办公室工作手册QM/ZT—2011C版/0次修订批准人:发放编号:发布日期:2011年03月08日实施日期:2011年03月08日办公室工作手册目录一、岗位职责及任职要求(一)办公室主任岗位职责及任职要求(二)办事员岗位职责及任职要求二、管理制度(一)岗位设置制度(二)岗位考核制度(三)晋升和降级奖惩制度(四)企业培训制度(五)企业会议制度(六)文书管理制度(七)档案管理制度(八)考勤管理制度三、法律、法规(一)适用法律、法规四、记录(一)办公室记录清单一、岗位职责及任职要求(一)办公室主任1、岗位职责a、负责办公室全面领导工作和企业行政方面工作,协助总经理完成公司各项行政工作任务;b、负责人事、劳资管理和考核;c、负责企业中层以下员工的培训;d、负责公司的文档管理工作;e、负责企业会议筹备、记录和纪要编写工作f、负责ISO9001:2000标准体系运行的文件,记录管理工作。
2、任职要求a、具备大学本科以上学历;b、从事中层干部领导工作三年以上的领导工作经验;c、在领导岗位上作出业绩;d、能胜任行政领导工作,具备较丰富的工作协调能力。
(二)办事员1、岗位职责a、负责文书、档案具体管理工作;b、负责考勤管理工作;c、负责企业培训工作具体操作;d、负责企业会议筹备和记录工作;e、负责企业各项行政事务工作具体执行。
2、任职要求a、具备高中以上学历;b、热爱本职工作,能胜任行政工作;二、管理制度(一)岗位设置制度1、企业根据施工需要及管理要求设置岗位,岗位分:管理岗位、生产岗位,实行以岗定员。
2、每个岗位设置的人员,必须达到岗位任职要求。
3、企业任何岗位都实行竞争上岗,特殊工种岗位竞争者,必须持国家专门机构核发的操作证,方可参与竞争。
4、竞争行政管理岗位,本人写出申请,由总经理考核、评定,合格者由办公室发给《上岗证》上岗,每18个月进行一次竞争。
5、竞争施工操作岗位,本写出申请,由安全生产科考核评批,合格者,由办公室发给《上岗证》上岗,每年进行一次竞争。
6、技术人员原则上不进行竞争上岗,直接由总经理根据本人所学专业、技术水平,安排相应技术岗位。
7、竞争上岗中由于技能水平方面上不了岗的,由企业根据当时实际情况及本人能力,安排适当岗位。
8、经安排本人不愿上岗或实在不干了的,允许在三个月内自己到企业外联系工作,三个月未找到接收单位,按与本企业解除劳动合同关系办理,三个月按事假处理。
9、触犯国家法律被追究刑事责任的员工,企业同其解除劳动合同。
(二)岗位考核制度1、目的:加强企业内部管理,提高经济效益。
2、范围:企业所有部门员工劳动纪律、工作能力、管理水平、操作技能。
(包括质检人员)3、考核标准:管理人员、技术人员、操作人员(包括质检人员)3.1 管理人员3.1.1 管理岗位人员必须符合任职要求;3.1.2 对所辖人员行使管理、分配、监督、检查权;3.1.3 遵章守纪,起好表率作用,团结同志,搞好同其他部门的配合协调工作;3.1.4 按时、按质、按量组织完成企业下达的工作(施工)任务。
3.2 技术人员3.2.1 技术岗位人员必须符合本岗位任职要求;3.2.2 加强业务学习,熟悉并掌握本岗位技术规范要求,把好技术关;3.2.3 注意收集信息,为企业提供适应的技术数据。
3.3 操作人员3.3.1 操作岗位人员必须严格遵守公司规章制度,坚守自己的工作岗位,努力做好本职工作;3.3.2 加强业务学习,按时、按质、按量完成本岗位施工任务;3.3.3 积极参加安全知识培训,提高安全防护能力,确保安全文明生产;3.3.4 质检人员除遵循上述考核外,熟记并掌握产品质量要求,确保产品检验合格。
3.3.5对出现的质量事故,协助技术管理部门作好按规批的处理,并提出自已的改进意见。
(三)晋升和降级的奖惩制度1、目的激发员工爱岗敬业精神,鼓励员工加强学习的积极性,提高企业整体素质。
2、范围企业所有岗位任职人员及机操作人员。
3、晋升奖励3.1根据学历、工作能力、工作态度、完成任务情况、身体力行情况进行岗位晋升或经济奖励。
3.2 管理(领导层)人员除遵循本职位任职要求,完成本职管理工作外,为企业的产品开发,加强内部管理提出书面报告(建议),通过实施行之有效并创造一定的经济效益的,经公司领导研究,给予职务晋升或经济奖励。
3.3管理(行政)人员,除按本岗位任职要求,完成本职工作,协助领导完成技术攻关项目,规范内部管理,事实证明确实具备一定的管理才能的,经公司领导研究给予职务晋升或经济奖励。
3.4 生产操作人员,遵章守纪,保质、保量完成生产任务,无工伤事故及设备事故发生,并协助施工管理人员、质检人员搞好内部管理,为保证产品质量,保证安全文明生产取得较大经济效益的,经提名、工会调查确认,报经公司领导批准,给予晋级、调换岗位或经济奖励。
4、降级处惩4.1 根据工作表现,结合完成任务情况,视所产生的负面影响及造成的经济损失,给予调岗降级或经济处罚,直至解除劳动关系。
4.2管理(领导层)人员,长期完不成本职管理工作,并阻碍其他部门工作正常进行,给企业造成一定数额的经济损失,经领导层研究,给予免职、降级或适当经济处罚。
4.3管理(行政)人员,无故长期不完成本职工作,导致影响其他部门工作进展,给企业整体工作造成一定影响,经直接主管提名、工会核实后报经公司领导批准、经予解职由自己联系生产岗位,竞争上岗或保留原岗位给予适当金额经济处罚。
4.4生产操作人员无故旷工,长期不完成生产任务,无视管理制度,造成重大质量事故或重大经济损失或直接影响施工正常生产的,经调查核实,报领导层研究给予退岗,自己联系其他岗位竞争上岗直至解除劳动关系的处罚。
4.5质检人员无视质量意识,对不合格产品自行提高等级或该检产品未经检验入库,造成质量事故,严重损坏企业形象,经办公室负责人提名,总经理研究,给予退岗、罚款,直至解除劳动关系。
(四)企业培训制度1、目的规范岗位管理,严格上岗制度,提高全员整体素质。
2范围企业所属各部门岗位人员的培训及上岗、转岗、复岗人员的培训。
3、培训制度3.1 全年员工培训课时、内容。
3.1.1 企业副总经理级管理人员,除参加上级组织的外培外,每年必须参加企业内部组织的不少于4个课时的国家方针、政策、法律、法规学习,不少于4个课时的安全生产管理知识培训,不少于16个课时的企业管理、实施知识等专题业务知识培训。
3.1.2 企业中层管理人员,每年必须参加企业内部组织的不小于1个课时的国家方针、政策、法律、法规学习,不少于4个课时的安全生产管理专题知识培训,不少于16个课时的企业现场管理、质量管理等专题业务知识培训。
3.1.3 企业行政人员,每年必须参加企业内部组织的不少于4个课时的法律、法规、国际国内时事的政治学习,不少于4个课时安全专题知识培训,不少于16个课时的企业发展目标,岗位业务知识学习。
3.1.4 项目部机械操作人员每年必须参加企业内部组织的不少于4个课时,企业规章制度,企业质量管理体系专题知识的培训,不少于4个课时的安全,文明生产专题知识培训;不少于16个课时法律、方针政策、企业近期发展概况、操作技能等知识培训。
3.2 岗2岗前培训3.2.1企业新招员工,上岗前必须由办公室代表企业进行“三级安全”培训,并由办公室负责人进行考核,合格后发给《上岗证》上岗。
3.2.2 离岗1个月后复岗,工作调动、转岗的人员,上岗前必须由所属部门负责人进行培训,培训结束,办公室参加对其进行考核,合格由办公室发给《上岗证》上岗。
3.3 特殊工种培训3.3.1 每年年初根据“企业特殊工种登记表”,审核特殊工种人员持证情况,联系到期持证人员的外培事项。
3.3.2 联系企业ISO9000质量认证内审员的持证外培工作。
3.4 记录3.4.1受培训人员要作好笔记,并遵守培训作息时间规定。
3.4.2 培训人员必须对每次培训内容进行整理,将授课内容及培训计划记入《培训记录》,并将受培训人员作业及考核情况登记归档。
3.4.3对岗位考试合格的受培训人员,由办公室组织有关人员进行岗前面试,测评受训人员的质量及安全意识以及对本岗位工作手册的掌握程度,并由接受面试人员在其记录上签字。
3.4.4面试合格的受培训人员,由办公室发给《上岗证》,并记入《员工培训履历表》及《上岗人员汇总表》。
3.4.5连续两次考核不合格者,予以辞退,签订劳动合同的解除劳动合同。
3.4.6相关部门将《培训记录》及考核结果交办公室立档保存。
(五)企业会议制度1、目的为解决企业生产经营活动中需要解决的问题,保证企业生产、经营活动正常运行。
2、范围企业部门以上定期或不定期的专题或其他内容会议。
3、会议分类3.1每年2次或2次以上的职工大会,由工会主席负责召集主持。
3.2不定期的生产调度会,由总经理召集主持。
3.3根据需要,临时召集的会议,由相关人员召集、主持。
4、会议记录4.1企业所有会议实行会议签到制度,会议记录按会议类型设专人记录。
4.2公司会会议记录由办公室进行会议记录,重要内容会议实行参会签名制。
4.3职工大会由工会主席本人或委托专人进行会议记录。
4.4调度会由总经理指定专人进行会议记录。
4.5、其他部门召集的内部业务会议由召集人或本人或委托专人记录。
5、会议记录收集、整理、归档5.1所有会议记录人员,应对会议记录进行分类整理、收集保管,每季度将本季度所有会议记录交办公室整理、归类、存档。
5.2专业性技术会议记录由记录人员整理后交会议召集人保管,年底直接交企业办公室档案室存档。
(六)文书管理制度1、目的除质量管理体系外,对企业生产、经营过程中有关文件进行控制,确保各相关部门、场所使用文件为有效版本。
2、范围适用于质量管理体系及以外的企业有关文件控制。
3、职责3.1受控文件,非控文件由办公室管理。
3.2总经理负责批准企业内文件的发布。
3.3各部门负责对企业各种文件进行分类、编号、归档。
3.4办公室负责对企业各种文件进行分类、编号、归档。
3.5办公室负责对上级发的各种文件进行分类、编号、复制下发有关部门,原件留存。
4、工程程序4.1文件分类4.1.2受控文件:质量体系文件:国家有关法律、法规,国家、行业、企业的产品质量文件,上级机关下发的与质量管理体系有关的文件。
4.1.3非受控文件:上级领导机关、本企业、兄弟企业发布的与质量管理体系无关的文件。
5、文件控制程序5.1受控文件按质量手册《文件控制程序》执行。
5.2非受控文件控制程序。
5.2.1凡在企业行政管理工作中形成的具有保存价值的文书材料,由企业各职能部门负责人或具体操作人员做好平时的收集、整理、分类、保管。
5.2.2各部门每季度将所保管的经收集、整理的具有保存价值的文书材料,交办公室统一分类、整理、保管。
5.2.3每年年底,办公室将全年经收集、分类、整理、保管的具有保存价值的文书材料,上级机关发的需要保存的文件移交企业综合档案室存档。