1.目的为加强档案管理，提高档案管理工作的规范化，并结合实际，更好的为各单位进行服务，特制订本制度。
2.范围本制度适应于热电厂及其子公司和附属公司的档案管理。
3.职责3.1各档案保管部门负责档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作，确保档案资料的完整、准确与安全。
3.2各子公司和附属公司的档案统一归热电厂档案室管理（各单位财务档案自行保留3年）。
3.3各兼职档案员负责对本部门档案的收集、整理、保管并及时办理相关档案的移交。
3.4各档案管理部门负责本部门档案材料的保密工作。
4．档案管理工作流程4.1归档4.1.1归档分类按材料的性质分为六大类：1.管理类2.设备仪器类3.基建类4.会计类5.音像、实物类6.职工档案管理类。
4.1.2归档要求4.1.2.1归档时间要求4.1.2.1.1各子公司和附属公司的归档材料，应在次年的八月底前归档，并附带本公司年度档案归档范围清单。
如有特殊情况不能按时上交，以书面形式报热电厂档案室说明情况。
4.1.2.1.2热电厂各部门形成的归档材料，应在次年的三月底前归档，合同文件档案于每月底向档案室办理移交。
如有特殊情况不能按时上交，以书面形式报热电厂档案室说明情况。
质量管理体系文件4.1.2.1.3外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后由设备使用部门开箱人员或设备使用部门技术人员三日内将所有资料移交档案室或部门兼职档案员，做好移交记录，如安装调试需要借阅的，由使用人员到资料接收人员处办理借阅手续。
等安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档。
4.1.2.1.4各单位（部门）负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时交有关人员归档。
4.1.2.1.5会计文件材料在会计年度终了后归档，由财务会计部门保管一至三年，保管到期后向档案室移交。
4.1.2.1.6职工人事管理文件材料办理完毕后，由人力资源部整理并定期向档案室移交。
4.1.2.1.7各单位（部门）照片类的归档由形成部门每月底向档案室移交。
4.1.2.1.8各单位（部门）实物类的归档由各领取部门随时向档案室移交。
4.1.2.1.9实行文档一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时交有关人员归档。
4.1.2.1.10下列文件材料应随时归档：4.1.2.1.10.1没有及时归档的零散文件材料；4.1.2.1.10.2变更、修改、补充的文件材料；4.1.2.1.10.3设备仪器的维修文件材料；4.1.2.1.10.4产品、设备更换的新零部件文件材料；4.1.2.1.10.5机构变动或职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料；4.1.2.1.10.6应归档的非纸质载体材料；4.1.2.1.10.7其它临时活动中形成的文件材料。
4.1.2.2归档内容要求4.1.2.2.1归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸。
4.1.2.2.2归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备。
质量管理体系文件4.1.2.2.3归档文件材料应当经部门或项目负责人审定。
4.1.2.2.4归档文件材料的整理应当系统、规范。
4.1.2.2.5音像材料（包括照片、录音、录像带等）和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。
4.1.2.2.6应归档的文件材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档份数。
4.1.2.2.7文件材料归档，由所在部门填写归档材料移交清单，重要项目文件材料归档时还应编写归档说明，并经过项目负责人审核签字。
交接双方根据文件材料移交清单清点，核对无误后，在《档案移交清单》上签字，移交清单由交接双方各保留一份。
4.1.2.2.8对管理类的归档参照《管理类归档管理办法》执行。
4.1.2.2.9对设备仪器类的归档参照《设备仪器类归档管理办法》执行。
4.1.2.2.10对实物类的归档参照《实物档案管理办法》执行。
4.1.2.2.11对音像类的归档参照《音像档案管理办法》执行。
4.1.2.2.12对财务会计类的归档参照《会计档案管理办法》执行。
4.1.2.2.13对基建类的归档参照《基本建设类归档管理办法》执行。
4.1.2.2.14对人事类的归档参照《职工档案管理办法》执行。
4.1.3归档期限划分对不同类别档案的保管要求，参照《档案归档范围与保管期限表》执行。
4.2工程建设期间档案文件归档4.2.1工程立项期间的审批档案材料由本项目的责任人负责收集。
4.2.2土建工程档案材料的收集土建工程材料收集由总工办负责，具体收集内容参考档案室下发的《档案归档范围与保管期限表》中的内容，在工程结束后将材料收集齐全并及时办理移交。
电厂基建材料和档案室办理移交，各分公司基建材料和各分公司兼职档案员办理移交。
4.2.3设备档案材料收集质量管理体系文件4.2.3.1设备仪器按单台设备分开。
前期的招投标文件由总工办负责整理移交，纸质文件和电子文件要对应，在单项或几项设备投标结束后，写好移交明细，向档案室移交。
4.2.3.2设备仪器的合同、技术协议、安全协议资料由企管部按档案室要求办理移交。
4.2.3.3施工现场交接的设备随机图纸、开箱验收单、合格证、说明书、质量证明书等、安装图纸，机务、电气、化水、热工仪表专业安装过程中产生的技术变更、安装记录、安装调试等资料、按工程进度由工程项目的各专业的专工或甲方代表负责将各专业的档案资料收集齐全后，和档案室办理移交；各分公司的设备档案由各分公司的专工或甲方代表负责收集完整后，和各自公司的兼职档案员办理移交手续。
各部门、各分公司都要建立相应的工程档案材料登记本，做为以后移交档案的依据。
4.2.3.4对于外包工程项目材料的收集，由使用单位的专工负责按上述要求将材料收集齐全后和档案室或部门兼职档案员办理移交，并做为项目验收付清工程款的依据。
4.2.3.5仓库出库的设备由仓库管理员负责收集出库设备的随机资料，和工程项目的甲方代表、项目专工办理移交，同时做好移交记录，由甲方代表或项目专工负责向档案室或部门兼职档案员办理移交。
4.2.4工程结束后，档案室应组织相关部门对各工程项目资料收集整理齐全完整性进行评价，评价报告报企管部。
5.档案分类编号及排架5.1各单位全宗号的设置5.1.1 1-热电厂，2-新源热电，3-热立达公司，4-公司，5-公司，6-公司，7-公司5.1.2 各单位档案的一级类目、二级类目的设置与热电厂档案室设置相同。
各子公司要在一级类目前加上本单位的全宗号；三级类目及以下由热电厂档案室及各所属单位的档案管理部门根据实际情况自行设置。
质量管理体系文件5.2管理类、照片实物类、音像类档案编号5.2.1档号的编制:档号由全宗号、类目号、件号及间隔号组成。
5.2.1.1一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写，即GL：管理类、ZP：照片类、YX：音像类、SW：实物类。
5.2.1.2年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。
5.2.1.3采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期”、“短期”三个不同的保管期限。
5.2.2件号:各类档案分别以最低一级类目编写件的顺序号。
5.2.3间隔号5.2.3.1同为阿拉伯数字或字母编写的类目层次中间用间隔号“.”隔离。
5.2.3.2类目号与件号中间间隔号用“-”隔离。
5.2.4管理类档案按年度设置二级类目，按保管期限设置三级类目。
如：新源热电公司管理类编号2GL2006.1-0012000年以前文书档案按卷整理，设行政管理类（用大写字母A表示），党群类（用大写出字母B表示）；生产技术类（用大写字母C表示）；经营管理类（用大写字母D表示）；保管期限设永久（1）、长期（2）、短期（3）；案卷编号：例如：A2000.1-006 2000年行政管理类永久卷第6卷。
5.2.5照片档案档号由类目号、年度、保管期限、序号组成。
保管期限和序号之间用“0”间隔，序号通常是四位数，例：ZP2006100020。
照片档案每年一个流水号。
5.2.6实物档案分为7类。
类目号分别表示如下：证书类SW01、奖状类SW02、质量管理体系文件质量管理体系文件锦旗类SW03、奖杯类SW04、奖牌类SW05、证件类SW06；废弃的印章SW07；实物档案按类别设置二级类目，档号示意如下：SW01.-001盘YX3，音像档案安载体形式设置二级类目，类目号和序号之间用“-”间隔，序号通常为三位数，档号示意：YX3-006。
5.3会计档案、设备仪器、基建类档案编号一级类目号采用其类目中有代表性的大写汉语拼音字母编写；二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字编写。
5.3.1会计类档案：一级类目用KJ 表示；二级类目：01表示凭证，02表示账簿，03表示报表；三级类目用相应年度表示。
成立起采用一个大流水号即可。
5.3.2设备仪器类：5.3.2.1设备仪器类一级类目用大写字母SB 表示；二级类目按设备性质设置；三级类目按设备专业设置。
5.3.2.2设备仪器类共设置七个二级类目：0-综合类、1-锅炉设备、2-汽机设备、3-电气设备、4-化水设备、5-热工仪表、6-机务安装。
5.3.2.3三级类目:5.3.2.3.1综合类三级类目，按保管期限用1.2.3表示永久.长期.短期。
5.3.3基建类档案：“0”代表基建综合类“1”代表工业建筑（下设三级类目01表示#1主厂房02表示#2主厂房编号为：JJ1.01-001）“2”代表民用建筑（主要包括食堂、公寓等生活建筑）5.4人事档案分类编号根据电厂实际情况，职工档案分为ZG1（代表电厂老职工）和ZG2（新聘任员工），各自按一个大流水号排列。
5.5档案的排架5.5.1管理类档案，按年度、保管期限、件号排架，即把管理类档案首先按年度排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期的顺序排列，再将同一保管期限的档案按件号顺序排列。
5.5.2设备类、基建类，分别按大类、属类、项目（一项工程、一台设备）排架。
5.5.3会计档案按财务报告、会计凭证、会计账簿、会计其它等二级类目分别排架。
5.5.4音像档案按载体种类分别排架。
5.5.5实物档案按实物种类分别排架。
5.5.6职工档案按职工分类排架。
6.档案保管6.1档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、利用方便”的原则，档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。
6.2档案库房应配备温湿度控制和调节设备，其温度应控制在14℃-24℃，相对质量管理体系文件湿度应控制在45％-60％。
6.3库房温湿度记录要有专人负责，每天定时记录一次，根据档案保管要求及时做好库内温湿度的调节工作。