值班 电话
带班 领导
值班 任务
10月1日 10月2日 10月3日 10月4日
注意 事项
张×× 办公室
总经理 1、接听和处理电
李×× 办公室
副总经理
话，保证联络渠 道畅通。
王×× 郭××
办公室 办公室
副总经理 2、接待和指引来 访人中。
行政办主任 3、接收分发文电
邮件和书报杂志
1、值班时间：每天上午8天至下午5点30分 。
接受并登记紧急文件 收受并转送电报
2、负责公务接洽和来访接待
（１）外来人员登记表
序号 姓名 性别 单位 乘坐 携带 办理 进入 出门 备注 车辆 物品 事项 时间 时间
（２）来访接待记录表
编号：
来访人姓名 接待时间 内容 拟办意见： 领导意见：
处理结果：
值班人：
来访人单位 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分
2、分类
按照职责范围，值班可分为：
（1）综合值班，即负责处理本单位各项事务的 值班，如大中型单位的总值班室；
（2）专项值班，即只负责处理某一项事务的 值班，如单位内部各职能部门的值班。
按照人员来分，值班可分为：
（1）固定值班，即由专门人员负责的值班，如 秘书机构的日常值班； （2）轮流值班，即由不同部门，不同职务的人 员交替担任的值班，如节假日值班。
• （1）列出值班时限和具体值班时间。 • （2）按照要求填入值班人员姓名。 • （3）标明值班的地点。 • （4）标明负责人姓名或带班人姓名。 • （5）有时须用简明的文字标明值班的工作内容。 • （6）标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。
某集团公司国庆放假值班表
值班 时间
值班人 员姓名
值班 地点
2、做好值班记录。
4、处理临时发生
3、值班人员不得缺席，确因病因事不能值 的事情。
班，请提前联系办公室，以便及时调整 5、注意安全，防
人员。
火防盗。
任务
总经理办公室： • 陈总： “小王，‘五一’ 劳动节就要到了，集团准
备放假三天，你去编制一份值班表，然后给我看看。” • 王丽： “好的，陈总！” • 问题：假如你是王丽，你该如何编制这份值班表？
• 据了解，在防治某重大疫情的严峻形势下，身为 防治重大疫情指挥部综合住处组负责人的P，却 撤离工作岗位长达5小时之久。4月26日下午，P 主持召开了有关部门相关人员会议后，未按要求 及时半会议情况反馈给指挥部，又应约与一个体 老板等人在某大酒店吃晚饭，然后又到歌厅唱歌 。在此时间内，市重大疫情指挥部多次电话与其 联系，都没能联系上。
企业行政值班管理
《秘书基础》日常事务
值班工作
（一）值班的含义与分类
1、含义 值班，是指单位为了保证办公室正常的工
作秩序，确保信息畅通，杜绝“空岗”、“脱 岗”现象，在节假日、双休日及正常下班后， 安排专人负责处理有关事务的方式和制度。作 为单位窗口的办公室，通常要负责组织安排或 参与值班工作。一般地来说，单位是实行兼职 轮流的值班制度。
人文创新集团“五一”放假值班表
值班日期 5月1日
值班人 钟苗
值班地点 行政部
值班电话
带班领导 带班领导 联系方式
王凯
5月2日
王丽
行政部
金耀
5月3日
张济
行政部
李皓
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（三）工作的内容、任务
负责信息沟通和通讯联络
负责公务接洽和来访接待
处理突发事件确保安全 做好值班记录保持工作连续
1、负责信息沟通和通讯联络
按照时间特征分，值班可分为：
（1）永久性值班，单位专门设立的值班室； （2）临时性值班，针对某一项任务在某一段时内 进行的值班。
在较高层次的大型企业领导机关和某些专业部门， 还设立专职人员组成的常设值班室，昼夜轮班值守。
（二）编制值班表
平日需要有人值班的办公室 节假日值班办公室
2．值班表的内容
值班人签字：
3、处理突发事件确保安全
（2）具体办理。如立即向领导报告，接受领导指 示，迅速部署工作；或就近组织人员抢救抢险； 或依靠邻近单位或部队；或保护事故现场；或配 合保卫部门搞好工作。有时为将损失减小到最低 程度，在领导人未批示前可采取临时应急措施。
4、做好值班记录保持工作连续
• 值班记录主要包括值班登记及值班日志。值班登记主 要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等， 进行认真登记，让接班人员保持工作的连续性。值班 日志是将值班过程中接收的任务及完成情况、收到的 各方面的信息及处理情况、备忘事项等，在有固定格 式的本册上记载下来，以便与其他值班人员交流和事 后查考。
（３）值班日志
年
承办事项： 1、 2、 3、
处理结果
月 日 星期 待办事项：
值班人：
（四）值班工作的要求
热情服务，照章办事 问明情况，做好记录 重要情况，及时报告 完成工作，办理交接
1．热情服务，照章办事
•
值班人员不仅要为领导服务，为上级服务，
为单位内部各部门和下级服务，为客户服务。在
服务中，对待每一项工作都要做到严肃认真，不
能轻率处理每件事，不能放过收到的信息中的每
个疑点，更不能越权办事。
2．问明情况，做好记录
• 无论什么时候接到的电话，不论事情大小，都 要问明情况，如来电者姓名、单位、职务（职业 ）、来电时间、反映情况的内容等，并一一认真 做好记录。有条件的还可配备录音电话。
• 3．重要情况，及时报告
•
所谓重要情况，是指突然发生的重大事件、
（五）任务实施
天地公司高秘书接到保卫电话后，他应该这么做
记录电话内容，接待客人，了解清 楚客人身份、单位、来访意图，然
后视事情缓急，灵活处理。
在《值班日志》记清电话、宾客接洽情 况
记清值班处理事务方法
第二天，上班时把详细情况汇报 给领导
案例分析
• 据《中国青年报》4月30日报道，H省A市 委近日向全市发出通报，对擅自离开工 作岗位造成工作严重失职的原市政府副 秘书长P，免去其市政府副秘书长、市政 府办公室党组副书记、市政办公室正处 级督察员职务，调离市政府办公室。
重大灾害、重大事故等，或者是需要上司立即知
道（决策）、采取措施、亲临现场处理的问题。 凡属此类情况，值班人员要及时报告相关领导， 并迅速按领导指示承办。
• 4．完成工作，办理交接
•
一些能在值班时间内处理好的事务，当班人
员尽量处理完。上一班的值班Байду номын сангаас员应把值班情况
、特别是重要情况待办事项向下一班值班人员一 一交代清楚，并按照规定的时间、程序做好交接 工作，以保证值班事务的连续性。