5)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。行管部负责收集相关国家、行业标准的最新版本，并负责编制《外来文件清单》。
6)文件的发放、回收应填写《文件发放、回收记录》。
4.1.4文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面有“受控”的明显标示，并注明分发号。行管部对所有受控文件进行备案，编写《受控文件清单》，以供查阅。
4.1.6文件的领用
1)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用；
2)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4.1.7文件的保存、借阅、复制、作废与销毁
1)文件的保存
a)质量手册、程序文件，由行管部备案保存。
b)部门工作手册，作为各部门工作指南，到行管部备案，由各相关部门按规定保存。行管部每半年对各部门文件保管情况进行检查；
c)与质量管理体系相关的纸面文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方；
d)任何人不能在受控文件上乱画涂改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
d）记录：公司代码/R-部门代码－编号，“R”为记录代号。
例如：XXX-XX /R-XG-01，表示本公司行管部第1个记录。
e)各部门代号规定如下：行管部：XG技术部:JS生产部：SC
其它部门代号参考上述执行，需报行管部备案。
f)外来文件，统一编号，编号方法为“XXX-XX/W-XX”其中“XX”为文件序号，如01、02等；“W”为外来文件代号；“XXX-XX”为公司代号。（注：本编号为公司内部编号，非外来文件编号，编号写在文件名头的右上角。）
4.1.3文件的编制、审核、批准与发布（表格）
1)文件发布前应得到批准，以确保文件是充分和适宜的；
2)质量手册、程序文件由行管部组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，纸面文件由行管部负责登记；
3)支持性文件由行管部组织编写、汇总，报总经理批准，经行管部登记后发放；
4)各部门发布通知、报告、计划、转发文件等由部门负责人确认后以纸面形式发布。
1)质量管理体系文件的编号
a)质量手册：公司代码/A－版次，手册中各章以章节号区分，“A”为质量手册代号。
例如：XXX-XX/A－01，表示本公司质量手册第一版。
b)程序文件：公司代码/B-编号，“B”为程序文件代号。
例如：XXX-XX/B -01，表示本公司程序文件第1号程序文件。
某某污水件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出并盖“作废”章，确保防止作废文件的非预期使用；
b)为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应使用专用的文件夹保存并进行适当的标识；
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某某污水净化有限公司
文件记录控制程序
编号：XXX-XX/B-01
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4.1.5文件的更改
1)质量手册、程序文件由行管部组织更改，填写《文件增加/更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改。行管部应保留文件更改内容的记录；
文件记录控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉1
资源控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉6
生产提供控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉11
与顾客有关的程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉14
物资控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉15
设备及监视、测量装置控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉22
内部审核程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉27
产品监视及不合格控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉31
改进控制程序┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉┉34
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某某污水净化有限公司
文件记录控制程序
编号：XXX-XX/B-01
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2)其它文件的更改由各相应主管部门填写《文件增加/更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。
3)所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回以确保有效文件的唯一性。
3.职责
3.1总经理负责管理体系文件的批准。
3.2管理者代表负责体系文件的审核。
3.3行管部
1)负责体系文件的编制、发放、使用和保管。
2)负责组织对现有体系文件的定期评审。
3)负责监督、检查、管理各部门的记录。
3.4各部门负责本部门编制的相关文件及记录格式的批准,以及与质量管理体系有关文件及记录的收集、整理和归档。
质量管理程序文件
第一版
受控状态：
审核：
批准：
日期：
文件发放号：
地址：xx市xx县黄水镇文通村
电话：
传真：
邮编：
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c)支持性文件：公司代码/C-部门代号-编号
例如：XXX-XX/C-XG-05，表示本公司行管部第5号文件
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文件记录控制程序
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1.目的
对与本公司质量管理体系有关的文件、记录进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本，为证明污水处理工艺过程、设备维护和质量管理体系有效运行提供证据。
2.适用范围
适用于与质量管理体系以及生产活动有关的文件、记录的控制。
4.工作程序
4.1文件控制
4.1.1文件的分类
文件分为内部文件和外部文件，内部文件分为分三级。一级文件为质量手册，二级文件为程序文件，三级文件为支持性文件（包括管理制度、工作标准、任职要求、部门记录文件等）以及质量记录。外来的管理性、技术性、规范性文件，包括国家标准、行业标准、技术法规等。
4.1.2文件编号
e)要求所有的文件优先采取纸面上发布的方式，发布的应是最新版本的文件。网上发布的文件由文件发布部门负责保持文件的完整性和版本的正确性。
2)文件的借阅和复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理员借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理员登记编号。