第一章组织结构办公室行政采购人事第二章 办公室主要工作办公室是在公司总监的直接领导下，贯彻执行公司的各项决策、决议，制定公司制度并监督执行，认真做好公司的人事、文档、物资管理工作，建立完善公司质量管理体系，同时检查、督导、协调、考核各部门的日常工作，其主要职责如下：1. 协助总监处理各项日常行政事务。

2. 制定、修改公司各项管理制度并监督实施。

3. 组织公司工作例会、业主协调会，并做好记录工作，起草会议纪要，协办、反馈、落实会议精神。

4. 起草公司各类对外发文并负责送审、呈报、发布。

5. 负责公司的人事招聘的审核工作。

6. 协助公司其他部门第二时间处理突发事件及业主投诉。

7. 负责公司文件的管理、呈报、下发和落实工作。

8. 负责公司印章、公函、介绍信的使用和管理。

9. 协调公司与政府部门的关系，创造公司良好外部环境。

10. 负责组织相关部门对供货方的评价选择。

11. 负责公司的物品采购和管理工作。

采购档案管理；物资保管；物资验收入库、发放出库管理；物资帐务工作。

12. 负责公司的各类标识的设立和管理工作。

13. 编制员工培训计划、并组织或监督实施。

14. 负责公司对外联络、来函处理和来访接待工作。

15. 根据公司实际情况，不定期组织员工文体活动。

16. 负责公司文件的打印资料和复印工作。

17. 负责公司文档资料、人事档案的管理。

18. 负责后勤保障。

包括：劳保物资的管理；工作餐管理；制服洗涤的管理。

19. 负责定期对公司各部门的工作情况监督检查。

对人事管理；仪容仪表、行为规范、考勤纪律、劳动纪律的检查监督。

20. 负责公司办公设备的管理。

21. 负责公司的对外宣传和企划工作。

22 负责节日安排和安全检查工作。

23. 负责公司其他日常行政事务，并在总监外出期间，协调有关工作，保证公司的正常运转。

第三章 办公室主任岗位职责办公室主任全面负责行政部的日常工作，履行公司办公室的相关职能，受公司总监直接领导，其主要职责如下：1. 协助公司总监处理公司日常行政事务。

2. 协调公司各部门之间的工作，及时发现并解决工作中出现的问题，为总监决策提供参考依据。

3. 协调公司同上级单位、政府职能部门及相关单位的关系，营造公司良好外部环境。

4. 组织制定公司各项管理制度，并负责监督执行。

5. 组织公司例会、协调会等会务，检查会议事项的落实，并报告总监。

6. 审核文稿，处理公函，掌握国家及北京市有关政策，并督导传达。

7. 负责员工的招聘复试审核，做好人才选拔。

8. 审核各部门打印文稿和对外发文，处理公函、重要事项报总监批准。

9. 负责审核每日工作通报、重要事项上报总监。

10. 负责各部门上报考勤的核准。

11. 协助其他部门第二时间处理突发事件及业主投诉。

12. 负责公司印章、公函、介绍信的使用和管理。

13. 负责组织对供货方的评价选择，编制合格供货方名单。

14. 负责审核各部门上报的物资采购申请，并按规定程序组织采购。

15. 负责公司对外联络，来函处理和来访接待。

16. 审核外借资料，特殊情况报总监批准。

17. 负责协助管理者代表监督质量体系的运行和内审检查。

18. 负责组织定期对公司各部门的工作监督检查。

19. 负责公司对外宣传、企划方案的制定和实施。

20. 负责组织节日环境布置和安全检查。

21. 负责搜集行业相关信息，掌握政府政策导向。

22. 完成总监交办的其他工作，做好参谋。

`第四章 办公室人事专员岗位职责1. 负责员工的招聘、录用工作，认真做好面试、考核、体检、审批及入职签订合同、协议等有关事宜，做好公司的人力资源储备。

2. 负责公司员工的培训工作。

3. 负责员工转正定级、调级、变动、离职手续的办理。

4. 负责公司劳动纪律和员工仪容仪表的检查。

5. 根据实际情况不定期组织员工文体活动。

6. 负责每日工作考勤，计算加班扣款，每月汇总报财务部门。

7. 负责培训记录、人事档案、保险资料等的保管工作。

8. 负责掌握行业信息，并及时组织培训传达。

9. 负责编制每月人员变动表，并报主管经理。

10. 参与员工浮动工资的评定，协助财务做好员工社会保险缴纳工作。

11. 完成领导交办的其他工作。

第五章 办公室文员岗位职责1. 负责公司文件的收、发、存及编号的管理工作。

2. 负责公司各类档案的接收、登记、立卷、归档、保管工作。

3. 负责办理档案资料的查、借、阅登记。

4. 依据公司相关规定，负责文件的打印和复印。

5. 负责本部门办公设备的使用和维护，保证办公设备的正常运行。

6. 负责接待来访并通知相关部门及人员。

7. 负责本部门办公用品的管理。

8. 负责公司报纸的分发、书刊资料的分类整理。

9. 负责公司各类标识的管理工作。

10. 负责会议记录本，编制会议纪要。

11. 收集每日工作通报交主管经理审批。

12. 负责外联和接待工作。

13. 完成领导交办的其他任务。

第六章 物资管理员岗位职责1. 负责调查供货商的相关信息，参与对供货商的评价、甄选和确定。

2. 负责汇总各部门上报的采购计划，编制月度采购方案，报上级领导审核。

3. 负责公司库房物资的整理与管理工作。

4. 负责物资出入库的手续办理，登记物资台账。

5. 协同物资采购申请部门做好对所购物资的验收入库工作。

6. 按照公司采购程序，组织采购（含日常零星采购）。

7. 负责每季度的物资盘存工作，并编制物资盘存表。

8. 负责领导交办的其他工作。

第七章 保险索赔流程（工伤处理）发生工伤事故报保险公司就近医院救治报劳动行政机关到指定医院作诊断结论单位、主管部门审核提出结论市劳鉴会鉴定（评）结论到社会劳动保险公司申报待遇（1）医疗期待遇（2）医疗终结确定为残度后的待遇（3）因工死亡待遇第八章培训管理流程员工入司培训部门业务培训考核合格上岗定期检查掌握情况第九章物资管理流程物资采购物资验收入库采购物品档案管理物资保管发放出库管理物资帐务管理（常用品设最高和最低库存量）每月盘点与帐面核对亏损物品列出清单经办公室、财务部、总监核查批准后作核销处理第十章招聘人员流程应聘者填写求职申请表应聘人员带身份证、学历、资格证复印件（外地人员带三证）面试入职者本人办公室初次面试部门主管第二次面试筛选公司领导审核、批准通知应聘者入职试用，要求带齐相关证件原件及照片第十一章员工到岗流程带齐学历、资格证、身份证原件（复印件）及照片入职者与公司签定试用期合同领员工手册、接受入司培训办公室通知财务部领制服、工牌上岗试用第十二章员工转正流程部门主管在员工试用期结束前对其进行业务考核部门主管做工作评估，提出是否同意转正是否部门填写员工变动延长试用期或辞退表，主管签字办公室审核签名总监签名办公室办理转正手续第十三章 员工晋升及调薪流程部门主管提出建议部门填写员工变动表并注明原因部门填写调薪建议书并注明原因办公室审核签名总监签名批准办公室执行通报表扬员工变动表（调薪建议书）交财务部执行通报存档第十四章员工降级流程部门根据业务考核及工作纪律检查情况，注明处罚原因主管根据原因提出处罚建议并填写员工变动表、签名办公室审核并签名总监签名批准公司通报（处理决定）员工变动表交财务部执行变动表由办公室和有关部门存档第十五章 员工离职流程离职人员递交辞职申请部门主管批准后，填写员工变动表（注明离职原因及生效对应日）办公室审核总监批准离职员工填写本部门物件退还清单部门主管签字确认退还仓库物品库管员签字确认退还办公室领用物品后，办公室签字确认，核查当月出勤情况后，退还清单交财务部于下月工资发放日一并结清工资第十六章办公区管理1.　办公桌面保持整洁，不得摆放个人物品，办公椅摆放整齐，离开时将办公椅推回办公桌内。

2.　保持用户区域整洁，用户到访时马上起立，主动打招呼。

3.　办公室地面及墙壁整洁，无乱贴乱画现象。

4.　工作期间不得交头结耳或大声喧哗，打闹嬉戏，工作期间不得吃零食、看报或做与工作无关的事。

5.　电话铃声响三声内必须有人接听，并说：“您好！瑞腾物业公司”。

等规范用语。

6.　办公期间严禁在办公室打私人电话聊天。

7.　办公时间统一着工装上岗，配戴胸牌。

8.　办公室下班时，关好门窗，做到人走灯灭。

9.　工作人员应该爱护办公室的公共设施和办公用品，不得故意损坏。

第十七章印件使用管理制度1. 公司印章、介绍信由办公室指定专人保管，法定代表人印章、财务专用章由财务部指定专人分开保管。

上述印章未经总经理批准，不得随意交与他人保管使用。

2. 使用公章依据下列情况由有关领导审批：涉及人员调动、任免、租赁合同、协议、财务收支及以公司名义对外发文、发函等方面用章，由总监核准办理；公司内部发文、开具证明，由办公室主任审批；使用法定代表人印章，由总监核准办理。

3. 使用印章必须履行登记手续。

由印章使用人员在印件使用登记表上登记用章时间、何事用章、用章件数、批准人、经办人等项目，重要事项用章，原件需复印留底存查。

4. 未经公司总监核准办理，不得私自用章、不准携带公章外出、不准私借他人、不准盖出空白信笺。

如确因业务需要持空白介绍信或公文纸加盖公司印章时，须经总监核准办理，由办公室登记后发出，未使用或未用完的应如数交回办公室，适时核销。

5. 公司各类印章一般不准携带外出，如因特殊公务需携带外出使用，须经总监核准办理，至少有2人同行，互相监督、担保，并办理借用手续，并如期归还办公室。

6. 对不符合用章规定的，印章保管人员有权拒绝盖章或提出建议意见。

对违反用章规定或弄虚作假获得用章造成严重后果和经济损失的，要追究当事人的相关责任，必要时诉诸法律。

第十八章档案管理为严格公司档案管理,保证档案管理的有效性、规范性,特规定如下:一.档案范围1．各部门制定的管理规定。

2．各部门签字的合同协议。

3．人事调动4．主管级以上管理人员的调动、晋级、变动。

5．重大事故报告。

二.文件归档要求1. 各部门在管理工作中形成的文件材料,要根据不同年限要求归档存放在各部门,其中原件交公司办公室存档。

2. 文件材料要准确地反映各项管理的相关内容和过程。

3. 文件材料要符合文件书写标准,禁止使用圆珠笔、铅笔起草批改。

4. 每周一各部门文员按归档范围将文件原件集中上报公司办公室统一存档。

5. 公司重大会议和活动的文件材料应在结束后3日内归档存放。

6. 对公司有长远利益、价值的档案应永久保存。

7. 对公司在一定时期内有价值的档案应短期保存,按年限分为一年、二年、五年和十年。

三.借阅制度1. 文件资料原则上仅限在公司内查阅，特殊情况需要借出的材料必须经总监核准。

2. 公司内借阅或外借文件、证书、图片等资料文件借阅登记表上登记后方可借阅。

3. 借阅期不可超过一周，到期必须归还，如需再借，要再次办理续借手续。

4. 文件交还时，与借出部门当面清点核对，如果发现遗失或者损坏应立即上报公司领导。