档案工作实务（一）第1章~第3章（初级考试范围）C ONTENT/目录第一章文件管理第二章档案管理第三章档案信息资源的开发利用01第一章：文件管理文件概念与属性1、概念：社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。

（文书：三国出现，文件清末）；公文概念包含于文件之中。

2、特点：公文的形成、处理、运转和管理，是文件管理的主要内容。

公文由制定者制发（组织及其领导，印章或法定负责人签字）。

公文具有法定的权威性和现行效用（公文作者的法定地位）。

公文具有规范的体式和特定的处理程序。

公文的种类（文件名称—文种）通用公文：类型：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、请示、报告、批复、议案、函、纪要15种。

事务性文件：用来沟通信息，安排计划、总结经验，调查研究问题，指导工作的一类文件（包括：计划、总结（综合性总结、专题性总结）、简报<工作、情况、业务、会议、典型经验简报>、工作要点、汇报提纲等）。

任何机关、社会团体、企事业单位都可以用，没有固定的上行、下行、平行之分。

公文的格式2012年6月29日《党政机关公文格式》规定包括：公文的外部格式（固定格式）和公文的内部组织（主体）。

公文格式要素划分：版头、主体、版记公文的版面及装订要求1、用纸：60g-80g,，白度80%~90%2、开本：A4，297*2103、版心：每页22行、每行28个字，行间距28.8磅，版面上空37mm，下空33mm4、页码：4号半角宋体阿拉伯数字单页居右，双页居左。

5、标点：规范全身标点，注意符合中文排版规范。

6、装订：采用骑马订。

公文种类运用文种通报、通知请示、批复、报告请示：一文一事；上级必须给予答复，逐级行文。

批复：答复下级，批复内容下级必须执行。

报告：向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

议案、函、纪要议案：法律文件，适用范围较窄（法律案、预算案、质询案、重大事项议案）。

函：不相隶属机关之间商洽工作、内容单一、格式灵活、针对性强，适用范围广。

纪要：记载会议主要情况和议定事项。

上行或下行，属于通报性质的可以用“通报”发出。

批准转发，下级机关均需遵照办理。

公报、公告、通告公报：适用于党内外和一些专业领域，宣示、告知。

公告：适用于国内外，范围最宽通告：适用于一定范围内，范围最窄，有一定的行政约束力区别：使用范围不同、作用不同、公布的方法不同、写作要求不同。

命令、意见命令：行政法规、规章、措施、晋升衔级、嘉奖（国家行政机关强有力指挥文件；制发者有严格的限定范围）意见：对重要问题提出见解和处理办法（上行文、下行文和平行文都可以）。

决议、决定一经行文下达，下级机关必须贯彻执行。

决议：会议通过重大决策，关系全局、原则性、重大事件，程序严格；号召性，行文主体一般是会议。

决定：对重要事项作出决策和部署、奖惩、变更、撤销不适当的决定事项（内容单一、指令性强，党政机关通用）通知：批转、转发；发布行政规章；办理、执行、告知；任免、聘用等通报：表彰先进、批评错误、传达精神（种类：表扬性通报、批评性通报、情况通报）。

按照来源分：收文、发文、内部文件3类；按照密级程度分：绝密、机密、秘密、内部、公开5种。

按照载体形式分：纸质、感光介质、磁介质和电子文件文种的使用与发文目的、发文者权限、收发文机关制建的关系有直接关系版头公文格式123主体文尾版头内容和字体：红色分割线以上部分（包括：份号、密级（3号黑体）、保密期限（3号黑体）、紧急程度（3号黑体）、发文机关标志（小宋标体）、发文字号（GB3号仿宋）、签发人（三个字用3号仿宋）、签发人姓名用3号楷体、版头中分割线）。

主体1、内容：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期2、具体要求：标题:2号小标宋体；红色分割线下空2行、梯形或菱形。

主送机关：3号仿宋GB2313；印发转发类用3号楷体GB-2312；层次顺序：一（黑体）、（一）（楷体）、1（仿宋）、（1）（仿宋）；附件说明：3号仿宋-GB2312，附件前空，两格；发文机关署名：3号仿宋-GB2312，与正文或附件说明空一行，后空2个字。

印章：不能使用（此页无正文），最少两行。

附注：（日期左下方，上空一行，前空2个字）。

附件：3号黑体顶格。

文尾内容：版记中分割线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码规定：抄送机关（需要告知公文内容的上下级和无隶属关系的机关）4号仿宋GB-2312；印发机关和印发日期：公文末页下部印两条横线，前空一字，后空一字；页码：4号半角宋体阿拉伯数字，左右各一条一字线，距版心7mm；空一字。

公文格式要求公文拟制公文起草：实事求是，主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼、文种正确、格式规范。

文件审核：发文机关办公厅（室）进行审核（审核重点；校核把关退文制度，7项问题可退回起草部门）文件签发：本机关负责人审批签发，重要公文和上行文由机关主要负责人签发（签署意见、姓名、完整日期）。

联合发文由联署机关负责人会签。

公文管理公文密级管理：禁止携带参加涉外活动公文印发传达管理：印发传达（发组织，不发个人）、公开发布翻印复制汇编管理：视同原件管理公文撤销和废止管理：被撤销，被视为自始无效。

公文清退销毁管理：有重大错情，清退；无留存价值的文件销毁（本机关主管负责人批准、专门机构销毁，2人以上监销）。

公文移交管理：机关合并、撤销、涉密人员离岗离职发文立户管理：新设立机关。

公文办理收文办理：签收、登记、初审、承办、传阅（阅知类正传，请示类倒传，6个注意事项）、催办、答复。

发文办理：复核、登记、印制（质量、时效、保密）、核发1234文件的形成、处理与管理行文规则准规则：确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性上行文规则：党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或授权；一文一事，逐级上行；除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文。

下行文规则：党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以下级党委、政府行文，部门可以向各自职权范围内的下级党委、政府相关部门行文其他行文规则：同级联合行文、党委政府部门依据职权可以相互行文；部门内设机构除办公厅（室）外不可对外正式行文。

2000年12月6日发布《归档文件整理规则》，2001年1月1日实施，是档案工作基础性法规标准的一次重大改革，提出“文件级”整理。

概念和含义：办理完毕的具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。

文书处理程序结束的标志。

特征及运用：按照文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据（问题、作者、名称、时间、地区、通讯者、其他特征灵活应用）。

立卷前组织工作：工作会议、立卷的业务培训、文件的收集和清理以及机关档案室（或人员）的业务指导概念：拟定归档文件类目表（案卷目录、立卷条款、立卷计划等）结构和内容：类号（类目代号）、类目名称（文件类名）、条款号（顺序号）、条款名称（文件的集合标题）、保管期限（保存价值）、备注（需要说明的事项）等。

排列案卷：按照保管期限排列、组织机构排列。

编制案卷号：不同保管期限流水号、组织排列流水号等。

编制案卷目录：封面（目录名称、全宗号、档案馆（室）号编目录号、保管期限）案卷目录（档案安馆（室）编档案号、题名、年度、页数、期限、备注）。

部门立卷：文书处理部门立卷。

，谁办谁立卷，集中式、部门式文件管理部门与机关档案室结合立卷（组织型、目的：加强文件的日常管理，防止散失和堆积，方便查找利用，为立卷归档奠定基础。

措施：建立健全制度；有物质条件，平时清查和归卷拟定立卷类目平时归卷立卷的准备工作卷内文件排列与编目立卷基础立卷环节的选择文件整理案卷排列与编目归档文件立卷排列卷内文件：文件时间顺序或文件重要程度排列。

编页（件）号：不装钉的案卷，每份文件页面盖档号章，逐件编写件号。

卷内文件目录：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

填写备考表；拟写案卷题名（作者—内容—名称（文中）；填写案卷封面（全宗名称、类目名称、案卷提名、时间、保管期限、简述、归档号、档号（包括全宗号、目录号、案卷号））；装订案卷；意义1、有利于提高和控制档案的质量2、有利于提高归档文件整理的效率3、深化档案信息资源的开发、利用和管理4、适应现代化的计算机管理。

分类较常用：按年度、组织机构（问题）和保管期限（复式分类法：年度—机构（问题）—保管期限；保管期限—年度—机构）同一全宗保持分类方案的稳定。

文件组件概念：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的程序。

装订方法及步骤正本与定稿、正文与附件、原件与复制件（复制件产生由于原件材料、字迹不利于保管）、转发文与被转发文、来文与复文为一件；修裱、折叠、除金属物排列方法：按事由结合时间、重要程度同一事由：最简单按照形成时间先后顺序不同事由：形成时间的先后顺序、重要程度、共同属性编号编号项目：全宗号、年度、保管期限、件号是必备项，机构为选择项。

室编件号：年度—机构——保管期限馆编件号：根据进馆情况而定。

编目项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注；注意事项：没有题名用六角括号拟写；备注中内容较多写到备考表内，标注*；归档目录封面：设置全总名称、年度、保管期限、机构等项目装盒项目：装入盒内、填写备考表、绘制档案盒封面及盒脊项目。

要求：不同年度、不同保管期限、不同机构不应该入同一盒归档范围1、归档范围：本机关主要职能活动和历史面貌；具有利用价值、凭证价值、贯彻执行的上级文件；下级报送的重要文件。

2、不归档范围：上级普发性；任免、惩罚非本机关人员；重分文件、临时性、一般性、无保存价值文件；同级机关不需要办理文件；下级机关供参阅的简报、情况反映、抄报等。

归档时间文书：文件形成第二年上半年。

专门档案：会计档案会计机构保管一年；照片档案、磁性载体档案：随时归档归档要求归档案的档案文件和材料齐全、完整。

归档的档案文件和材料符合标准及规范。

严格办理档案交接手续。

归档内容编制移交有关目录：案卷目录、归档文件目录撰写立卷说明：机关基本情况、本单位年度文件材料立卷情况移交工作：文件处理的最后一个环节，是立卷归档工作。

FSYN文件归档02第二章：档案管理渠道及手段1.年度收集2.日常收集判定价值归档鉴定保管期限到期鉴定存储和查找形成检索工具建立档案信息数据库目的和归宿1、为公司的各项工作提供服务2、推进档案文化建设基础环节系统分类、组合、排列、编号、编目，使档案有序化。

完整与安全1、库房管理2、流动过程保护3、保护档案的专门措施管理、分析档案基础统计档案基本工作情况统计收集整理保管鉴定检索编研统计利用资源开发：加强档案信息资源开发（档案资料编研，为生产、经营、管理提供服务）档案业务环节60%30%20%档案馆的收集档案收集的内容和要求档案收集收集范围：省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下档案馆接收保管期限为永久和30年的档案。