文件命名规范
对一般办公文件来言，规范文件、文件夹命名如下。

一、文件的命名规范
文件命名的结构：项目命名词（或项目编号）_文件命名词_日期_V版本号.文件后缀例如：Doc_PCPIS Proposal_20101112_V1.0.doc
文件名称由四部分组成：第一部分为项目名称或编号，第二部分为文件的描述，第三部分为当前文件的日期，第四部分为文件阶段标识加文件后缀。

如果是同一版本同一阶段的文件修改过两次以上，则在版本标识后面加以数字标识，每次修改数字加1；当有多人同时提交同一份文件时，可以在版本标识的后面加入人名或缩写来区别。

二、文件夹的命名规范
标准的文件夹命名结构：项目命名词(或项目编号)_文件夹名称_日期_日期。

举个文件夹命名例子：Prj_PC PIS Project_20101112_完成日期。

第二个下划线后为空，等待工作结束时，添加工作结束的日期。

经过这样的命名，1、首先自己通过建立文件夹把文件进行整理和分类，便于自己的查找和使用；2、其次，在使用Windows的查找或者其他查询工具（如Everything）搜索的时候，会比较方便容易的查询出想要的文件；3、更重要的是，培养自己整理文件的习惯；4、四是可以知道文件的操作日期，这个日期可以是创建日期、修改日期。

为了更好的整理自己的文件，可增加了几个特殊的符号，用于标识不同状态的文件：
1、！（叹号）——标注重要的文件或者文件夹
2、#（井号）——标注等待处理的文件或者文件夹
3、@（@号）——标注正在处理的文件或者文件夹
对那些处理完毕的文件，应该放在合适的文件夹当中，因此不作特殊符号的标注。

这些符号的使用，是作为文件命名的首字应用，如此一个文件夹中，标注特殊符号的文件会排列在一块，查找和使用起来会比较方便。

三、电脑桌面的清理
电脑系统里增加新的文件时，先把文件放在桌面，然后对收集的新文件进行处理，处理完成后，归档到不同的文件夹当中。

如果需要持续多天进行处理的话，就一直放在桌面，直到处理完成。

文件处理的过程，就相当于清理桌面的过程。

桌面的清理，每天都要进行，尽可能的把堆在桌面的文件清理掉。

这些文件一般有两个归属，那些没什么价值的文件，直接删除；那些有些价值的文件，处理完毕后，归档到不同的文件夹当中。

处理中的、待处理的文件，就堆砌在桌面之上，随时的警告自己，要尽快的处理，留给自己一个清洁的桌面。

电子文档管理的COTA法则
每个人的计算机硬盘上都有相当多的电子文档，查找起来非常麻烦。

虽然有人已经开始用归整分类的方法，但没有科学的指导，仍然不得要领。

而COTA法则则是一个经过研究和实践，非常科学的管理方法，你好好使用的话，将使你的电子文档管理变的井井有条，效率倍增。

“COTA是4个一级文件夹名字的缩写，它们能够涵盖你所有的工作信息。

等我跟你讲一讲这个系统，你就会明白有效地组织信息、避免重叠是多么有用。

”
COTA认为，过多的分类文件夹只会增加你的负担，而只用Clients（客户）、Output （成果）、Teams（团队）、Admin（管理）4个分类文件夹（一级文件夹），即可涵盖所有属性的文件。

一般来说，这4个一级文件夹是建立在我的文档（My Documents）里的。

１.Clients（客户）文件夹包含的信息内容是“你的团队的内部或外部的客户”。

２.Output（成果）文件夹包含里的信息内容是“你的团队的产品和服务”。

３.Teams（团队）文件夹包含里的信息内容是“你的团队”。

４.Admin（管理）文件夹包含里的信息内容是“你的非核心工作任务”。

你的工作内容没有客户？你的工作内容没有产品和服务？COTA不适合你？
COTA相信，只要你真正理解了COTA，并根据自己的实际情况及时科学的分类，COTA是适用于任何不同的工作的：。