商业银行董事会秘书/董事会工作清单（2021手记版，10年积累）一、日常工作中需要注意的和容易忽略的事项公司治理的概念：广义与狭义；公司治理的事务分类、工作时间的分配与管理、各项具体工作的周期与频率；三农业务发展报告：在每年第一次股东大会上通报；及时汇总：董事会及其专委会与股东大会审议与通报事项；注意：临时信息披露；突出超前性，筹备董事会及其专委会会议，筹备程序：会议文件→确定会议时间→会议通知→其他会议材料；为确保外部董事在本行的工作时间达标：董事会各专委会会议、董事会会议分两天召开；开展拟任董事、监事、高管反洗钱与反恐怖融资及公司治理监管主要法规专题培训；密切关注自查发现和监管发现问题的整改，确保不犯同类错误；及时关注监管新规，及时修订、新建、清理公司治理有关制度；牵头落实公司治理制度、文件，不断提高公司治理执行力；注意董事监事尤其是独立董事、外部监事的任期，提前考虑和准备召开临时股东大会，审议调整董事与监事、换届等临时重大事项；季度报告、半年度报告、年度报告、年度社会责任报告，须有董事与高管书面确认意见、董事会审计委员会审核意见、监事会审核意见；注意：经营管理层对董事会决议与股东大会决议的细化落实情况；完善OA系统文件柜，及时向全行传导本行及监管部门最新的公司治理文件；做好独立董事意见建议的落实与反馈；加强外部董事、监事薪酬管理；密切关注监管新规，切实落实公司治理监管评估要求；关注落实省联社公司治理要求；注意不要遗漏：董监高辞职报告，董监高免职通知，董监高辞职通报，董事监事股东大会免职决议，报告股权质押解押信息，报告被质押股权涉及冻结、司法拍卖的情形，股东首次取得百分之一以上百分之五以下股权的报告，领导班子换届提名落实情况备案报告，党委关于部分领导职务调整落实情况的备案报告；会议文件排版优化：装将“页眉和页脚”设置为“奇偶页不同”；根据监管意见，找准突破口，选好创新点，创建公司治理特色品牌。
二、不定期日常工作拟定前置党委研究讨论或通报的公司治理重大事项（注意：外部董事、监事薪酬是否需要调整，一般3～5年调增一次）；加强股权质押管理，按规定向监管部门报送股权质押解押信息以及对外披露、被质押股权涉及冻结与司法拍卖的信息；监测在押股权，质押到期后及时解压并尽可能不再批准质押；加强股权转让管理，按制度办理、按规定区分并做好事前报批与事后报告，股东首次取得百分之一以上百分之五以下股权的应报告，股东首次取得百分之五以上股权的应请示；必须留心重大关联交易的审批与及时报告、一般关联交易的备案；公平对待全体股东，做好股东及拟投资者来电来访、咨询解答等服务，依法依规向股东提供公司章程、审计报告、股权证明、询证函等应达信息与材料；做好董事、高管、监事长任职资格管理（分类区分管理次序，及时请示/通知/报告）；及时建立、更新董事履职档案、诚信档案、培训记录，收集整理相关材料；建立主要股东承诺档案（依据：银保监办发〔2021〕100号《中国银保监会办公厅关于进一步加强银行保险机构股东承诺管理有关事项的通知》）；加强公司治理政策学习提示与传导（采用董事会工作交办单）；及时向银保监和省联社报送公司治理信息；及时更新董监高名录；及时记载董事会与股东大会决议执行落实情况登记表；及时更新董事信息表与汇总表，报送省联社；适时更新董事、监事名单及其经营的企业；临时信息披露包括应对外公布的公司治理相关制度；配合做好各类检查、审计、评价、评级、考核；发展规划编制要提前思考、提议、提案。
三、每年每月定期工作1月——开展主要股东年度履约履职评价，形成主要股东年度履约情况评估报告，争取1月提交董事会审议并上报银监；年度审计后拟定：关于年度审计报告质量及审计业务约定书履行情况的评价报告；年度审计后索要：会计师事务所向本行董事会出具的管理建议书；信息披露：年度经营业绩和审计报告（商业银行法规定3月底前公布）；将年度审计报告和会计师事务所出具的管理建议书报送监管机构；召开董事会及其专委会会议；【经营业绩报告经董事会审计委员会审议通过后、审计报告经董事会审议通过后，编号对外披露（中华人民共和国商业银行法：第五十六条商业银行应当于每一会计年度终了三个月内，按照国务院银行业监督管理机构的规定，公布其上一年度的经营业绩和审计报告）】分解董事会及其专委会决议执行落实任务（注意形成文件、信息披露等要点，并向银监、证监、省联社报送）；向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。
2月——落实董事会及其专委会决议（注意形成文件、信息披露等要点，并向银监、证监、省联社报送）；每年一次更新董事、高管基本信息、信用报告；开始拟定：年度报告；开始拟定：年度社会责任报告；开始拟定：一季度报告；向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。
3月——月初分解交办4月董事会及其专委会会议、股东大会材料撰写任务；月初拟定前置党委研究讨论或通报的公司治理重大事项；月初筹备股东大会年会；拟定：一季度董事会工作报告；拟定：董事会对高管层上年度经营目标考核情况报告；拟定：董事会对高管层本年度经营目标考核办法；向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。
4月——召开董事会及其专委会会议；召开股东大会年会；分解股东大会、董事会及其专委会决议执行落实任务（注意形成文件、信息披露等要点，并向银监、证监、省联社报送）；拟定每年第1次董事会向行长室工作建议（质询）书，按时收回行长室的反馈报告（监管评估要求：商业银行董事会是否督促高级管理层有效地识别、计量、监测、控制并及时处置商业银行面临的各种风险）；向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。
5月——落实董事会及其专委会决议、股东大会决议（变更注册资本、修改章程，分别发起请示、备案等行政许可）；开始拟定：半年度报告；向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。
6月——月初分解交办7月董事会及其专委会会议材料撰写任务；拟定前置党委研究讨论或通报的公司治理重大事项；查询下载法人股东企业信用信息公示报告；拟定：二季度董事会工作报告；拟定：董事、监事、高管、主要股东上半年关联交易情况报告（向董事会、监事会报告）；更新：董事与高管名单及其关系人（关联方）情况表（每半年一次持续更新）；向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。
召开董事会季度例会；举办一次公司治理培训，培训对象包括董事、监事、高管、主要股东；组织开展年度内第一次董事调研活动（因为独立董事大多数是教授，所在安排在假期比较合理）；组织开展董事会相关专委会与高管层及有关部门讨论交流活动（银监发〔2013〕34号－商业银行公司治理指引：第二十三条……各相关专门委员会应当定期与高级管理层及部门交流商业银行经营和风险状况，并提出意见和建议。
此文件已废止）；分解董事会及其专委会决议执行落实任务（注意形成文件、信息披露等要点，并向银监、证监、省联社报送）；向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。
8月——拟定每年第2次董事会向行长室工作建议（质询）书，按时收回行长室的反馈报告（监管评估要求：商业银行董事会是否督促高级管理层有效地识别、计量、监测、控制并及时处置商业银行面临的各种风险）；组织开展年度内第二次董事调研活动（因为独立董事大多数是教授，所在安排在假期比较合理）；月底分解交办10月董事会及其专委会会议材料撰写任务；拟定前置党委研究讨论或通报的公司治理重大事项；向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。
拟定三季度报告；拟定三季度董事会工作报告；拟定年度董事专题调研与培训交流情况报告，待10月或11月在董事会上通报；向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。
10月——召开董事会季度例会（根据情况，或11月召开）；分解董事会及其专委会决议执行落实任务（注意形成文件、信息披露等要点，并向银监、证监、省联社报送）；向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇；开始组织：对总体战略规划及相关规划开展评估与审议（初期、中期、末期评估）；分解交办：每年终，行长室应当向董事会、监事会提交年度经营计划与战略规划执行情况报告；每年终，行长室应当向董事会、监事会提交各项业务发展规划与职能战略规划执行情况报告；行长室每年终对各项业务发展规划、职能战略规划开展一次评估与审议（初期、中期、末期评估），评估报告与审议结果应当及时向董事会、监事会报告。
11月——拟定：董事会各专委会下年度工作计划；拟定：年度董事会工作报告；拟定：年度公司治理自评估报告，每年1月底前报送银监；拟定：董事会关于本年度董事履职情况评价报告（包括新增洗钱风险履职情况等）；拟定：各董事自评报告（待董事签字）；拟定：董事会关于年度经营管理状况的评价报告；拟定：独立董事年度工作情况通报（披露件）；拟定：董事会关于年度全面风险管理有效性的评价报告；拟定：董事会关于年度合规风险管理有效性的评价报告；月底分解交办次年1月董事会及其专委会会议材料撰写任务；拟定前置党委研究讨论或通报的公司治理重大事项；向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇。
12月——查询下载法人股东企业信用信息公示报告；拟定：董事、监事、高管、主要股东年度关联交易情况报告（向董事会、监事会报告）；拟定：关于召开股东大会年会的提案；拟定：章程修改议案；拟定：股东大会对董事会授权书；拟定：董事会对其专委会授权书；拟定：董事会对高级管理层授权书；拟定：下年度董事专题调研与培训交流方案；更新：董事与高管名单及其关系人（关联方）情况表（每半年持续更新）；向监管机构、省联社报送公司治理信息至少1篇；开展主要股东年度履约履职评价（拟定评价方案、评价内容、评分标准、评价表，形成主要股东年度履约情况评估报告，争取1月提交董事会审议并上报银监）。
四、周期较长的定期工作1．战略管理。
每年10月开始组织发展规划评估并形成报告（初期、中期、末期评估），需要修订的及时修订，一并前置党委研究、提交董事会战略委初审、董事会审议批准；提前组织制定三年或五年发展规划。
2．外审管理。
三年一聘（最多三年）会计师事务所（关于聘用/解聘/更换会计师事务所的议案），前置党委研究→实施招标→董事会审计委审核→董事会初审→股东大会批准。
外审机构原则上连续审计最多5年。
3．换届工作。
至少提前2个月提醒董事长/党委着手考虑，向监管机构报告、向省联社党委请示董事会监事会高管层换届工作；提前草拟三年一届的董事会工作报告、监事会工作报告。
五、会前、会中、会后需要注意的和容易忽略的事项1．会前。
尽早地：事前提请党委讨论研究或通报公司治理重大事项；尽可能提早：发出董事会工作交办单，确保交办事项件件有依据（根据人行、银保监、省联社有关监管政策、检查考核要求和公司章程、“三重一大”决策制度、高管层向董事会及其专委会与监事会及其专委会信息报告制度，特别是监管新政新规，应向董事会及其专委会、股东大会事前提交审议、报告和事后报告的各种事项）；及时向董监高和监管员发送会议通知和会议文件；准备好外部董事监事薪酬及其发放登记表；联系律所见证股东大会；做好会议文件打印、会场布置（会标、席卡、座次、照相、投影、投票等）、工作人员安排、就餐等会务工作；充分准备，注意法定程序不能漏：（1）董事会免去董事长、高管职务的议案和决议；（2）股东大会免去董事、监事的议案和决议；（3）决议中要尽可能包含议案主要内容，如免职、选举、聘任对象及其职务，注册资本变更前后数据，“通过了章程修改方案及章程修订稿”，等等。