现代企业档案管理实务
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档案起源
档案、“刻 契”等记事方式，可以看作是档 案的前身。但它们还不是严格意 义的档案。
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档案起源
我国现存最早的档案是产生于三千五百多年 前的甲骨档案。
之所以说它是严格意义的档案，理由如下： 1、完整清楚地记载历史 2、集中保存 3、可供查找利用
——清·杨宾《柳边纪略》
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档案概念
（一）什么是档案
国家机构
直保
档 案
社会组织
社会活动
接存 形价
历 史 记
成值
录
个人
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档案概念分析
办理完 有价值 集中放
历史记录
社会实践 中形成
档案
文件材料 转化而来
形式多种 多样
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档案属性
原始记录性
最本质的属性 历史真迹 不容篡改
文化属性
是人类文化传承的 重要形式
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企业档案的收集渠道
本企业业务职能部门移交文件归档； 外单位转让或移交； 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐
赠或转让； 面向社会收集、征集相关材料。
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文件材料的形成与归档
归档文件材料范围 1、上级来文 2、本单位制发的文件 3、下属单位来文
各类文件材料的归档要求 1、文件材料要齐全、完整，准确反映本单 位各项活动的历史面貌。 2、文件材料的规格与字迹材料要求 3、归档声像材料的要求
有查考利用价值的归档集中保存起来的文件 材料(包括技术图形、影片、照片等)
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3.文檔的格式: 文件格式:标题、部门代号、年号和顺序号 正式格式:除综合性的报告、总结外,一文一事 文尾格式:
发文机关(落款或署名):对此文件负责的机关、人 发文时间:最后发出时间
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公文的格式要求
纸张要求:
① 国际标准A4型纸(210*297) ② 张贴公文纸要求:公文用纸天头(上白边)
各种属性 相互关联
信息属性
国家信息资源的重 要部分，可以进行
加工处理
价值属性
能够创造成新的价 值和效益
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档案种类
甲骨档案
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档案种类
国宝：毛公鼎 铭文最多，499字
国宝：散氏盘
金文档案
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档案种类
简牍档案
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档案种类
雍正遗诏 现存于辽宁档案馆的唐开 元年间的纸质档案
纸质档案
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档案种类
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文件材料的形成与归档
归档时间：
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档； 2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档； 3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实
体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档。 4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。 5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。 6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
对电子文件﹕筛选﹑打印﹑摘要﹑送阅 ﹑存盘(同时保存电子文件)
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档案管理的方法
一.管理的方法包括:
收集、整理、鑒定、保管、提供利用﹐均需 標准化﹑系統化﹑資訊化
二.收集
1.收集本單位在公務活動中不斷產生的文件,整 理組合成案卷
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档案管理制度建设
《档案管理办法》 《文件材料归档范围和不归档范围》 《文书档案保管期限表》 《全宗档案分类大纲》 《档案分类编号方案》 《档案人员岗位职责》 《 整理（立卷）制度》 《 档案利用制度》 《 档案保管制度 》 《 档案保密制度 》
档案工作的具体环节
统计
提 活档 收 整 鉴 保 检 供 活 动案 集 理 定 管 索 利 动
用
集中 系统 精炼 安全 归纳 服务
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五、档案工作现代化
工作技术现代化 组织管理现代化
干部知识化
档案工作 现代化
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概论
一.文件、档案的概念
1.文件── 法定机关或组织按照一定的 形式经过一定的处理程序而形成的书面 文字材料 2.档案── 是一个单位在公务活动中形成的具
金榜、圣旨、国书原件
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档案种类
清代护照
建国初期行车执照
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档案种类
磁记录档案
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激光记录档案：
档案种类
现代化的档案载体把我们带入一个全新的多媒体世界。
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档案的作用
档案发挥作用的性质
凭证 作用
直接作用
参考 作用
间接作用
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档案的作用
作用的表现：
行政管理 经济建设
政治斗争
科学研究 宣传教育
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档案工作机构
中国古代档案馆的典范 ——皇史宬
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档案工作机构
第一历史档案馆 中央档案馆
第二历史档案馆
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档案工作的内容
档案工作
广义的档案工作 一切与档案有关 的工作，包括档 案法规、宣传、 科研、教育等等 。
狭义的档案工作 指档案义务工作， 是具体对档案进行 管理的工作环节。
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档案工作的内容
处理业务的参考 使业务人员在处理业务时准确、全面、客观地了解企 业情况,避免发生差错.
保密 企业档案中,有些文件数据是秘密的,如果不专门加以管 理,就很容易造成商业机密泄露,造成意想不到的损失.
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档案管理的原则
集中管理原则﹕企业档案为企业集体所有,任 何人不得占为己有,因此应集中管理档案
共同分享原则﹕尽量减少档案的复印份数及保 管场所,提高档案的保密系数和安全性,同时降 低管理成本
为:37MM±1MM;订口(左白边)为28MM±1MM
排版要求:
① 排版:正文用3号仿宋体字,文中有小标题可用3号小标宋 体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28字.
印装要求:
① 双面印刷,页码套正,左侧装订.
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档案管理的意义
作为法令的依据 档案管理有利于随时查阅相关法令或本公司的规章制度、 会议决定,为公司业务运行找到可靠的依据,
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档案起源
我国档案载体的演变
甲金 简 缣 纸 感 磁 激 骨石 牍 帛 质 光 性 光 档档 档 档 档 档 档 档 案案 案 案 案 案 案 案
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档案概念
中国历代对档案的称呼
夏 代
图籍
秦 汉
典籍
商 代
册
汉
文书
魏
文案
周 代
中
文卷
唐 宋
案卷
卷牍
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档案概念
档案一词出现在明末清初
边外文字，多书于木，往来传 递者曰牌子，以削木片若牌故也。 存贮年久者，曰档案，曰档子。 以积累多，贯皮条挂壁，若档案 故也。
分类归档原则﹕及时分类、整理、编辑与传递, 科学归档保管,提高管理质量与效率
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档案管理的任务
一言蔽之﹕使档案管理标准化﹑系统化﹑信 息化.
收集、整理、保管和统计与本公司
有关的各种档案
办理档案的借阅,做好档案利用和研究 鉴定,对超出保管期限的档案提出存毁意见
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档案管理要求
维护档案的完整性/安全性与便于使用相 结合