合同原件存档管理规定1

合同原件存档管理暂行规定

为规范合同文本原件的管理工作，确保合同档案的完整、安全和有效利用，特制定本管

理规定。

一、本规定所指的合同原件指由总部档案室归口管理的各类合同的原件。总部档案室归口管理的合同包括:销售合同、采购合同、其它合同或协议等。

二、合同原件管理办法

1、合同编号

1.1、总部档案室归档的合同统一由档案管理员编号归档。

1.2、合同编号原则:

合同编号总长度为11位:第1,2位表示公司代码统一为KL;第3,4位表

示合同的种类性质(具体分类见公司下发的《合同管理制度》，销售类合同以“XS”

表示，第5,8位表示制合同的年份、月份，比如2012年2月20日签订的合同，

用“1202”表示;第9,11位为合同的流水号，例: 2012年2月20日签订的《采

购合同》编号:KL-CG-1202005。

2、合同台帐

2.1、档案管理员应建立合同原件存档管理台帐，在每次接收到合同原件后应及时

在台账中进行录入，以有效进行合同文档的查询、利用工作。 3、合同移交流程

3.1、采购合同

由采购部门办理合同评审手续，将需审批的的合同文本报总经办主任审批，总经办主任审批盖章后，交档案管理员，档案管理员按规定编制合同编号后，留二份合同原件存档，其它三份移交给采购部门经办人，经办人分发供应商、财务各一份、部门自留一份。

3.2、销售合同

销售合同由销售内勤办理相关审批手续，销售内勤将需审批的的合同文本上报总经办主任审批，总经办主任审批盖章后，交档案管理员登记入册，销售内勤签收后，负责及时跟催回收二份经客户确认盖章后的销售合同原件，公司财务部、总部档案室各留一份归档。如发生一份签订的销售合同原件未回收到位，将对销售内勤进行100元/次的处罚。

3.3、其它合同与协议

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其它部门签署好的合同与协议，须移交总部档案室一份合同原件存档。 4、合同的合理使用

4.1、因工作需要查阅本部门合同档案资料的，应由查阅人提出申请，经部门负责

人批准后，到档案室办理借阅手续;需要查阅非本部门合同档案资料的，应由查阅人提出申请，经本部门负责人同意与总经办负责人批准后，到档案室办理借阅手续。

4.2、借阅档案原则上不能带出公司，确有必要带出公司的，应经相关部门负责人

批准后方可带出，使用完毕必须保证完整交还。

4.3、若因私自带出或其他不当使用行为造成合同信息泄露的，将视情节的严重性

予以处罚。

三、其他

本管理规定自2012年1月1日开始实施。

总经办档案室

2012年1月10日

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