摘要改革开放近40年，国际贸易行业发展势头非常强劲，进出口总额增长迅速，外贸企业对人才需求也随着国际业务的不断发展以及国家外贸经营权的不断放开从而发生了翻天覆地变化，外贸业务跟单员岗位就是近两年随着跟单员外贸进出口业务及加工贸易的不断发展而诞生的一个新的岗位。

本方案以XX半导体照明有限公司旗下的LED筒灯（Downlight）外贸出口跟单业务流程为主线，以工作项目为载体贯穿始终，运用实例情况来说明整个操作流程。

本文一共分为四个部分：第一部分主要介绍XX半导体照明有限公司背景及其LED筒灯等产品，第二部分对外贸跟单员的岗位工作职责进行介绍分析，第三部分是从样品进行跟单、原材料的采购、生产过程跟踪及包装运输跟单来具体的描述外贸出口合同的履行跟单操作的流程，最后一个部分是对本次设计的总结与评价。

关键词：XX半导体照明公司；外贸跟单；LED筒灯目录第1章 XX半导体照明公司简介 (1)第2章 XX半导体照明公司跟单操作现状 (1)2.1 XX半导体照明公司跟单工作现状 (1)2.1 XX半导体照明公司跟单工作存在的问题 (2)第3章 XX半导体照明公司出口跟单操作优化方案 (2)3.1样品跟单方案 (3)3.2原材料采购跟单方案 (3)3.3生产过程跟单方案 (4)3.4包装运输跟单方案 (5)总结 (8)参考文献 (9)致谢 (10)第1章 XX半导体照明公司简介XX半导体照明公司始创于2006年，是一家贸易公司，在2009年建立了自己的工厂。

公司下辖九大职能中心，五大事业部。

经过几年的艰苦创业，XX半导体照明公司集团现及制造、研发、开发、和销售为一体，以LED筒灯、工矿灯、面板灯等众多产业多元化发展的大型综合性公司。

XX半导体照明公司先后通过了“ISO9001质量管理体系”并一直严格遵守IS09001的管理体系。

XX半导体照明公司是中国LED行业较早获得“中国驰名商标”的公司，也是较早获得国家级别的荣誉。

公司主要市场是澳大利亚和欧洲国家。

本文设计的XX 半导体照明公司LED筒灯出口跟单的产品是一款LED筒灯，这款LED 筒灯是公司的最新产品，LED筒灯是一种新兴节能产品，在国外市场前景较大。

第2章XX半导体照明公司跟单操作现状2.1 XX半导体照明公司跟单工作现状XX半导体照明公司跟单员相关工作现状（1）外贸跟单员的工作包括建立在客户订单与目标对象的交流上的，毕竟有订单才有公司的发展，有市场客户才有市场利润，如果公司没有市场，没有订单，那么公司的发展将会受到影响。

做好订单与客户的工作非常重要；（2）外贸跟单员工作涉及到每个部门。

外贸跟单员与公司采购部门，工程部门、生产部门、业务部门等许多部门相互工作是一种沟通与协调。

XX半导体照明公司工作流程包括：（1）客户下单以后，立刻核对合同费用是不是与公司的产品相关，总费用和总的数量是否达成一致，如若正确，将材料做成合同后给客户敲定，并让其安排付款订金，待定金入帐后，立马制作生产单给工厂进行生产，如果是做T/T100%，则可收到定金后直接安排生产；（2）如果客户指定专人验货，应在工厂发货前期联系验货人来工厂验货。

(3)跟单员应在货物完成前制作好装箱单，跟客户确认产品标签、收货地址；（4）需要特别了解公司的产品和客户的订单要求相匹配，在公司产品生产完成并交货前的日期要对货物的生产进行盘查，确定的公司的货物能准确到公司客户的手上，如若能及时交货，就需要反馈到上级并准备确定船运。

2.1 XX半导体照明公司跟单工作存在的问题1、样品跟单问题XX半导体照明公司跟单样品跟单操作中，样品跟单经常是容易忽略的问题，样品没有恪守客户合同所提供的样品生产建议；客户要求样品的材料参数必须与客户要求的材料样品的品质存在不相同的，质量可能无法达到客户满意的标准；（3）客户要求提供的样品的颜色和类型也无法满足；（4）样品制作标签的制作必须参考客户的已经进行制作，标签必须用没有用英文注，产品材料成分、尺寸，外壳颜色、色温没法达到统一。

2、原材料采购跟单无法达到客户要求公司的原材料采购跟单的问题较为严重，尤其是材料的质量可能无法达到客户的要求，比如公司经常出现收到订单后，没有立马通知采购员准备了采购单。

公司跟单也经常出现交货日期和交货地点不明的情况，公司没有严格按照签订的合同规定的日期进行交货，没有在准确的时间发货，和客户没有达成一致，造成公司的损失和其它额外费用的损失，均由公司全部承担后果。

公司的合同法律的条款薄弱，对其商品的包装、款式、颜色、类别没有做到负责态度。

存在由于产品款式不符、包装或产品本身或其他不同缺陷以及产品品质的问题造成经济损害的。

3、生产过程跟单过于单一公司跟单员对于生产过程跟单很多时候都忽略跟单产品的特征，比如生产中公司跟单员首要工作就是收到定金后制作生产单下达生产任务的生产通知单，生产通知单应明确所订产品的名称、规格型号、数量、包装、出货时间等要求，但是实际跟单员确实忽略了产品的基本特征，导致生产环节不通畅。

4、包装运输跟单不流畅公司跟单员经常出现对买进的内外包装进行了仔细的检查，没有核对纸箱是否使用了防潮纸，防潮纸的目的一方面是为了防止产品受潮，同时公司的跟单员没有对产品封口紧闭事宜，经常出现产品开胶破损等现象，导致产品logo的图案不清晰，脱落，让产品的质量受损。

第3章XX半导体照明公司出口跟单操作优化方案为解决深圳XX半导体照明有限公司操作跟单工作存在的问题，本设计以公司在2017年实际发生的案例进行优化，优化以设计操作来解决问题，给公司提供参考。

案例基本简介如下：深圳XX半导体照明有限公司（ASIA UNIQUE LED LIGHTING CO.,LTD）以下简称（XX半导体照明公司）与英国希特照明公司（XCITE LED LIGHTING)（以下简称希特照明）都有密切的合作关系，而在2017年3月20日XX半导体照明公司再发了多封邮件给希特照明公司后终于收到回信说，有意向想购买我们公司的一款LED筒灯，跟单员立马跟进这笔业务。

3.1样品跟单方案XX半导体照明公司拥有自己的生产车间，希特照明公司在2017年3月22日来函确定样品细节要求。

在获悉英国希特照明公司有意向购买T8 LED筒灯后，收到定金30%后，采购开始购买筒灯的材料，待材料到达就开始生产出来。

样品遵照希特照明公司的要求制作；随后跟单员告知工厂公司样品确定的要求：（1）样品应该恪守客户合同所提供的样品生产建议；（2）客户要求样品的材料参数必须与客户要求的材料样品的品质相同，质量必须达到客户满意的标准；（3）客户要求提供白色LED筒灯图片，提供三件LED筒灯的样品；（4）LED节能筒灯标签的制作必须参考客户的已经进行制作，标签必须用英文注明XCITE品牌的logo、材料成分、尺寸，外壳颜色、色温；（5）LED筒灯的样品请于2017年4月5日前完成。

跟单员在通知工厂打样后，督促工厂尽早确定生产材料，提供资料。

在2017年3月23日，工厂联系跟单员，告知跟单员公司采购科已经选定材料，公司技术科将于2017年4月4日进行点亮测试结果表明LED筒灯的防水性好,点亮很好没有闪烁和黑点。

3天后，希特照明公司收到了测试报告，对工厂提供的材料品质非常满意，立刻通知跟单员，并请其尽快安排打样，根据希特照明公司要求进行了打样成品。

4月5日，跟单员收到了我司工厂寄来的节能筒灯样品5件，检查完毕后，跟单员将样品寄给希特照明公司，另一件跟单员则自己留底，以便后期像工厂传达客户的修改意见。

2017年4月10日，Jitesh 发来邮件称，跟单员寄给的两件开发样已经得到了客户的认可。

跟单员将收到的希特照明公司的反馈意见告知工厂，并要求尽快安排辅料及尺寸的确认情况，尽快安排尺寸进行打样。

3.2原材料采购跟单方案2017年4月12日，希特照明公司通知XX半导体照明公司愿意就该商品的买卖事宜与XX半导体照明公司进一步磋商。

4月17日，经过双方多次磋商，双方就LED筒灯的交易终于达成意向，签订了买卖合同。

合同中数量条款中LED筒灯10000件，运输条款中规定要在2017年5月10日前装运，不允许分批装运，溢短装条款规定商品的数量和及金额可以有3%的上下波动幅度。

希特照明公司通知XX半导体照明公司落实了原材料采购的一些重要事宜，经理Judy派我司外贸跟单员专门负责此订单的跟单任务，要求跟单员与我司工厂进行密切配合，并且落实好生产任务。

跟单员得到双方签订的贸易合同，仔细阅读合同条款以确定跟单任务。

工厂收到订单后，立马通知采购员准备了采购单：（1）交货日期和交货地点：2017年5月5日以前；(2)公司应该严格按照签订的合同规定的日期进行交货，如果不在准确的时间发货，必须在这之前达成一致，否则所造成的损失和其它额外费用的损失，均由公司全部承担后果，并且需方有权取消合同，并提出索赔要求；（3）按照合同法律的条款：商品发出之后，公司仍然需对其商品的包装、款式、颜色、类别做到负责态度。

若由于产品款式不符、包装或产品本身或其他不同缺陷以及产品品质的问题造成经济损害的，那么相关条款应该严格控制并协调责任方；（4）生产的产品应该按照相关的规定进行有协调性的进行，达成公司产品的合同规定；（5）付款模式：商品到达客户手里，通过外贸跟单员检验之后就可以付清尾款；3.3生产过程跟单方案跟单员的首要工作就是收到定金后制作生产单下达生产任务的生产通知单，生产通知单应明确所订产品的名称、规格型号、数量、包装、出货时间等要求。

2017年4月18日，跟单员同工厂技术科共同下达了以下的生产通知单，见表1。

表1 XX半导体照明有限公司生产通知单为了保证在合同规定时间按时出货，跟单员时刻紧盯着工厂的生产进度，每天到工厂查看生产进度。

从清点成品数量（合格品数）以及查看生产车间的生产日报表。

工厂是从2017年4月18日（星期二）开始生产，每周工作6天，每天8个班次。

2017年5月3日，工厂按期完成了整批10000件LED筒灯的生产，并已经全部包装完毕，但成品出货前依然要对其进行抽样检查。

在这个抽样检查过程中，跟单员是按照中国出入境检验检疫局的标准进行了抽样测试。

由于整批LED筒灯为10000件，跟单员从1000箱里，从中随机抽取了25箱。

从25箱产品中均匀抽取25件进行检查通过检查材料、表面是否合格和点亮效果对LED筒灯外观进行检查，实际检验结果发现不合格品3件，因此按照判定标准，整批货物合格。

3.4包装运输跟单方案2017年5月4日，检验合格后工厂立马进行了包装，跟单员在工厂进行包装作业开展前再次确认了合同中有关包装额相关的条款，确认了包装严格按照了合同规定方式进行包装：每10件LED筒灯装在一个出口纸箱里面，混色，每件LED筒灯套一个透明所料袋。