改进措施（3/5)
加强沟通，拓宽外来文件接收、报送渠道
or
矿只有一台手动传真机，只能在上班时间内接收； 手动传真机与电话串联，过程中如工作人员接听办公电话，
将无法及时接受文件； 因只有一台传真机，如有故障，无法及时接收文件，只能采
用交通工具代送，导致及时办理时间延后。
缩短了文件接收时间，能及时 按照文件要求执行或上报材料
工作没有效率 做事没有方法，常运用自己所熟悉或直觉 想到的方法做事
受到周围很多因素的干扰
|8
诊断分析（5/8）
使用问题树查找问题的原因
公文流
程管理 效率低
送交 文件 效率
低
转办 效率
低
送交文件渠 道单一
呈送不规范 来文质量不
高
转办周期长
公文工作人员 责任心不够
公文工作人员 兼办其他工作
外来文件传送渠 道单一
| 13
改进措施（1/5）
原来的纸质呈报、送交批阅改成网络化批阅 从
改造前的呈文渠道——纸质
到
改造后的承办渠道——网络
转办周期长 领导批阅不及时 耗材浪费大 人工浪费
缩短了转办周期 领导批阅及时 减少耗材浪费 减少了人力资源、移动浪费
| 14
改进措施（2/5）
规范公文排版格式
文件格式、排 版不正确，请 重新整理呈报 ，谢谢！
内部文件、请 示传送渠道单 一
传递程序繁琐
日来文过多， 办理缓慢
领导公出多批 阅不及时
领导公务繁忙 批阅不及时
1 外来文件传送渠道单一 2 内部文件、请示传送渠道单一 3 呈报不规范 4 来文质量不高 5 传递程序繁琐 6 日来文过多，办理缓慢 7 公文工作人员兼办其他工作 8 公文工作人员责任意识不强 9 领导公出多批阅不及时 10 领导公务繁忙批阅不及时
| 20
项目收益（1/2）
2012年45.46万元，2013年31.209万元，节约14.251万元
| 21
项目收益（2/2）
2012年，每天办理各类文件、请示11份，延期办理文件、请示7份，失 误办理5份，原来传送1份文件需要5分钟。
2013年，每天办理各类文件、请示18分，延期办理文件、请示7份，失 误办理1份，现在传送1份文件只需1分钟。
工作效率低 |3
内容
▪ 项目背景 ▪ 诊断分析 ▪ 改进措施 ▪ 项目收益 ▪ 持续改善
|4
诊断分析（1/8）
公文转办流程（诊断路径）
各单位来文
办公室签收 、 登记拟办
办公室主任 提出拟办意见
送领导一批阅
领导一批阅
送领导四批阅
领导三批阅
送领导三批阅
领导二批阅
送领导二批阅
领导四批阅
送领导五批阅
领导五批阅
领导三批阅
领导一批阅
领导四批阅
领导五批阅
领导六批阅
办公室主任 审核
办公室 签收、 拟办
单位呈报
领导六批阅
承办部门 | 18
内容
▪ 项目背景 ▪ 诊断分析 ▪ 改进措施 ▪ 项目收益 ▪ 持续改善
| 19
项目收益（1/2）
2012年，耗费纸张15.5包，油墨55盒，碳粉9盒，维修5次，硒鼓8个，订书针5盒，蜡 纸8盒；2013年，消耗纸张8.5包，ห้องสมุดไป่ตู้墨40盒，碳粉6盒；维修3次，硒鼓5个，订书针 3盒，蜡纸6盒。
| 10
诊断分析（7/8）
工作设 想
现状
意识淡薄 被动应付 职责不清
过程中
领导重视 统一思想 理清思路 杜绝“两张皮”
最终目的
认识到位 主动工作 责任明确 脚踏实地
| 11
工作设想
二工区
先以二工区为试点运行， 成熟后全矿覆盖
| 12
内容
▪ 项目背景 ▪ 诊断分析 ▪ 改进措施 ▪ 项目收益 ▪ 持续改善
费和打印、复印设备的磨损高等。 公文流转环节过多，不便于明确责任，加
强公文运转跟踪，容易造成公文办理中的 扯皮、推诿、影响工作质量和效率； 纸质传送，导致人力的移动浪费、等待浪 费、重复浪费，影响工作效率。 传送程序繁琐、重复，影响工作人员情绪 ，导致办公效率低。 内部单位来文质量不高，出现返工浪费。 传统的办公模式的文件安全性、可靠性较 低，对信息的安全带来了很大的威胁。
提高公文流程管理效率 项目
马娇
张晟铭
钱晓晶
金亚芳
单 位：党群工作部 日 期：2013年12月11日
钱艺 |0
内容
▪ 项目背景 ▪ 诊断分析 ▪ 改进措施 ▪ 项目收益 ▪ 持续改善
|1
项目背景（1/2)
我们为什么要这样做？
提高公文流程管理效率是一个企业高效运转的基础，公文流程效率低制约 着大红山铜矿的运作效率。
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诊断分析（6/8）
利用九宫图对问题进行排序
大
公
6
文
流
程
管
理中
效
率
低
的
影
响
小
高
5 8
4
3
1 72
10 9
中
低
实施难度
1 外来文件传送渠道单一 2 内部文件、请示传送渠道单一 3 呈报不规范 4 来文质量不高 5 传递程序繁琐 6 日来文过多，办理缓慢 7 公文工作人员兼办其他工作 8 公文工作人员责任意识不强 9 领导公出多批阅不及时 10 领导公务繁忙批阅不及时
。
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改进措施（4/5）
设置专职工作人员
兼 职
人 员 更 换 频 繁
1.分工太多，不能及时转办文件； 2.责任意识不强，不及时转办文件； 3、人员跟换频繁，程序不熟
专 职
1.专心转办文件，提高公文办理率； 2.责任意识强，办文及时，跟踪督办及时；
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改进措施（5/5）
采用网络转办后流程
领导二批阅
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项目背景(2/2)
公文流程管理效率低直接反应出大红山铜 矿的管理水平和形象，给决策、办公效率 、生产率、上情下达、下情上报带来了一 定程度上的困难，特别是对生产率的影响 较为突出。
转办周期长，导致公文误期而影响工作。 纸质传送缓慢，存在流程繁琐，占用空间
大，导致办公效率低，决策缓慢等问题。 纸质传送，造成纸张浪费、油墨、碳粉浪
送领导六批阅
领导六批阅
承办部门 返回各单位来文
办公室转交 承办单位
领导七批阅
送领导七批阅
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诊断分析（2/8）
终点在……
终点
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诊断分析（3/8）
矿属单位呈报文件 、请示
我等的花儿也谢了 ………………
转办过程中。。。。。。。
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诊断分析（4/8）
太多的外界的需求，随时得放下手边的 工作去做别的事情……
格式排版不 对，不要啦 重新打。
各单位呈报文件排版格式错误，返工重报送，导 致开展工作延迟；
重新打印呈报，导致耗材浪费； 人力资源的浪费； 重新报告，导致移动浪费、返工浪费、时间浪费
规范公文排版要求，减少返工浪费； 减少耗材浪费； 减少人力资源浪费 减少移动浪费、返工浪费、时间浪费
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