人员服务
七、举办晚会
● 会议活动结束后我们组织联欢晚会活动， 可以丰富会议活动的业余生活，做到劳逸 结合，同时也有助于提高会议效率。全国 各个代表们可以互相交流沟通协作，集思 广益，更好的实现销量计划！ ● 联欢主题： ● 音随心生，显示明天！ ● 时间：2012年8月10日18点整 ● 地点：酒店八楼会议中心
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一、拟定会议方案.doc
会议主题
会议时间、地点
会议内容
会议方案
与会人员
会议经费预算
会议日程
二、会议方案的主要流程
第一
第二 第三 第四
成立 筹备 处
第五 第一
制作 邀请 函
第六
布置 会场
准备 会议 文件
第八
第七
举办 会议
安排 住宿
举办 晚会
经费 预算
一、筹备处成员构成图
成员构成图 张副经理 秘书组 提案组
2、会议中准备
★当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会 议室入座。 ★先到达的客人入座以后，提供茶水服务，会议人数到齐后，送 上小毛巾。 ★通常每半小时左右为客人添加茶水等，特殊情况可按客人要求 服务。 ★会议期间礼仪人员应站于会议室门口直至会议结束。 ★会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。
参观的景点
佳 皇帝洞依山傍水，洞外群山环抱，层峦叠嶂，流水潺潺；洞内钟乳石成 ” 福州国家森林公园是福建省首家国家级森林公园，是全国十大森林公
群。洞口就在南瑶河边，从远处眺望，象一头张口的大水牛。 园之一，也是州 ，宋 著区 至 成朝 名之 今 为至 的历 还 要一 保 史今 皆 算名 存 为 三城 相 游 坊的 当 览 七重 一 要部 巷 胜 标分 地 街志 自 区之 唐 ， 。一 宋 是 。以 福 这来 建 些形 省 坊成 “ 巷的 中坊 十
3、会议结束准备
★会议结束，礼仪人员应站在门口，微笑着向客人道别，并请会 务组人员签单。 ★会议结束，保卫组需派专车送客人到酒店就餐休息。 ★会议结束，秘书组需仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东 西和文件等，设备设施是否有损坏，做好记录。 ★会议结束，后勤人员需将会议用具、设备整理好，关闭空调、 电灯、窗、锁好会议室门。 ★会议结束服务员协助客人清理会场，保证酒店设备设施不被损 坏
1、会议室
2、布置会场应注意的问题
座次安排 物品准备
座位格局
●正前方座次牌， 右手正前方杯垫 • 采用上下相对式。 及水杯（杯把向 主席台与代表席 右侧转45度）， 采取面对面的形 靠近水杯位置摆 式，突出主席台 放消毒湿巾 的位置
●确定身份最高的 人员就座于主席 台前排中央，其 他人员按先左后 右、一左一右顺 序排列 。
宣传组 外联组
会务组 保卫组
1、人员分工
机构 负责人及联系方 式 成员 职责 会前 制定会议方案 ；拟写邀请函 ；通知 会场布置；邀 请新闻媒体； 发放通知 会中 会后 接待安排食 宿；文件整 理存档 筹办晚会事 宜 会议相关情 况网上发布 与展示 会场清理
秘书组
张三4802100
张三、张四、张五、张六等
八、经费预算
1、经费预算表格.doc
2、经费的来源
举办会议
上级
赞助
筹备晚会
九、注意事项:
● 1、各组工作人员必须严格按筹备工作计划 的进度要求推进工作； ● 2、负责人负责督促各工作组的工作按时完 成； ● 3、会议期间请与会准备人员佩戴工作牌； ● 4、会议期间公司人员必须提前到达现场， 不得迟到、早退、无故缺席。
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4、会议期间安排旅游
增加吸引力
作用.
附加值 奖励作用
促进沟通交流
六、安排住宿
● 全体代表：300人.三人标准间. ● 能够使用的房间总数为100间。每个标准间 设有电视机、无线宽带等媒体设备。房间 内基本设施齐全并且可以确保安全使用。
1、住宿安排的注意事项：
地点远近
住宿费用
注意事项
设备设施
2、与会人员名单
组委会名单
内部人员
代理商名单
外部人员
嘉宾名单
3、筹备成员应思考的内容
要邀请谁
应准备哪 些材料
需要什么设 备
主要发言 人是谁
制定接待 计划
如何介绍新产 品
为了保证会议如期举行且达到理想的效果
二、制作邀请函 ●邀请函.doc
三、会场布置
● 1、选定会议室、划分座区； ● 2、相关人员布置会场； ● ①领导牌、工作牌的发放； ● ②茶水食品的摆放； ● ③投影仪、灯光、相机的准备； ● 3、安排保安维持现场秩序； ● 4、礼仪接待相关代理商。
做会议记录
会务组
李四4802101
李四、李五、李六、李其、 李九、李八等
迎宾引导、 会间协调
宣传组
赵二4802102
赵二、赵三、赵四、赵武。 赵六等
王二、王三、王四、王五、 王六、王其、王九等
横幅制作、新 闻邀请
应急方案的制 作、医疗药品 的准备
会议摄像、 录音
现场消防安 全保护、维 护现场秩序
保卫组
小组成员：陈少钦、吕菲菲、罗秀娟 谢 颍 、林志铤、朱碧琳
LOGO
2. 会议用具和设备
5、会议记录
简洁清晰
3、会场
整洁美观
4、会议议题
明确新颖 总之，要保证会议的 圆满成功
1、会议前期准备
★对相关的工作人员和礼仪人员进行培训。 ★接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人 数及布置要求。 ★落实接站人员及车辆的的安排。 ★根据人数和要求，确定会议的台形，也可根据要求摆放。 ★根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台 布、盖杯、开水、茶叶、小毛巾、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、 会议牌）。 ★按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、 幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。 ★会议开始前半小时，各项准备工作到位（小小毛巾，备好充足 开水、调试音响，开启灯、空调<2215℃～24℃，可灵活控制）。 ★检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全， 摆放符合标准。 ★根据要求，将指示牌放在特定位置。 ★开会前十五分钟，在门口等候。 ★礼仪人员于会前30分到岗，精神饱满地在门口迎候。
王二4802103
外联组
陈 一4802104
陈一、陈二、陈三、陈四、 陈五、陈六
拉赞助、购置 礼品、发放宣 传单
招待嘉宾；
预订返程车 、船、机票
提案组
刘 二4802105
刘一、刘二、刘三、刘四、 刘五、刘六
准备会议所需 文件、材料； 传达会议精神
受理会议期 间与会者提 出的议案和 提案
整理会议记 录
四、准备会议文件
新产品介绍手册包含的内容： 会议日程表.doc
第一：
会议通知.doc
会议文件
企业的基本概况及发展远景 。 第二： 签到表.xls 新产品的性能、核心技术及 测试结果 。 总经理发言稿.doc 第三：
新产品介绍手册
新产品的销售策略、销售政 策。
五、举办会议
1. 接待
热情周到 摆放到位