本；工艺方法；所必需设备、工具；直接及间接人工成本；制造费用或外包费用；营销费用；税金；供应商行业利润。

3．2成本分析之运用以下情形时，应进行成本分析：新材新、新产品无采购经验时；底价难以确认时；无法确认供应商报价之合理性的；供应商单一时；采购金额庞大时；为提升议价效率时。

3．3成本分析表的提供方式成本分析表提供方式一般有：由供应商提供；由采购部编制标准报价单或成本分析表，交供应商填妥。

3．4成本分析步骤成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：确认制定是否超过规格要求；检讨使用材料之特性与必要性；计算各方案之使用材料成本；提出改善建议并检讨；检讨加工方法、加工工程；选定最合适之设备、工具；作业条件的检讨；加工工时的评估；就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。

3．5成本分析注意事项利用自己或他人之经验；应用会计查核手段；利用技术分析方法；向同类供应商学习；建立成本计算经验公式；提升议价技巧。

三、采购质量管理规范采购过程的质量管理规定，使采购质量管理有章可循。

1．适用范围本公司物资采购、验收、索赔等过程的质量管理。

2．采购质量管理规定2．1文件资料要求物资定购前，本公司应提供以下文件资料，或在定购单、采购合约内予以明确规定：定购物资之规格、图纸、技术要求等；产品技术精度、等级要求；各种检验规范、标准或适用规格；所必需之产品认证要求或公司质量管理体系认证要求。

2．2合格供应商之选择物资采购，除经总经理特准外，均必需向合格供应商定购。

合格供应商一般要求符合以下条件：经本公司供应商调查，列入合格供应商名列；经本公司供应商评价，资讯等级在B级以上；提供的样品经本公司确认合格；类似物资以往采购之优良记录；同业中之佼佼者。

2．3质量确保协议物资采购，应由供应商承负质量确保之责任，并在定购前明确，本公司要求供应商承诺以下质量确保：供应商质量管理体系必需符合本公司指定之质量确保系统、如ISO9000或QS9000体系等；供应商应确保产品制造过程的必要控制与检测；供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验；供应商应随货送交其出货质量检验合格之记录；接受本公司必要之供应商调查、评价及辅导；确保对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承当与赔付。

2．4进货验收之规定供应商提供之物资，必需经过本公司采购、质检验收、仓库等部门人员之相关验收工作，主要包括以下项目：确认定购单：核对供应商之交货单与本公司之定购单。

确认供应商：对有两家以上供应商之物资，应确认物资来源有无错误或混乱。

确认送到日期：用以确定厂商是否如期交货，以作为评价、奖惩之依据。

确认物资的名称与规格：避免交货错误之发生。

盘点数量：确认交货数量与进料验收单及数量是否一致，是否超出定购单规定之数量。

质量检验：质量监督部外检组依进货检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合质量要求。

处理短损：依据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔。

退还不合格品：对检验不合格之物资，退供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔。

物资标识：对检验合格物资，检验员应进行标示，入库后应予以坚持标识，以确保后续质量之可追溯性〔如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便〕。

2．5质量纠纷处理有关采购物资发生规格不符、质量不合格、交货延迟、破损短少、使用不良等状况之处理流程统称为质量纠纷处理。

具体规定如下：2．5．1处置依据以双方事先约定之质量标准作为处置依据，并于定购单上具体说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。

2．5．2采购物资退货与索赔拟退回之采购物资应由仓管员盘点整理后，通知采购部；采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品；现货供应之退货，要求供应商改换合格之物资；订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止；确属无法修复或供应商技术能力不够时，可取消订单，另觅供应商；退货情形依定购合约条款办理扣款或索赔；双方事前没有明确定购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。

2．5．3采购其他索赔规定由供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔；破损短少情形，由供应商补足合格物料，假设由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔；因供应商原因导致物资在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔；其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供应商索赔。

2．5．4国外采购物资退货与索赔因规格不符或品质不良引起之退货及索赔规定如下：要求供应商储运改换合格物资或将不合格品退供应商修复；退货或补运之费用由供应商负责；由此造成之本公司损失，依双方合约向供应商索赔。

2．5．5国外采购其他索赔规定发生破损短少情形，向保险公司索赔或航运公司索赔；发生短卸情形，向航运公司及保险公司索赔；发生短装情形，向供应商索赔；上述索赔依合同规定处理。

四、询价与议价流程规范采购方式，制定询价、议价流程，使之有章可循。

1．适用范围凡本公司之物料采购方式。

2．采购方式规定2．1采购方式确定依据采购部依据以下因素确定最有利之采购方式：物资使用状况；物资必需求数量；物资必需求频率；市场供必需状况；经验；价格。

2．2采购方式本公司物资采购方式一般有以下种类：集中计划采购：本公司通用性物资，以集中采购较为有利，依按时或定量之计划进行采购。

合约采购：常常使用之物资，采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物资供应来源，简化采购作业。

采购方法同上，依按时或定量之方式进行采购。

一般采购：除〔1〕〔2〕之外的物料，采购部依《采购计划单》逐单位办理询价，议价之作业。

1．询价、议价3．1询价凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；确属货源紧张、独家代理、专卖品等特别状况，不受〔1〕条所限；凡属合约采购项目，采购部依合约之价格核价，不必需另询价。

合约条件发生重大变化除外；如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；凡属可作成本分析之采购项目，采购部应要求供应商作成本分析，以作议价之参照；选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；询价后，应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。

3．2议价询价后，选择两家以上供应商进行交互议价；议价时应注意质量、交期、服务兼顾。

3．3询价、议价注意事项3．3．1议价优势掌握以下状况、采购部应强化与供应商量价：市场价格下跌或有下跌趋势时；采购频率显然增加时；本次采购数量大于前次时；本次报价偏高时；有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；公司策略必需要降低采购成本时；其他有利条件时。

3．3．2其他注意事项专业材料、用品或项目，采购部应及时与主管领导汇报，共同询价与议价；供应商提供报价之物资规格与采购规格不同或属代用品时，采购部应送相关部门确认后方可议价；询价之供应商应属合格供应商或经总经理特准之供应商。