1目的为规范在项目管理过程中形成各类信息档案和影像资料，具有真实性，完整性和有效性，并符合公司管理体系运行的相关规定，满足工程竣工备案和城建档案的归档要求，特制定本作业指导书。

2适用范围适用于本公司承接的项目管理项目，在实施服务过程中项目部的档案和影像管理工作。

本作业指导书以上海市档案相关规定为主要编制依据，外省市项目按当地档案规定要求可作相应调整。

3术语与定义3.1项目管理信息资料项目管理信息资料是指在项目管理工作之中所形成的反映项目管理工作情况的信息，具体包括文字、图表、影（声）像、计算机软件、光盘等。

3.2建设项目（工程）文件指建设项目在建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括前期文件、设计文件、施工文件、科研文件、竣工文件和竣工图。

3.3前期文件在建设项目（工程）开工以前的立项、审批、征地、招投标等过程中形成的文件。

3.4 设计文件在建设项目（工程）勘察设计过程中形成的文件，包括勘察报告、方案设计、初步设计、扩初设计、复杂过程的技术设计、施工图设计等文件。

3.5 施工文件在建设项目（工程）施工过程中形成的文件，包括施工技术文件、设备文件、监理文件。

3.6 科研文件在建设项目（工程）建设过程中与本项目配套的科研课题研究中形成的文件。

3.7 竣工文件在建设项目（工程）竣工验收活动中形成的文件。

4引用文件4.1《城市建设档案管理规定》建设部令第６１号4.2《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001 4.3《建设项目（工程）竣工档案编制技术规程》DG/TJ08-2046-20084.4《建设工程项目管理规范》GB/T 50326-2006 4.5《管理手册》4.6《文件控制程序》4.7《记录控制程序》4.8《工程项目管理服务质量控制程序》5职责5.1公司技术负责人批准发布项目管理档案与影像资料管理作业指导书，负责重点项目档案资料交付审核。

5.2事业部/子公司技术负责人对项目部影像档案资料管理工作监督，对一般项目档案资料交付审核。

5.3项目经理项目信息资料管理的第一责任人，负责对项目信息资料管理的组织策划，落实专管人员，明确各专业监理人员的相关职责和要求，配置管理设备，并对项目部的信息资料工作负责指导、检查和验证。

5.4专业工程师各专业项目管理人员负责本专业范围相关项目管理信息资料的记录、收集、整理和编制等工作。

5.5信息管理员/资料员负责项目管理信息资料的分类编目、存储传递、立卷归档、有序管理和档案移交等工作。

6工作内容及实施6.1信息资料管理步骤：收集→存储→传递→反馈。

6.1.1信息资料的收集6.1.1.1项目部对本项目服务过程中产生的各类信息资料，按照项目管理规范、文件归档整理规范和地方档案管理规定等有关规定要求进行收集。

6.1.1.2对于公司知识管理需要的信息，按公司相关管理规定进行收集；6.1.1.3对于公司业绩管理需要的信息按公司相关管理规定进行收集。

6.1.2信息资料的存储6.1.2.1信息资料可采用书面文件、影像、电子媒介等方式存储；6.1.2.2信息资料应完善目录体系，合理分类编目，有序存放；6.1.2.3对反映顾客满意度、咨询服务质量需进行统计分析的结果性资料应形成书面文件。

6.1.2.4信息资料存储按公司和国家管理规定，分为长期、短期、永久保存期限。

6.1.3信息资料的传递6.1.3.1各类信息资料可以会议或传阅方式进行传递，并留下记录；6.1.3.2项目管理服务的阶段性成果可以专题性报告和月报形式向上一级有关部门报告；6.1.3.3通过管理网络发布和传递相关信息应履行公司规定批准手续，以密码授权形式实施，确保文件传递的保密性；6.1.3.4信息资料的发出或借阅应建立发文或借阅登记手续。

6.1.4信息资料的反馈6.1.4.1对发出需要反馈的信息资料均应有封闭处置和归档的要求；6.1.4.2对涉及不合格服务纠正、预防措施和实施效果，应按公司控制程序进行处理和反馈。

6.2信息资料的管理要求6.2.1各类资料应按分类存放在资料文件夹（盒、袋）中，对号入“座”；6.2.2各文件夹（盒、袋）应按分类编号醒目标出资料类别及名称；6.2.3每个文件夹（盒、袋）内应对放置的资料建立有清单目录；6.2.4信息资料应按相关规定内容填写，责任人签字手续完善；6.2.5信息资料的书面文件应为打印或碳素墨水形成，利于长期保存；6.2.6信息资料中的各类用表应采用有统一规定的表式，特殊表式可根据要求自行编制。

6.2.7信息储存在硬盘、光盘及其它存储媒体的，也应参照纸质材料分类管理的规定进行管理。

6.3信息资料管理工作的质量标准6.3.1及时性：各类相关信息资料的收集、编制、存贮、传递均应在相应规定的时间段内完成。

6.3.2完整性：各类信息资料应按相应规定和要求，保证其完整性，不得有缺漏情况发生。

6.3.3真实性：各类信息资料应真实反映客观实际情况，不得形成无效的信息资料。

6.3.4符合性：各类信息资料应按相关规范、标准、规定进行加工整理，其格式、内容、审批签字手续等均应符合要求，形成有效的信息资料。

6.3.5有序性：各类信息资料应做到合理分类编目，有序管理，方便检索。

6.4项目部信息资料的分类编目应根据本工程的特点和信息资料内容的具体情况合理分类编目，见项目部信息资料台帐一览表。

6.5项目管理收文、发文管理6.5.1项目管理收文、发文应在收文、发文登记表上予以登记；6.5.2项目管理收文登记后，应及时呈交项目部相关责任人进行处理，并留下处理记录，并按信息资料分类存放。

6.5.3项目管理发文内容应描述准确、文理通顺无误并经项目部相关责任人审定和签发；6.5.4项目管理发文按规定要求完善相应签字手续，并留存原件归档。

6.6项目部各类工作台帐的建立与要求6.6.1项目管理部信息资料台帐该台帐是反映本项目所有信息资料的分类编目及归档情况的检索目录索引，做到分类目录与实际归档情况相吻合，卷内建立目录清单，合理有序，方便查询。

6.6.2建设项目政府报批资料管理台帐该台帐是反映本项目从项目建议书、可行性研究、立项、建设用地规划、建设工程许可、施工许可证的办理到竣工验收及竣工备案证得取得，所有资料的目录。

该台帐只要求相关资料齐全，目录清晰，方便查询。

该台帐具体内容见项目管理部资料台帐中B类文件中的前期立项、行政许可及竣工验收文档。

6.6.3建设项目专项审核管理台帐该台帐反映项目管理对消防、环保、民防、绿化、职业卫生、卫生防疫、抗震及防雷等项目的审核资料的汇总。

该台帐具体内容项目管理部资料台帐中B类文件中的专项审核文档。

6.6.4 建设项目配套手续管理台账该台帐反映项目管理对供水、供电、燃气、电信、技防及临水临电的报批审核资料的汇总。

该台帐具体内容见项目管理部资料台帐中B类文件中的配套审核及备案手续文档。

6.6.5项目管理影像资料目录台帐该台帐反映本项目管理咨询服务全过程中，各个工程阶段拍摄的工程照片（录像）资料，应按项目部编制的影像资料拍摄工作计划，见影像拍摄计划。

各单位工程开工前、施工阶段及竣工验收后的有效影像资料目录，每幅归档照片应按项目内容标注齐全，存在计算机中的影像资料编号应与目录相对应。

6.6.6项目施工管理工作台帐项目管理部在施工阶段应对安全与质量控制建立施工管理工作台帐。

台帐的具体要求见《施工管理与竣工交付作业指导书》。

6.7项目部影像资料管理工作6.7.1项目管理影像资料管理工作的必要性为体现上海市城市建设档案馆编制的《建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》（DG/TJ08-2046-2008）的要求，为此，项目部必须按规定要求做好影像资料管理工作。

6.7.2工程声影像拍摄留置的内容6.7.2.1开工前应拍摄以下内容：●原址、原貌、原重要地物●重要纪念物6.7.2.2地基及基础应拍摄以下内容●建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作●建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理6.7.2.3主体工程施工应拍摄以下内容●主体工程设计模型●施工现场整体施工情况●隐蔽工程的工艺制作及处理●钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接●反映主体工程的拉结筋布局，混凝土灌注质量●管道及设备工程、安装工程的管沟类型6.7.2.4工程施工组织及工程质量应拍摄以下内容●工程开、竣工仪式●工程施工中主要的质量检查、验收6.7.2.5工程竣工验收应拍摄以下内容●工程竣工后整体全貌●重点单项工程外形及室内功能6.7.3工程声像资料的质量要求1）工程照片应图像清晰，同一拍摄对象应能提供不同角度（阶段）的照片；2）以传统感光材料为载体的工程照片应报送7寸光面照片、底片和文字说明；3）使用数码相机拍摄，其影像不得进行后期加工，必须用专业照相纸打印出7寸光面照片，与刻录光盘一并移交。

数码照片图像分辨率必须达到1024*768像素以上，宜使用RAW格式拍摄。

4）工程照片文字说明内容应包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。

工程录像档案应图像清晰，解说正确。

工程录像档案规格应为PAL制式专业带。

录像带记录格式应为Betacam SP、Digital—Betacam、SX、IMX、HDCAM等以上格式的机器拍摄。

工程录像档案盒上应标有简要说明，内容应包括工程名称、录制人、审核人及批准人。

6.7.4项目部在启动时应按工程声影像拍摄留置的内容要求编制影像拍摄计划。

6.8公司归档的档案管理要求6.8.1档案编制内容与分卷要求工程项目完成并通过竣工验收后，应将项目部的信息资料进行整理归档、分卷装订成册报项目管理公司核验。

归档范围及内容为：●项目管理合同；●项目管理大纲；●项目管理规划；●项目经理任命书；●项目管理专项实施方案；●项目管理部向业主、施工单位、监理、政府等有关部门发出的联系单；●项目管理指令；●项目管理各类工作会议纪要；●项目管理月报、日记；●项目管理工作总结；●工程项目竣工验收报告及竣工备案资料。

6.8.2档案的编制要求6.8.2.1规格尺寸：卷内文件资料的幅面规格尺寸为16开或4号图纸（297×210mm），左边与上边平齐，左边留2.5cm装订距离。

6.8.2.2立卷与装订：每卷立卷厚度不得超过4cm；每卷页码编号从“1”开始，正面在右下较，背面在左上角（注：封面、卷内目录页、备考表及空白页不编号）；一律用线装订（注：三孔左侧装订法）。

6.8.2.3案卷编号：档案盒封面档案号由档案接受单位编制。

6.8.2.4卷内目录编制，见卷内目录表式。

6.8.3档案的报送6.8.3.1一级工程项目或项目管理费取费在100万元以上的项目，竣工后三个月之内，由公司向归口档案管理部门归档；100万元以下的项目向公司报送。

6.8.3.2档案移交手续：按项目档案移交要求，见项目档案移交清单，办理移交手续。