办事处管理费用管理制度（2015版）目录一、总则 (3)二、办事处管理费用分类及标准 (3)1.中心城市租房管理费用 (3)1.1.中心城市办公租房费用及租房附加费 (3)1.2.办公杂费 (4)1.3.中心城市住宿租房费用 (4)1.4.中心城市固定资产费 (5)2.非中心城市租房管理费用 (5)2.1.非中心城市办公住宿租房费用及租房附加费 (5)2.2.非中心城市固定资产费 (6)3.业务招待费 (6)4.团队建设费 (7)5.会议费用 (8)5.1.大区销售会议费用 (8)5.2.办事处会议费用 (8)三、办事处管理费用申请 (9)1.中心城市租房管理费用申请 (9)2.非中心城市租房管理费用申请 (10)3.业务招待费用申请 (11)4.团队建设费申请 (11)5.会议费用申请 (12)四、办事处管理费用报销 (12)1.中心城市租房的管理费用报销 (13)1.1.中心城市办公租房附加费报销 (13)1.2.办公杂费报销 (13)1.3.中心城市住宿租房费用报销 (14)2.非中心城市租房管理费用报销 (14)3.业务招待费报销 (14)4.团队建设费报销 (15)5.会议费用报销 (15)6.固定资产转交、变卖及报废 (16)五、附件 (17)一、总则本费用管理制度适用于剑南春全国办事处人员，为规范办事处管理费用的使用而设定。

二、办事处管理费用分类及标准办事处管理费用包含办事处中心城市管理费用、非中心城市管理费用、业务招待费用、团队建设费用、会议费用五部分。

本管理制度中的租房费用标准是根据各城市不同的消费水平，并结合可租房人上一财年实际完成的含税销售金额而设定的。

办事处管理费用具体分类及标准如下：1.中心城市管理费用中心城市管理费用分为中心城市办公租房费用及租房附加费、办公杂费、中心城市住宿租房费、固定资产费四部分。

1.1.中心城市办公租房费用及租房附加费A.定义：中心城市的办公租房费用，是指专用于办事处中心城市所有人员办公，举行会议或考试，储存备用物料等，并位于办事处中心城市的房屋租赁所产生的费用，且一个办事处仅允许租赁一套此类房屋。

中心城市的办公租房附加费，是指因租赁并使用中心城市办公租房而产生的物业管理费、水费、电费、燃气费、暖气费等相关费用。

B.使用对象：办事处所有业务人员。

C.负责人：办事处主任。

办事处办公租房选址要求：租房地址须选在办事处所在城市交通便利的地方，统一租用商住两用或独立封闭、安全性高的小区住房，房屋的采光、通风要好，能够满足日常办公的基本需求。

办事处须提前在OA中填写《租房申请单》，租房由公司统一租赁并支付费用，办事处不再报销。

租房标准详见附件1《表1：办事处办公租房标准及明细》。

办事处办公租房产生的物业管理费、暖气费不包含在附加费标准内，凭票实报实销。

其余附加费用均在公司标准范围内凭票报销，超出标准部分公司不予承担。

办公租房附加费标准详见附件2《办事处办公租房附加费标准》。

1.2.办公杂费A.定义：办公杂费指办事处因工作开展需要而产生的办公用品费、邮寄费、固定电话费、宽带费。

B.使用对象：办事处所有业务人员。

C.负责人：办事处内勤。

办公用品费主要包括办事处购买笔、打印纸、墨盒、纸杯、饮用水等日常消耗性办公用品费用。

邮寄费指办事处业务人员因工作需要，寄送文件资料、促销酒、广宣物料等其他与工作相关的物品时所产生的费用。

邮寄费中凡是由办事处向公司邮寄物件，统一采用货到付款的方式，办事处不再将此列入办事处管理费用报销范畴，具体要求参照《四川汇金商贸有限公司关于规范快递收发的管理规定》。

若在办事处范围内邮寄物件，寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度，基于高效率、低成本的原则合理准确地选择性价比高的快递公司，严禁公费寄私人物品。

每月以城市经理为单位，提供邮寄明细清单，并附上快递费发票及相应快递单原件，快递单必须能清晰显示寄件人、收件人、邮寄物品（包括重量、体积、邮寄物品名等）、邮递费用金额等信息。

由办事处内勤统一汇总报销。

销售管理部根据办事处提报的明细清单进行审核，确定办事处邮寄费实际可报销额度。

邮寄明细清单格式见附件3《表1：办事处邮寄明细清单》。

除邮寄费外，其余办公杂费须在公司规定的办事处办公杂费报销标准内凭票实报实销，超出标准部分公司不予承担。

该费用仅限公司财年内使用，未使用部分跨财年不累计，自动清零。

办公杂费标准参见附件3《表2:办事处办公杂费标准》。

1.3.中心城市住宿租房费用A．定义：中心城市住宿租房费用，是指专用于办事处主任、中心城市经理、区域主管、团购经理共同住宿的房屋租赁费用。

B．使用对象：办事处主任、中心城市城市经理、区域主管、团购经理。

C．负责人：办事处主任。

中心城市住宿租房要求办事处主任、中心城市城市经理、区域主管及团购经理必须共同租赁，租房标准见附件1《表2：办事处中心城市住宿租房费用标准及明细》。

若中心城市住宿租房分开租赁，则每月分开租房的房租总金额报销额不能超过办事处主任、中心城市城市经理、区域主管、团购经理实际在岗总人数的合租租房标准。

标准范围内租房费用所需的开票税金和中介费不包含在租房费标准内，凭票实报实销。

办事处中心城市住宿租房产生的物业管理费、水费、电费、燃气费、公摊费等附加费由使用者自己承担。

1.4.中心城市固定资产费A.定义：固定资产费是指办事处购买或维修办公所需的电脑、电话机、传真机、打印机、办公桌椅等耐消耗的办公用品而产生的费用。

B.适用对象：办事处所有人员。

C.负责人：办事处主任。

中心城市固定资产由公司统一采购，各办事处可在公司配置标准内进行申请，不得私自购买。

具体标准见附件4《表1：办事处固定资产明细及费用标准》。

中心城市固定资产实行办事处主任负责制。

每项固定资产在购入后统一由办事处行政内勤登记在册管理。

固定资产在厂家保修期内因损坏而产生的维修费用由相应责任人个人承担，超出保修期的维修费用可申请实报实销；在使用寿命期限内损坏且无法修复或丢失的，由责任人按固定资产折旧后价值赔偿。

固定资产折旧计算见附件4《表2：固定资产折旧计算表》。

超出使用寿命期限无法继续正常使用的固定资产，由负责人申请报废，市场管理部核实后批准报废，并由负责人做报废处理。

报废流程参见第四章第6小节固定资产报废。

2.非中心城市管理费用非中心城市管理费用主要是由非中心城市办公加住宿租房费用及租房附加费、非中心城市办公杂费、非中心城市办公固定资产费组成。

2.1.非中心城市办公加住宿租房费用及租房附加费A.定义：非中心城市办公加住宿租房费用指用于非中心城市的城市经理或区域主管在辖区内办公及住宿使用的房屋租赁而产生的费用。

租房附加费指非中心城市办公住宿一体化租房使用所产生的物业管理费、水费、电费、燃气费、暖气费等相关费用。

B.使用对象：非中心城市城市经理或区域主管。

C.负责人：对应的非中心城市城市经理或区域主管。

办事处非中心城市办公加住宿租房当财年的租房标准是以该城市经理或区域主管上一财年实际完成的含税销售金额及当地租房水平为参考依据。

办事处非中心城市租房标准及明细见附件1《表3：2015财年非中心城市租房标准及明细》。

租房费用在标准范围内凭票实报实销，超出标准部分公司不予承担。

标准范围内租房费用所需的开票税金和中介费不包含在租房费标准内，凭票实报实销。

非中心城市办公加住宿租房产生的租房附加费、宽带费二者总费用按200元/月标准内实报实销，超出标准部分公司不予承担。

办公用品费纳入中心城市的办公杂费标准中，由中心城市统一报销。

邮寄费要求见本章1.2。

2.2.非中心城市固定资产费A.定义：固定资产费是指办事处非中心城市用于购买或维修办公所需的打印机、办公桌椅等耐消耗的办公用品而产生的费用。

B.使用对象：该非中心城市所有业务人员。

C.负责人：对应非中心城市城市经理或区域主管。

非中心城市固定资产由公司统一采购，各城市经理或区域主管可在公司配置标准内进行申请，个人不得私自购买。

具体标准见附件4《表1：办事处固定资产明细及费用标准》。

固定资产维修、赔偿等管理参照本章1.4中心城市固定资产管理规定执行。

3.业务招待费A.定义：业务招待费是指办事处为了业务开展、经营管理、协调社会关系等目的而发生的招待、贺礼、赠送、慰问等活动的需要而支付的各种因公交际应酬的费用B.使用对象：办事处主任、城市经理、区域主管。

C.负责人：办事处主任。

业务招待费标准为办事处主任1500元/月、城市经理500元/月、区域主管500元/月。

办事处主任、城市经理、区域主管使用业务招待费须提前在OA系统中提交申请，见附件5《业务招待费申请单》，经上级领导同意后方可开展活动，未经领导批复同意的业务招待费公司不予报销。

业务招待费按月在标准范围内凭票实报实销，超过标准部分公司不予承担。

该经费仅限当月使用，当月未使用部分不累计到下月。

办事处不得以任何手段弄虚作假，一经查出，则取消该办事处主任、城市经理或区域主管次月业务招待费的使用额度，并在相应报销人员工资中扣除虚报费用。

4.团队建设费A.目的：为增强办事处员工对公司的认同感与归属感，加强办事处员工的凝聚力，进一步丰富员工业余文化生活，促进各办事处内部人员间的沟通与合作，从而营造一种激情工作、和谐团结的工作氛围。

B.使用对象：办事处所有人员（不包含分仓管理员）。

C.负责人：办事处主任。

D.团队建设活动内容：办事处有员工入职或离职时需全体举行“欢迎会”或“欢送会”；办事处员工集体聚餐；办事处全体员工定期进行体育活动或其他团队业务拓展活动等。

团队建设费根据办事处每月实际在岗人数设定，标准为办事处每人每月150元。

团队建设活动以办事处为单位开展，实际参加活动的人数须达到办事处实际在岗人数的80%才能申请举行，费用由办事处主任统一支配，报销时在标准内凭票实报实销，超过标准部分公司不予承担。

该经费仅限公司财年内使用，余留部分跨财年不累计，自动清零。

活动开展前办事处主任须在OA中填写附件6《团队建设费申请单》，待领导批复同意后方可开展活动。

各办事处任何人不得冒领、滥用、虚报团队建设费，一经查实违反规定，则取消该员工下一财年团队建设费的使用。

5.会议费用会议费用指辖区召开会议所产生的相应费用。

会议类型包含大区销售会议、办事处会议。

5.1.大区销售会议费用大区销售会议的相关费用由每次会议所在城市对应的办事处主任来负责申请和报销，故将大区销售会议费用纳入办事处管理费用制度进行统一规范。

A.定义：大区销售会议费用指由大区总监组织召开，大区范围内的办事处主任、城市经理、区域主管、团购经理共同参加的销售业务会议而产生的会议场所租赁费、参会人员住宿费和就餐费用。

其中办事处主任及以上级别参会次数为每年四次，其余人员参会次数为每年两次。