档案管理制度编制：审核：会签：批准：2010-9-08发布 2010-9-15实施青岛华世洁环保科技有限公司发布1.目的为建立、健全公司档案工作，完整地保存和科学地管理公司的档案，充分发挥各类档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各职能部门服务。

特制订本制度。

2.适用范围青岛华世洁环保科技有限公司各职能部门3.职责3.1制定或参与制定档案工作的规章制度；3.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；3.3做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；3.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

4.档案管理部门及负责人4.1公司档案主管部门待定4.2公司立档单位为各部门；4.3档案管理责任人：各部门负责人和专（兼）职文员4.4各部门均应指定专（兼）职人员，负责收集和管理本部门的文件材料，并按要求立卷归档，保持相对稳定。

若有人员变动应及时通知档案室5.档案的种类5.1法规性文件：包括上级颁发、需企业执行的，或由企业内部制定的各种标准、规章制度等。

5.2企业的重大决议：包括公司级会议纪要及会议决议。

包括由企业股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等5.3计划性文件。

包括企业总体计划或规划、研发计划、项目质量计划、销售计划、财务计划等。

5.4总结性文件。

包括企业年度和月度工作总结、部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

5.5批示性文件。

包括企业各类计划指标、技术指标、销售指标等。

以及企业各类命令、工作指示等。

5.6通知类文件。

会议通知、业务通知，公司内部一些活动通知等文件；5.7报告类文件。

包括请示报告、出差报告、统计报表、申请报告、方案、提案、建议等文件;5.8证件类文件。

包括法人营业执照、房地产权证、税务登记证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书等。

5.9基建类文件。

工厂平面图、工厂各种线路，地上地下管道图、厂房、办公楼平面图及以上设施的新建、扩建、改建过程中的勘测、设计、施工、竣工、维修等各阶段所形成的文件资料。

包括施工许可证，规划许可证等各项审批文件，隐蔽工程资料，竣工图纸资料等5.10设备类文件。

包括办公设备、车间设备、实验室仪器设备、各种检测仪器的使用说明书、保修卡及设备维护、维修记录等各种有价值的文件5.11合同类文件。

包括销售合同、招投标文件，采购合同等5.12技术类文件。

归档原则是以项目为单位，一个项目形成一套档案。

包括：技术图纸、更改记录、采购清单及技术协议；工艺流程图及工艺流程说明、计算书，电气原理图、电气控制说明，仪表条件一览表，设备条件一览表；质检检测数据记录及分析报告；设备主要材料的材质报告单及外购件合格证；设备使用说明书；调试记录（现场调试施工日志与调试数据记录、调试过程中遇到的问题和解决方法等）；项目过程中和客户的沟通记录文件等各种有价值的文件；各实验项目的立项申请书、试验图纸、试验数据以及取得的成果5.13会计档案：包括1)会计凭证主要指原始凭证，记账凭证，汇总凭证，银行存款余额调节表2)会计账簿主要指先进银行存款日记账，明细账，总帐，辅助账薄3)财务报表主要指月度、季度、年度会计报表及文字说明4)其他会计文件材料主要指会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行对账单及其他应当保存的会计资料5.14声像制品资料。

包括企业在其经营活动或娱乐活动中，以及在外学习、考察时或企业外部提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

5.15电子文件的归档1)企业各信息系统生成的文本、图形、图像电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。

音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归档范围可根据需要确定。

2)企业各信息系统所形成的电子文件的原数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。

6.归档要求6.1根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向档案部门移交。

6.2立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固。

原稿由档案室保存，相关部门和个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本6.3填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

6.4立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

6.5立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

6.6立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

6.7立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

6.8文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

6.9关于项目档案，技术、工艺、电气、生产、质检及采购等部门要以项目为单位整理文件，及时将有价值的项目文件存档。

原则上项目图纸、合同等A4、A3规则纸型的文件要用打孔文件夹保存，档案室接收到项目文件后，要对其汇总，整理，建立完整的项目档案6.10各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

6.11声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整，6.12归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。

通用电子文件格式主要有：1)电子文件归档采用物理归档和逻辑归档两种方式。

2)物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上后，向档案部门移交。

有网络传输和介质传递两种方式。

网络传输既可实时进行，也可定期完成。

介质传递宜定期完成。

3)逻辑归档是在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现电子文件向档案部门的移交。

逻辑归档应实时进行，并定期进行物理归档。

4)电子文件必须经鉴定、整理、审核后才可以归档。

5)加密的电子文件归档时应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

7.档案的保密要求7.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作7.2档案密级分为绝密、机密、一般三级。

1)绝密文件（Confidential）；用C表示，系指与公司生死攸关的可听、可视性文件及公司自主研发的有较大市场前景的产品或工艺。

包括：重大经营决策、重要商务信息、关键财务信息、重要技术信息、高管人员变动方案、特殊会议精神等内容相关的文件；2)机密文件（Secret）:用S表示，系指公司经营活动中的指导性文件及控制性文件。

包括：公司的经营方针、年度计划大纲、管理制度、人事政策、人员档案，通用技术文件、各类财务报表记帐簿，采购合同，销售合同，公司级会议纪要文件3)一般文件（Normal）:用N表示，系指公司运营中的不会产生重大影响的文件。

包括：空白表格、会议通知、公示文件、内刊、各种荣誉证书等7.3借阅档案的人员，对所借档案应负责保密，不得转借他人，不准带出公司外，档案用后要及时归还。

如若丢失借卷人应写出书面报告，经领导审批后，送公司保密委员会审理，然后交档案室存档备查。

7.4对已到保密期限的档案要请相关部门领导和管理部经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

7.5外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

7.6档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

7.7企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。

档案管理员调离，应由档案主管领导监督办理，档案交接之后，方能调离。

7.8电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案部门负责。

8.档案的移交8.1各部门档案每季度的最后一周向档案室移交一次，（第二季度的最后一周移交第一季度的档案。

依次类推，第一季度的最后一周移交上一年第四季度的档案）会计档案为每年向档案室移交一次。

8.2档案移交前各部门专（兼）职文员要编写《档案移交登记表》（详见附件一），并让部门负责人签字，档案接收人和移交人共同清点所移交的档案并在《档案移交登记表》上签字确认，档案移交登记表一式两份，移交人和接收人各执一份8.3档案管理员接收到各部门移交的档案后，应对档案（卷、代、盒）进行检索、编号9.档案借阅9.1档案一般不得借出档案室。

如遇特殊情况，须按要求办理借阅手续。

逾期不还者，档案管理员要及时催还。

9.2部门负责人如需借阅一般工作业务相关的资料，可直接在档案管理员处填写借阅登记表，借阅的档案材料必须在三天内归还。

若需延长借阅时间，需到档案管理员处办理续借手续9.3各部门其他员工因业务需要对本部门档案资料进行借阅或利用的，须一律填写《档案借阅申请表》（详见附件）并经部门负责人签字许可后，方可借阅档案。

如需借阅非本部门的档案材料的，还应有相关部门负责人签字许可。

9.4如需借阅公司人事、财务、销售合同等资料必须经总经理批准许可9.5档案管理员依据《档案借阅申请表》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息9.6借阅的档案原则上在公司内使用。

机密文件和绝密文件仅供在档案室查阅，不予借出9.7借阅档案的人员应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

9.8档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等9.9档案主管应接受公司有关部门、人员的咨询要求9.10政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助10.档案的保管档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。

同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

11.档案的销毁11.1公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密11.2公司成立档案鉴定小组，档案管理员应组织小组成员定期对档案的价值和保存期限进行鉴定，对已失效的档案，应编制《档案销毁登记表》（附件三），经相关负责人审核和总经理批准后方能销毁。

该清册永久保存。

11.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。

文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

12.档案分类编号细则12.1档案分类原则：以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系, 便于科学管理和开发利用12.2档案类别的设置1)档案的类别共设置九个大类，即:企业管理性档案，基建档案，科研档案，产品档案，设备仪器档案，会计档案，合同档案，员工档案，特殊载体档案2)根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ),不设置三级类目( 详见附表 )。