1 公文管理制度 第一章 总 则 第一条 为提高公司公文质量和行文效率，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，现结合公司实际情况，制定本制度。 第二条 公文是公司在经营管理过程中形成的具有高度权威性、行政约束力和规范体式的文书；是公司发布各种重大决策、规章制度，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种重要工具。 第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联衔接有序的工作。 第四条 公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全、统一。 第五条 公文处理必须严格遵守公司相关保密规章制度，确保公司商业秘密的安全。 第六条 各子公司领导应高度重视公文处理的管理工作，并加强对本公司公文处理工作的指导和检查。部门负责人为本部门公文处理工作的负责人，并应指定专人负责具体公文处理工作。 第七条 本制度中“公文管理部门”指各公司办公室或相应部门，“文秘人员”指秘书或相关人员。 第八条 本制度适用于集团公司各部门及各子公司。
第二章 公文种类 第九条 常用公文种类主要包括： （一）指挥性公文 2
1. 决定 适用于安排重要事项或者重大行动，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当决定等事项。 2. 决议 适用于经过会议讨论通过并要求有关单位或个人贯彻执行等事项。 3. 批复 适用于答复下级单位请示事项。 （二）知照性公文 1. 通知 适用于传达需要办理、执行或周知的事项，适用于发布规章制度、批转和转发公文。 2. 通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 3. 函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （三）报请性公文 1. 报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 2. 请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 3. 简报 适用于汇报工作、交流信息、指导工作、宣传教育等事项。 （四）其他公文 1. 议案 3
适用于提请审议事项、提请审议重大方案、提议审议人员任免等事项。 2. 意见 适用于提出执行意见，要求批转执行或提供参考意见的事项。 3. 会议纪要 适用于记载、传达会议精神和有关情况。 第十条 其他计划性、记录性、经济类、讲话类、合同类及日常各类公文，应参照本制度规定并结合日常规范行文。
第三章 公文格式 第十一条 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄报单位、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 （一）涉及公司秘密的公文，应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”公文应当标明份数、序号。 （二）紧急公文应当根据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”。 （三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，联合发文，主办单位排列在前。 （四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。各子公司发文字号应有明确规定，不可随意编制，发文字号说明应报上级公司备案。 各部门制发公文可自行编号，并在本公司公文管理部门备案，但不得使用公司代字。 （五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文 4
种类。公文标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。 （六）主送单位为公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （七）公文中如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （八）公文除“会议纪要”外，应当加盖相关印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。 （九）成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以会议通过日期为准。 （十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 报送政府有关主管单位的公文，应当在附注中注明联系人姓名和电话。 （十一）主题词是用于揭示公文内容，便于检索查询的规范词。主题词标引一般不超过5个，标引顺序是先标类别词，然后标类属词，最后标文种词。在标类属词时，先标反映内容的词，再标反映形式的词。 （十二）抄报单位指除主送单位外需要知晓公文的其他上级单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或者知晓公文的其他有关单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十四）公文中各组成部分的标识规则参照《公文格式》（附件1）和《公文样式》（附件2）标准执行。 第十二条 除特殊需要外，公文用纸一般采用标准A4型纸张（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 5
第四章 行文规则 第十三条 行文应当确有必要，注重效用。 第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。若遇以下特殊情况，可以越级行文： （一）情况紧急、特殊，逐级上报将延误时机造成重大损失的问题。 （二）上级公司指定可以越级上报的问题。 （三）多次请示上级公司，未有明确答复，而且需上一级公司解决的问题。 （四）直接上下级公司之间有分歧、争议，无法解决，需报上一级公司审批的问题。 （五）对上级公司的检举。 上述越级行文，除对上级公司的检举之外，应同时抄报越过的上级单位，以便上级公司了解情况，协助办理。 第十五条 公文作者必须是能够以各自名义行使职权和承担义务的公司、组织、部门或代表人。 第十六条 公司各部门之间依据部门职权可以相互行文和向下级公司有关业务部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，部门及其内设机构一般不得以部门名义向下级公司正式行文。如需行文，应报公司领导批转或由公司办公室转发。因工作需要确需直接向下级公司正式行文的，应当报经公司领导批准，并在文中注明经公司领导同意。 部门及其内设机构不得向上级公司正式行文。 第十七条 平行单位可以联合行文，联合行文应当明确主办单 6
位。 第十八条 联合行文一般由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，特殊情况可通过传真等形式会签。 联合行文的各单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。如擅自行文，上级单位或者公文管理部门有权责令纠正或者撤销。 第十九条 向下级单位或者本公司的重要行文，应同时抄报直接上级单位。 第二十条 请示的公文应一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应用抄送形式，但不得抄送其下级单位。 第二十一条 报告中不得夹带请示事项。
第五章 发文办理 第二十二条 发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮写、印制、用印、登记、分发等程序。 第二十三条 草拟公文应做到： （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合公司的规章制度。 （二）观点明确，条理清晰，内容真实，结构严谨，表述正确，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体年、 7
月、日。 （六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （七）应当使用国家法定计量单位。 （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （十）公文密级划分： 1. 绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害； 2. 机密：一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害； 3. 秘密：一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害； 4. 内部资料：一旦泄密会使公司利益遭受一般损害； 5. 公开资料：公开有助于公司利益。 （十一）公文紧急程度划分 1. 特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文； 2. 紧急公文，一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文； 3. 常规公文，是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。常规公文也要及时办理。 第二十四条 对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当先出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以 8
列明各方理由，提出建设性意见，并与有关单位会签后报送上级单位协调或裁定。 第二十五条 公文报送公司领导签发前，应当由公文管理部门进行审核，审核重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式等是否符合本制度的有关规定。 第二十六条 以董事会名义制发的公文，由董事长签发；以公司名义制发的公文，由总裁（或总经理）签发；对于一般业务性的公文，由公司分管领导签发。 第二十七条 公文正式印制前，文秘人员应当对文件进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。公文复核无误，由文秘人员按规定统一编号；经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 第二十八条 公司各部门、各所属公司应安排专人负责公文递送，并做好发文登记，填写《发文记录表》（附件3）。 第二十九条 异地办公的各公司之间公文往来，可采用传真方式，如有必要，再邮寄原件，同时在《发文记录表》上记录。密级文件，经公司主管领导同意后，方可邮寄。
第六章 收文办理 第三十条 收文办理是指收到公文后办理的过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第三十一条 收到公文后，文秘人员应进行审核。审核重点：是否应当由本单位办理；是否符合行文规则；是否符合公司有关规定；涉及其他公司或者部门职权的事项是否已经协商、会签；公文呈报过