料检验日报表、温湿度记录表等。
文件编写结构
一份文件由以下几部分组成（适用于一、二阶文件）及三阶的操 作指引类文件 1.目的（说明制作这份文件的目的） 2.范围（文件适用范围及部门） 3.职责（各相关部门的职责描述） 4.定义（对文件中需要解释的作一个说明） 5.程序（说明作业的详细过程） 6.流程图 7.记录（此份文件会产生哪此记录） 8.附件（视情况需要） 9.参考文件（如国家标准或其他文件）
公司管理文件分类
一阶（手册）： 用以说明公司方针、组织、权责及质量系程序运作原则的文件
二阶（程序文件）： 用以执行各类业务或工作之依据 三阶（操作性文件）：将程序文件规定的作业技术等作细部描述成指导性文 件，如检验规范、作业指导书、BOM等。 四阶（记录）： 用以显示各项活动实际运作状况之文件表单记录，如来
DA SA HM
部门名称
工程部 资材部 品质部
代码
EN PM QA
三阶文件类别： a类：作业指导书、工艺流程 b类：机器设备、仪器操作指引、检验规范、标准 c类：物料清单、工程更改通知单、工程图纸等 d类；各种管理办法、规章制度及职务说明书等。
记录管理
记录涵盖范围: • 记录涵盖公司质量、环境管理体系所取得的结果或完成活动.
记录保存期限： • • 记录的保存期限（如部门没有特别注明）一般为三年. 如因法律和/或资讯保存或顾客要求而须保存的记录按顾客要求执行。
• 外部监测报告、事故报告、体系审核不符合项处理等记录保存5年.
文件管理
公司简称及文件代码
代码
公司简称 品质手册 环境手册 HS QM EM
文件名称
9001程序文件 14001程序文件 指导文件
代码
QP EP WI
文件名称
表格单据 外来文件
代码
FM WL
部门名称、代码
部门名称
总经办 市场部 财务部
代码
VR BK FI
部门名称
DIP生产 SMT生产 人力资源
代码
• 记录包括评审记录、文件分发回收记录、产品检验记录、测量和监控记录、事故报 告、应急记录、体检记录、保养维护记录、特种设备设施检验记录等等.
记录标识要求: • 字迹清楚、内容完整、不应有缺项、不宜使用涂改液、更改需签字确认.
• 记录的标题和格式设计应达到目的明理
• 文件的编号方法： • 一、二、三阶文件编号原则： • 由公司名称简称、文件类别、部门代号、流水号四部份组成，文件版本则 从A版开始，版次由A/0开始，如文件相应版次有修改，第一次修改版次号 就变为A/1，第二次、第三次修改版次号为A/2、A/3依次类推。当同一份 文件版次变更5次，也就是某一版次号为A/5时，如需修改就升为B/0、B/1 依次类推。如ZTQP-DC01，ZT表公司简称、QP表文件代码、DC表部门 代号、01表流水号。 • 一、二、四阶文件的流水号为两位数，为避免环境管理体系四阶文件编号 与质量管理体系四阶文件编号重复，环境管理体系四阶文件的流水号为四 位数，三阶文件的流水号为四位数。 • 三阶文件编号: • 在部门代号后面须加上文件类别（a,b,c,d)加以区分。 • 四阶文件编号原则： • 由表单编号、部门代号、流水号、版本四部分组成，表单版本则由A版开 始，若有更改就升级为B、C、D版依次类推。如FMDC01-A，FM表文件 代号、DC表部门代号、01表流水号、A表版本号。