业务外包主要风险及其内部控制三篇第1条业务外包的主要风险及其内部控制业务外包的主要风险及其内部控制业务外包是企业利用专业化分工，将其部分日常业务委托给企业外部的专业服务机构或其他经济组织(承包商)的一种业务运作。

外包作为一种新的商业模式，在企业的生产经营中发挥着重要的作用。

目前，外包活动已经广泛应用于电信、手机、金融等行业，为企业提供活力，降低交易成本、实现规模经济、获取外部稀缺资源、提高运营效率。

然而，由于外包过程中的诸多不确定因素，给企业的生产经营带来了风险。

因此，企业应制定和完善外包制度，加强外包风险管理，从而有效规避风险，充分发挥外包优势。

1 、外包风险外包给企业带来好处的同时也带来了风险。

从外包活动的流程来看，主要包括以下环节:制定外包实施计划、审批、承包商选择、签订外包合同、组织实施外包活动、外包流程管理、验收、会计控制等。

各环节组织不当会给企业带来风险，这直接关系到能否给企业带来预期的利润增长和战略目标的实现。

(1)外包业务选择不当的风险在外包业务决策中，企业应该首先回答的问题是外包哪些业务。

一般来说，企业应该尽最大努力选择与核心业务关系不大、相对独立于外包的非核心业务。

然而，在实践中，公司核心业务和非核心业务的界限并不明确，管理层受到其专业知识和能力的限制。

不适合外包的业务有可能被外包，从而使企业失去核心竞争力，这将给企业带来不可估量的严重后果。

(2)外包承包商选择不当外包承包商的选择将对外包业务的有效发展产生重要影响。

企业没有建立重要业务外包的外包承包商选择机制，或者外包承包商的决策权过于集中，容易因失去权力平衡而导致商业贿赂。

外包承包商定价过高，从而使外包成本超过外包带来的收益，从而给企业造成损失。

外包承包商缺乏资质审查制度，对承包商专业能力、财务状况、经营状况和信用水平缺乏了解等。

如果外包承包商不具备相应的专业资质，员工不具备相应的专业技术和专业资质，且缺乏相关项目的经验，导致双方存在严重分歧并陷入法律纠纷。

(3)在确定不完全合同风险的承包商后，企业应及时与选定的承包商签订外包合同，约定外包的内容和范围、双方的权利和义务、服务和质量标准、保密事项、成本结算标准、违约责任等事项。

这一环节的主要风险是合同条款未能对外包风险做出明确约定，承包商违约责任未明确界定，导致企业陷入合同纠纷和诉讼。

外包合同价格不合理或成本过高，给企业造成损失。

(4)外包过程中的风险管理承包人在合同期内由于市场变化等原因无法保持履行合同义务的能力，导致外包失败，企业生产经营活动中断；承包商未能按照外包合同规定的质量要求持续提供合格的产品或服务，导致企业难以充分发挥外包优势，甚至遭受重大损失。

控制不力导致了商业秘密的泄露。

企业与外包承包商签订协议后，往往不进行后续监督管理，从而使外包活动失控。

承包商陷入财务困境，无法及时提供外包产品或服务。

承包商未能持续提供符合合同规定的产品。

承包人未按照合同规定严格履行保密义务，泄露企业商业秘密的。

2 、外包内部控制措施在评估外包各方面的风险后，企业应根据外包内部控制目标实施有针对性的控制措施。

主要从六个方面加强控制。

(一)不相容岗位的分离通过对外包流程的梳理，企业应明确不同岗位的职责和权限，形成相互制约、相互监督的机制，避免外包实施中的欺诈行为。

外包不相容岗位主要包括以下几项:(1)外包的申请和审批；(2)外包的批准和实施；(3)外包合同的订立和审查；(4)实施外包及相关会计记录；(5)付款申请、审批和执行。

(2)授权审批企业应建立业务外包审批制度，明确授权审批、各部门审批范围和权限的方法和程序，确保申请、审批、执行和监督等程序按照相关管理制度运行，禁止越权审批或越权审批。

审批业务外包实施方案时，应根据自身业务特点，重点对比分析项目在自我管理和外包条件下的风险和收益，确定外包的合理性和可行性。

涉及企业市场竞争力的重大业务外包，因其对企业发展影响较大，应提交董事会或类似机构审批。

(3)选择最佳承包商选择承包商对外包的成败具有重要意义。

企业在选择承包商时应注意两个方面。

首先，对候选承包商的调查主要包括(1)合法性。

候选承包商是否是依法设立和合法经营的专业服务机构，是否有相应的业务范围和固定的办公场所。

(2)职业资格。

承包商是否具有相应的专业资质，员工是否符合岗位要求和资质，是否具有相应的专业技术资格。

企业应指派有能力的专业人员进行全面调查，并根据收集到的信息形成调查和评估报告。

第二，引入竞争机制。

首先，企业可以通过公开招标选择高质量的承包商。

其次，可以选择许多企业作为承包商，这样可以减少一方因服务失误给企业带来的损失。

第三，最终承包商应根据规定的程序确定。

在确定最终承包商的过程中，企业应严格遵循规定的程序和权限，防止徇私舞弊行为。

(4)为通过招标和竞争机制选择的高质量承包商建立有效的沟通机制。

企业应加强双方的交流与沟通。

一方面，承包商可以了解企业文化，提供更符合企业需求的服务。

另一方面，企业也可以对承包商在行业中的地位、提供的服务质量、生产经营状况等有更深入的了解。

对于资金雄厚、服务质量高、企业规模大、企业信誉好的承包商，企业应与他们建立长期合作的长期机制，这不仅有助于企业获得高质量的专业、快捷的服务，还能使承包商发展更多的业务，通过建立战略合作伙伴实现双方的双赢。

此外，企业还应建立承包商档案，以跟踪和记录其业务范围、产品质量、服务质量和效率，从而促进未来的进一步合作。

(5)加强对外包过程的监控外包的风险监控应贯穿于整个业务过程，即对整个过程的监控。

由于外包是市场交易和纵向一体化的中间形式，制造商和外包供应商之间实际上形成了委托代理关系。

外包供应商比制造商拥有更多关于产品和服务质量、成本的信息，导致信息不对称。

此外，双方的观念和文化差异、沟通机制无效等因素也可能导致外包失败。

因此，加强外包过程的管理是非常必要的。

因此，有可能建立相应的管理协调机构和畅通的沟通渠道，解决外包过程中的问题和矛盾，防止事故的发生。

此外，可以采取细化外包合同、和建立质量保证体系等管理控制措施，加强对外包过程的监管，降低外包过程中信息不对称带来的风险。

在外包运营过程中，企业应密切关注主要外包承包商的绩效能力。

对承包商的履约能力进行持续评估，分阶段检查其业务完成进度和资源投入情况，并通过对其生产规模和能力、财务状况和运营状况的评估，预测其能否保证按合同期限完成任务。

对于对企业有重大影响的外包，企业应提前充分预见所有可能出现的意外情况，建立相应的应急机制，制定替代方案，避免因外包失败而导致企业生产经营活动暂停。

企业应收集相关信息。

如果有确凿证据证明承包人有重大违约行为，导致不能履行外包合同，应及时终止合同，以免给企业造成较大损失。

同时，企业应根据合同约定，指定相关部门向承包商索赔违约赔偿金。

为加强业务外包管理，规范业务外包行为，防范业务外包风险，根据相关法律法规和企业内部控制基本规范，制定本制度。

1.2业务外包是指公司利用专业化分工，将其部分日常业务委托给公司以外的专业服务机构或其他经济组织(以下简称承包商)进行的业务运作。

该系统不涉及项目外包。

1.3外包通常包括R&D 、信用调查、可行性研究、委托加工、物业管理、客户服务、信息技术服务等。

2.部门职责需要进一步澄清3.不相容职位3.1外包计划的项目审批；3.2选择和批准外包商；3.3外包的执行和接受。

4.外包管理风险4.1外包范围不合理。

核心业务外包可能导致公司失去竞争优势。

4.2不合理的外包价格确定和不恰当的承包商选择可能给公司造成损失。

4.3外包监控不严、服务质量差，这可能使公司难以充分发挥外包优势。

4.4外包中存在商业贿赂等腐败行为，可能导致公司相关人员的参与。

5.工作流程5.1外包实施计划的制定和审查5.1.1公司外包包括OEM 、IT服务、信用调查、可行性研究、R&D等。

5.1.2公司应根据各类业务与核心业务的关联度、外包业务控制度和外部市场成熟度的标准，合理确定外包范围，制定外包实施计划。

根据是否对公司生产经营有重大影响，对外包业务实施分类管理，突出关键控制点。

5.1.3公司应根据年度预算和生产经营计划对实施计划的重要方面进行深入评估和评审，包括承包商的选择计划、外包业务的成本效益和风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等。

确保计划的可行性。

外包计划包括但不限于业务外包范围、模式、条件、程序和实施等。

避免外包核心业务，确保计划的完整性。

5.1.4在制定外包计划时，公司应听取外部专业人员对外包的意见，并根据他们的合理化建议改进实施计划。

5.1.5公司应建立健全外包审批制度，明确审批方式、权限、程序、责任及相关控制措施，规定各级人员在授权范围内进行审批，不得越权审批。

5.1.6在评审外包实施计划时，应重点比较和分析自我管理和外包条件下业务项目的风险和收益，以确定外包的合理性和可行性。

5.2承包商的招标和选择5.2.1公司应根据不同的业务范围组建一个由相应专业人员组成的承包商评估小组，并向公众发布招标公告，与候选承包商建立联系，发布外包项目及相关材料的招标邀请。

5.2.2参加投标的候选承包商应在规定期限内提交投标文件及相关材料，主要包括项目方案、实施方案、资源配置、报价等。

公司应引入竞争机制，遵循公开、公平、公平的原则，根据相关法律法规，通过招标等适当方式选择最佳承包商。

5.2.3评估小组应通过现场调查等多种方式调查候选承包商的合法性、专业资质、技术实力、质量和环保意识，并调查候选承包商从事类似项目的成功案例、行业评价和口碑；同时，考虑公司内部和外部因素，计算分析外包成本，合理确定外包价格，严格控制外包成本。

5.2.4调查结束后，评估小组应准备一份评估报告，并提交公司领导审批。

5.2.5公司应根据评估小组反馈的各种信息从候选承包商中进行选择，并建立严格的回避制度和监督处罚制度，以避免相关人员在选择承包商过程中的贿赂和欺诈。

5.3签订外包合同5.3.1签订外包合同前，应充分考虑外包计划中确定的重要风险因素，并通过合同条款有效避免或减少。

5.3.2在合同的内容和范围上，明确定义承包商提供的服务类型、数量、成本，并明确定义服务环节、运营模式、运营时间、服务成本等细节。

5.3.3关于合同的权利和义务，很明显，企业有权督促承包商改进服务流程和方法。

承包商有责任按照合同协议规定的方式和频率向企业通报外包实施的进展和现状，并有效沟通存在的问题。

5.3.4就合同的服务和质量标准而言，如果不符合标准，承包商应规定最低服务水平要求和补救措施。

5.3.5对于合同中的保密事项，承包人应明确规定承包人应负责履行企业业务和涉及企业保密事项的保密义务。

5.3.6在费用结算标准上，综合考虑内部和外部因素，合理确定外包价格，严格控制外包成本。