所有货品 海外供货商、维修合约 杂项
相关部门主管 及采购董事/经 理 相关部门主管、 项目经理、 工 料测量师
采购董事/经理
根据标书之指定条款及细则，同意购货。 市场购货单项目、仓库项
目、直接采购、维修项目
根据标书之指定条款及细则，同意提供 一般来说，大量购货包括 供货商
货品或服务。
与酒店合作之推广活动、
采购项目的种类
源自
采购要求的 程序
市场购货 单 赶急市场 购货单订 单 采购要求
(PR) 后补采购 要求
投标程序
资本性开 支采购要 求(CER)
Fidelio IMS 采购 要求订单 投标文件
订购程序
投标文件 (维修)
采购订单 (PO)
采购订金
送货程序
零用现金 傅票 授权书
供货商合 约
集团/区域 采购合约 提货单/送 货单 供货商发 票
2.5.2.
印刷物品
印刷物品包括： y 内部使用，如：采购要求、加班表格等 y 顾客使用，如：餐饮菜谱、客房文具等
应取得传讯经理基于以下标准的评估及书面批准：
y 内部使用物品 – 措词及格式应符合 SLIM 的标准及酒店内部规格。 y 顾客使用物品 – 文件措词应符合 SLIM 最低质素标准。 y 要检查设计师和印刷商最后制成品的品质和手艺。
2.5.3.
非技术性维修保养合约
y 非技术性维修合约包括清洁和维修设备如复印机、计算机等。 y 维修保养协议的条款及细则需根据技术性合约/小册子/简介书的内容来评估。
2.5.4.
技术性维修保养合约
y 技术性维修保养合约一般包括劳工与物料，以及需要获得使用部门(如：工程/信息 科技部)之推荐。
y 维修保养协议之条款及细则应包括： - 劳工、物料及零件等之收费基础； - 如适用，设备制造商的证书，或其授权维修商； - 最低安全标准。
a. 在 Fidelio IMS 输入报价
b. Fidelio IMS 的过往记录
2.8.3.
Fidelio IMS 的价格差异报告
2.8.4.
价格及其它数据保密
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采购
会计记录程序手册
2.9. 每月采购会议
3.
招标程序
3.1. 邀请投标
3.1.1. 邀请招标频率
2. 标准/指引
2.1. 酒店政策及程序 采购要求、订购及送货需依据已书面批签的酒店政策及程序进行。
另外，采购部应遵守集团采购标准及因应相关产品而选择有经验的供货商。
2.2. 原始文件 采购部只可基于原始的采购要求文件订货。
2.3. Fidelio IMS 的使用权
y 采购部职员在 Fidelio IMS 系统之使用权应依据已批签的 SLIM 指引。 y 任何有差异的，需有 SLIM IT 的批准。 y 电子采购要求和采购订单的授权密码应依据委任授权手册编配。
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会计记录程序手册
采购
2.5.1.
餐饮项目
y 使用部门检查和核实品质及 FSMS 规格可采用菜谱及食品测试，如：屠肉测试、 产量测试、蒙眼测试等，
y 产品之特定及详细描述： - 产品实体及功能特点，如：大小、重量、品牌、包装、送货条件等 - 到期日期、生产日期及产品寿命
2.6.
供货商报价 – 3 个报价守则
确保在投标过程中，获得最佳价格：
y 每个项目最少收集 3 个可互相比较并具竞争力之报价。 y [请参考「集团政策 CF20」] y 如果不符合 3 个报价守则，应在采购文件加上合理解释，并需获得财务总监及总
经理核准。 [请参考集团政策 CF20] y 唯一供货商
c. 其它因素
3.3.3. 与供货商谈判
3.3.4. 选择最后价格
3.4. 通过最后价格
3.5. 批出标书
3.6. 取消/拒绝/暂停采购要求
3.7. 复修标书
3.8. 豁免 – 投标程序
3.8.1. 集团/区域采购合约
3.8.2. 非中国国内酒店 – 寄卖品
3.8.3. 中国国内酒店 – 海产寄卖
3.8.4. 低价值采购
a. 交货不足 b. 多送的货品 3.5.3. 品质 a. 使用部门的接受 b. 使用部门的拒收 c. 入口项目的拒收 3.5.4. 预期送货日 a. 预期送货日前送货 b. 预期送货日没有送货 c. 预期送货日后没有送货 3.5.5. 记录所采取行动 3.5.6. 监察供货商表现 3.5.7. 清除 Fidelio IMS 内的采购记录 3.5.8. 保留采购文件 6. 区域/中央采购部 7. 采购监控的慨要 8. 职务范围 9. 附件 源自 Fidelio IMS 编制的文件 标准文件
编制未完结的 采购订单的清 单。
探查订单与发票 之间的差异。
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会计记录程序手册
1. 目标 采购部之责任是要确保：
采购
y 取得酒店可接受的价格、数量及品质的最佳价值。 y 在 Fidelio IMS 系统处理订单是基于已完全批准的采购要求文件。 y 货品之订购及运送是依据酒店规格和送货时间表。 y 积极地协助各部门处理出让/不用的设备，家具及其它固定资产，并获取最佳卖价。 y 监察并遵守 SLIM 之最低品质水平，向供货商和使用部门说明集团的标准要求。
3.1.2. 获邀投标之供货商
3.1.3. 投标条款及细则
3.2. 递交报价
3.2.1. 密封式报价
3.2.2. 报价单正本
3.2.3. 采购部收集的传真/电话报价
3.2.4. 使用部门接收的传真/电话报价
3.3. 投标处理/程序
3.3.1. 报价记录
3.3.2. 报价评估
a. 价格评估
b. 品质评估
3.9. 投标程序 – 处理/出让固定资产
5. 订单处理程序
3.1. 使用部门提出采购要求
3.2. 在 Fidelio IMS 处理采购订单
3.2.1. 采购订单 – 主要的监控
3.2.2. 市场购货单订货
a. 处理频率
b. 分配订单
3.2.3. 仓库订单
a. 处理频率
b. 分配订单
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PURCHASING OPERATION MANUAL
采购部操作手册
会计记录程序手册 目录
组织图表
申请及购货文件概览
文件及处理流程概览
1. 目标
2. 标准/指引
2.1. 酒店政策及程序
2.2. 原始文件
2.3. Fidelio IMS 的使用权
2.4. 食品安全管理系统(FSMS)规定
2.5 采购规定
2.4. 食品安全管理系统(FSMS)规定
采购部应确保供货商的工场(储存、温度、卫生规格等)及运货车辆(如冷藏货车)符合食品安全管理 系统规定。
[请参考 FSMS 手册]
2.5. 采购规定
使用部门及采购部要定立所有项目之采购规定。
根据已进行检查、测试及评估的产品样本定立采购规定。采购部要确保已记录产品样本的评估， 包括以下各项：
标最少收集 3 个可互相比较及具竞 争力之报价。
针对报价，进 行市场调查以 比较价格，作 为谈判工具。
向供货商发出 正式协议书， 表示接受最后 价格及条款与IMS 之过往报 价及酒店规格 评估报价。
与供货商协议 价钱，选取最 佳供货商/价 格。
基于获批标书之最后价格，或集团/ 区域采购合约，在 Fidelio IMS 发出 采购订单并交予供货商。
行政总厨 相关部门主管
订货后，将后补采购要求交给采购部及 收货部。
根据附连存已通过的年度财务计划之资 本性开支预算，要求动用。PRs 和 POs 的提出是基于已批签的 CER。 以 Fidelio IMS 编制的采购要求来补充存 货至标准水平。
固定资产及维修开支 食物、饮品及非食品项目
仓务员
收集供货商竞争报价之程序。
每日要求采购新鲜食物及饮品供厨部生 产(由人手或 Fidelio IMS 发出要求)。 采购部办公时间以外赶急购货 (由人手 提出要求)；订货后，将赶急市场购货单 交给采购部及收货部。
在有需要时，要求采购非食品、非仓库 项目 。
使用部门紧急直接订货；
肉类、家禽、蔬果、奶类 产品等
货品如酒店及顾客消耗 品、营运设备、工程零件 等
寄卖项目等
由集团/区域办事处商谈的合约，以获取 杂项 大量购货之优惠(即经济效益)。
SLIM/区域购 货
运往酒店的货品说明、价格及数量。 所有货品
供货商
根据送货项目，向酒店发单。一些送货 单/订单可用作发票(送货文件泛指送货 单/订单/发票)。
所有货品
附件：采购文件式样
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采用供应网络收集报价
一般来说，供货商：
y 由采购部找寻来源
y 由使用部门、姊妹酒店及集团办事处推荐
2.5.1. 餐饮项目
2.5.2. 印刷物品
2.5.3. 非技术性维修保养合约
2.5.4. 技术性维修保养合约
2.5.5. 机票
2.5.6. Fidelio IMS 系统的采购规格
2.6. 供货商报价 – 3 个报价守则
2.7. 采用供应网络收集报价
2.7.1 .视察供货商的工场
2.7.2 供货商牌照
会计记录程序手册
文件及处理流程综览
程序
申请部门
要求采购 的货品
发出市场购货
单/采购要求/ 资本性开支采
购要求/ Fidelio 订单要 求
标书(评估及 挑选供货商 和价格)