• 报表、图册、名册
• 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值， 因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。但报表、名册、图册 等作为文件附件时，一般与文件一起作为一件。
• 会议纪要、会议记录
会议纪要一次为一件；使用专用记事本记录的，一本会议记录应作为一件保 存，但不同年度、不同会议类型的会议记录不应作为一件。使用会议记录纸 记录的，可以一次会议记录作为一件，也可根据材料厚度自定件数，如一年 或半年的作为一件。
归档文件整理规则
荆门市档案局 曾彩彩
2018年4月10日
主要内容
1 概述
2 归档文件整理的一般要求
3 纸质归档文件的整理要求
4 归档电子文件的整理要求
01 概 述
01 概述
1 修订内容：
本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》； 本标准与DA/T 22-2000相比主要有以下变化： 标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改； 标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件 材料； 调整归档文件分类方法； 增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、 排架要求； 增加归档文件档号结构和编制要求； 将室编件号、馆编件号统一为件号； 在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
CO一N、TE概N述TS
2 适用范围
适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书 档案保存的归档文件的整理。 其他门类档案可以参照执行。 企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
一、概述
3 整理原则 遵循文件形成规律，尊重既有整理方法
符合现行文件、档案管理体制机制
02 归档文件整理的一般要求
• 转发文与被转发文
• 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执 行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此 也应作为一件。
转发文与被转发文
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• 归档文件除正本外，还有其他不同语言的翻译本（含少数民族文字文本）需 要留存的，一般来说，文件的正本与翻译本为一件（一般情况），但翻译本 过厚不易装订的，也可单独作为一件；多种不同语言的翻译本也可各为一件 （特殊情况）。
• 中文本与外文本
• 同一文件除中文本外，还有内容与中文文本相对应的外文文本需要归档的， 一般来说，文件的中文本与外文本为一件（一般情况），但外文本过厚不易 装订的，也可单独作为一件；多种不同语言的外文本也可各为一件（特殊情 况）。
除《规则》明确内容，以下多份文件作为一件时应注意：
• 会议记录应按照时间先后排序； • 介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； • 新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序； • 行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其他材 料依工作流程顺序排列在后。
incididunt ut labore
• 原件与复制件
• 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔 书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包 括复印机制作的复印件、计算机重新打印件以及手工誊写的抄件等。这些复 制件应与原件作为一件。
• 正本与翻译本
一般整理步骤
分类
编号
01
02
03
04
05
组件
排列
编目
（一）组件
• 1、件的构成
• 归档文件一般以每份文件为一件。
• 正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改 稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译 本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件 （作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议 记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文 （请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有 文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
1、件的构成
• 正文与附件 • 附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或
参考材料，如附带的图表、统计数字等，正文与附件为一件（一 般情况），如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件 （特殊情况）。
• 文件正本与定稿
• 一般来说，文件正本与定稿为一件（一般情况），但定稿过厚不易装订 的，也可单独作为一件（特殊情况）；重要文件（如法律法规）须保留 历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
• 来文与复文，去文与复文
“来文与复文”或称为“往复文件”，是对联系密切的来往性质的文件材料 的概括性表述。从文种上看如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与 报告等，根据检索需要，此类文件“一般独立成件，也可为一件”，具体处 理方式由机关自选掌握。• 文件 Nhomakorabea文件处理签
文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还 附有领导批示的签批条这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，应与 文件作为一件。
一般情况下，一次审批、审查、核准、处罚、处分、复议、国家赔偿形成的 文件材料应作为一件。
• 2、件内文件排序
• 排序原则：结果前置，即结论性文件在前。
• 正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后； 原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前， 少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时， 复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文 在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
• 介绍信及存根、新闻报道材料
介绍信及存根可依材料多少按时间顺序自定 件数，如一年或半年的作为一件。组织人事 部门或有些比较大的系统等形成大量的介绍 信或存根，可按原装订方式，一册作为一件， 但跨年度的材料应分别组件。
（新闻报道材料的组件也依此办理）
• 行政审批、处罚等材料
机关行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料，以及行政处罚、 处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料，一次审批或处罚材料之间 联系紧密，如各自组件会影响档案的检索利用。