企业制度-执行类制度名称北海炼化文件编制规范制度编号GBHLH-B0703-43-001-2012-1-T3.01.001制度文号/制度版本 1 主办部门综合管理部所属业务类别企业改革管理/制度建设与管理会签部门监督检查者综合管理部审核部门综合管理部解释权归属综合管理部签发日期2012年11月19日废止说明原《中国石化北海分公司文件编制规范》[GBHSH-B0703-43-002-2011-1-T301]同时废止。

生效日期2012年11月20日制定目的明确公司体系文件（包括制度）的结构、内容、格式、命名、编号、字体字号等编写要求,以确保公司体系文件编制规范化,并具有简明性、可操作性。

制定依据《中国石化制度管理办法》（中国石化企〔2011〕395号）及国家《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》（GB/T 1.1—2009）。

适用范围中国石化北海炼化有限责任公司中国石油化工集团北海石化有限责任公司约束对象一体化管理体系文件编写涉及的相关制度北海炼化文件控制程序业务类别企业改革管理/制度建设与管理北海炼化记录控制程序业务类别企业改革管理/制度建设与管理北海炼化管理体系办公自动化系统应用管理规定业务类别企业改革管理/制度建设与管理所属层级企业制度-执行类—1—1 基本要求1.1本规范所称文件是指公司一体化管理体系文件。

1.2本规范规定了公司内部所使用文件的分类、编号以及文件的编写格式。

1.3 公司文件实行“统一归口管理、业务分管负责”的管理原则。

1.4文件的分类、编号由各文件业务主管部门按照本规范要求确定。

1.5 文件的编写格式执行本规范所确定的模板及有关要求。

1.6文件必须符合国家、地方现行法律法规要求；符合相关行业标准、规范及中国石化相关规定的要求；符合公司一体化管理体系涵盖的各项标准的要求。

1.7所有文件必须在公司“管理体系办公自动化系统”中发布。

1.8未作特别说明的文件，均适用于中国石化北海炼化有限责任公司及中国石化集团北海石化有限责任公司。

2 术语和定义下列术语和定义适用于本规范2.1 文件信息及其承载的媒体，媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。

包括：手册、管理性文件、技术性文件、岗位说明书、记录格式（表格、表单、表样）、模板格式、业务流程图及外来文件等。

2.2 受控文件需要对文件的编写、审查、批准、发布、编目、标识、归档、使用、处理、更改等过程进行控制的文件，公司员工在工作中须以现行有效受控文件为依据，更改时须追溯更新：“管理体系办公自动化系统”上能查阅到的现行有效文件均为受控文件。

2.3 非受控文件提供公司内部员工学习或提供给顾客、相关方参考的资料，内容虽与同版本受控文件一致，但不能作为执行和判定的依据，在文件更改后不对它进行追溯更新。

2.4 记录格式和模板格式记录格式：用于记录管理所要求数据的文件，记录格式大部分为表格。

模板格式：用于规定文件（包括记录）格式的文件。

2.5 记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

当记录格式填入数据后即成为记录，包括原始记录和通过对原始记录进行初步整理、归纳后所形成的台帐等。

本规范所称的记录仅限于管理体系所要求的证据文件。

2.6 手册—2—本规定所称的手册特指公司管理手册、职责划分手册和内部控制手册等三大手册的总称。

管理手册是用来阐述并规定公司管理体系的方针、目标、基本结构、范围、过程/要素之间的相互作用等内容的纲领性文件。

职责划分手册是基于公司各项业务管理要求，明确责任部门、横向部门和执行单位（部门）的职责、权限及相互关系的文件。

内部控制手册是按照中国石化股份公司内部控制手册要求结合本公司实际情况而编制的本公司范围内使用的内部控制手册。

2.7 程序文件本规定所称的程序文件特指依据体系管理要求，用文本描述某些特定过程/要素的文本文件，通常是针对管理手册某过程/要素的进一步阐述，或针对某项复杂业务管理作概括性描述，其下还可有其它文件予以支撑。

2.8 业务流程图业务流程图是指根据职责划分，用图形、文字、符号等形式图形化表述的工作程序。

2.9 管理性文件指对公司内部需要协调统一的管理事项做出规定的文件，一般称为“制度”，如手册、程序文件、管理规定、办法、细则等文件及相关记录等。

2.10 技术性文件指对需要协调统一的技术事项做出规定的文件，如技术标准、试验方法、各类操作规程、检定（修）规程、工艺卡片及相关记录等。

2.11 岗位说明书指对公司岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、工作标准和考核评价内容等做出具体规定的文件。

2.12 外来文件公司执行相关法律法规和其它要求的管理规定，识别来自公司外部的文件，其中直接采用的这类文件称为外来文件。

2.13 受控通知用于布置工作，阶段性有效的规范性文件。

2.14 会议纪要会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项，要求相关单位执行的规范性文件，需经相应权限的与会领导签发。

2.15 受控公文特指按受控要求分发管理的公司公文。

3 职责—3—3.1 综合管理部负责制（订）本规范，并监督执行。

3.2各单位负责按照本规范的要求进行文件的编写工作。

4 文件层次、类型及编写要求4.1 文件层次、类型为：4.1.1 第一层次文件，主要指：T1——管理手册、职责划分手册和内部控制手册，其中管理手册是公司管理体系的纲领性文件，是管理体系的总纲。

4.1.2 第二层次文件，主要指：T2——程序文件、业务流程图；4.1.3 第三层次文件，主要指：T3——管理性文件；T4——技术性文件；T5——岗位说明书；T6——记录格式；T7——模板格式；T9——部门级文件外来文件；受控通知；会议纪要；受控公文。

4.2 编写要求4.2.1 总体要求文件要按照规范要求编制，以确保文件编制规范化，并具有简明性、可操作性。

针对某项活动或过程应编制一项单独的文件。

文件所规定的的条款应明确而无歧义，并且：——内容完整；——描述清楚、准确，相互协调；——通俗易懂；——在清晰、明确地说明控制要求的情况下，尽量简化；——文件中使用的词语应当确定，尽可能不使用“一般应”、“原则上”等模棱两可的语句；——同一事项仅能在一个主导文件中表述，相关文件的描述应统一，尽量避免多处表述引起歧义，相关文件可按照管理要求进行引用。

在同一文件应用场合只能有一份文件描述单一事项，不应同时有两份不同的文件描述此事项。

4.2.2 统一性—4—为了达到所有文件整体协调统一的目的，文件结构、格式、文体力求统一；所使用的名词、术语、量值单位及其符号、图形符号、缩略语、代号、公式和其他技术内容应保持一致；每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义；当编制的文件有模板的应使用模板。

4.2.3 稳定性文件的名称、编号应保持相对稳定，确保其它文件对其进行准确引用。

4.2.4 适用性文件的内容应通俗易懂，便于实施，文件的条款编号应便于被其它文件所引用。

4.2.5 格式要求4.2.5.1 T3层次文件采用T3文件模板（17.3）进行编制。

4.2.5.2 T1、T2层次文件编制采用文件正文模板（17.2）进行编制。

4.2.5.3 T4、T5～T9层次文件由专业主管部门按照专业要求编写，模板可参照17记录中的相关模板进行编制。

5 文件命名5.1文件名称要求简练，并明确表示出文件的主题，使之与其它文件相区分。

5.2文件名称不得使用“试行”或“暂行”等字眼。

5.3 命名格式：5.3.1 T1、T2文件的命名T1手册按照：“北海炼化××××手册”进行命名；T2程序文件按照：“北海炼化××××控制程序”进行命名；T2业务流程图按照：“北海炼化××××业务流程图”进行命名5.3.2 T3文件的命名T3管理性文件的名称应按：“北海炼化××××制度/程序/规定/手册/办法/规范/规程/细则/实施细则”等进行命名，如“北海炼化文件编制规范”。

5.3.3 T4文件的命名T4技术性文件的名称应执行相关专业技术管理要求，按“××××操作法/工艺卡片/规程/方案/预案”等进行命名。

5.3.4 T9文件的命名T9部门级文件的名称应按：“北海炼化××××部××××规定/操作法”等进行命名，部门应写全称，如“机动工程部、运行二部、包装中心”。

示例：“北海炼化运行二部机泵盘车管理规定”。

5.3.5 其它文件命名其它文件命名参照T3、T4文件命名规则。

—5—6 文件编号文件编号在“管理体系办公自动化系统”中已预设自动编号，业务部门在起草文件时须检查自动生成的编号是否符合以下编号规则。

6.1 T3类文件的编号方法T3类文件的编号格式为：CT3类文件的编号由7个部分组成，每部分之间用“-”分开，分别说明如下：——“GBHLH”：G为股份公司，BHLH为北海炼化公司；——“EEEEEEE”：代表业务类别，最长为7位码，编码根据业务类别长度不同，不做补位。

大类制度是3位码，中类制度是5位码，小类制度是7位码。

其中第1位表示A类或B类，第2、3位码表示大类序号，为01-18的数字，第4、5位码表示中类序号，为01-10的数字，第6、7位码表示小类序号，为01-15的数字，当文件在“管理体系办公自动化系统”中起草时，通过选择文件类型后自动产生；——“43”：4表示企业制度，3表示执行类，表明公司制度均为企业制度执行类，本部分固定不变；——“FFF”：代表公司内T3文件的大流水号，为001-999的数字，以颁布年份为周期，每年从001开始重新编号，当文件在“管理体系办公自动化系统”中起草时，由系统按顺序自动产生；——“DDDD”：代表颁布年份，例如2012年颁布即为“2012”；——“B”：代表当年的版本号，为1位码，以颁布年份为周期，每年从1开始重新编号，当年内修订一次变为2，以此类推；——“C”：“T3”：代表管理性文件（规章制度）；“AA”：代表单位代号，见附录A；“CCC”：代表该T3文件在部门内的小流水号，从“001”开始编号，该流水号终身不变，在同一部门内该流水号具有唯一性。

6.2 T1、T2、T4、T5、T6、T7、T9类文件的编号方法T1、T2、T4、T5、T6、T7、T9类文件的编号格式为：GBHLH-T*C.DDDDT1、T2、T4、T5、T6、T7、T9类文件的编号由2个部分组成，每部分之间用“-”分开，分别说明如下：——“GBHLH”：G为股份公司，BHLH为北海炼化公司；——“T*”：代表文件类型。