• 1、发送信息的方法及取决因素 • 大多数人发送信息的方法有： • （1）传统的邮寄系统 • （2）使用电信系统
2020/10/29
• 通常采用何种信息发送方法取决于如下 因素：
• （1）信息的紧急程度。如果是紧急信 息，则应考虑使用电子邮件、传真或电 话。
• （2）文件的大小表现形式，如果一 份文件由许多页组成，则应考虑使用传 统的邮寄方法或使用快递服务。
2020/10/29
• 会议交流的缺点在于： • （1）浪费时间。会议进行中可能会因为某些
人的直言不讳影响会议进程，也会因有些人 说话罗嗦或谈论不相关的问题而浪费时间的 情况。 • （2）浪费金钱。有些大型的会议可能会花费 大量的钱的交通费用和住宿费用上。
2020/10/29
• 4、邮件和快递服务在交流中的优缺点 是什么？
•
树立质量法制观念、提高全员质量意 识。20.1 0.2920.10.29Th ursday, October 29,2020
因为视频会议能使人们互相看到，所以 • 身体语言能帮助理解人们的观点和情绪。 • 视频会议需要下列设备： • 多台摄像机,以保证多角度拍摄 • 一台编程处理图像的计算机 • 通过电话线连接 • 至少两台电视监视器
2020/10/29
• 教学方法： • 课堂讲授——组织讨论——用各种合适
文件、纪录等进行会议模拟和演练
• 第五单元 : 工作交流、个人效率和团队 精神
• 中心思想： • 办公室是个工作团体，每位成员要具有
团队工作精神； • 掌握必要的工作交流方法和技能； • 提高工作效率，以实现个人和团队目标。
2020/10/29
• 主要内容：
• 一、选择正确的交流方法（教材5.1） • 二、各种会议的组织（教材5.2） • 三、使用日志管理工作时间（教材5.3） • 四、用书面形式进行交流（教材5.4、5.5） • 五、办公室中进行沟通的辅助工具（教材5.6） • 六、努力实现团队目标（教材5.7、5.8）… • 七、遵守单位规定及评估业绩（教材5.9）…
• 1. 如何使用流程图进行办公室沟通（见思 考题21）
• 2. 如何使用计划表进行办公室沟通（见思 考题22）
• 3. 如何使用行动表进行办公室沟通（见思 考题23）
• 4. 如何使用工作日志进行办公室沟通（见 思考题24、25）
• 教学方法：组织讨论——学员制作各种图 表——总结讲授
2020/10/29
5的习题辅导学员复习
2020/10/29
推荐策略
对当前和未来的建议
1
2020/10/29
前景叙述
• 叙述前景和长期努力的方向
2
2020/10/29
目标和前景
• 叙述预期前景 • 叙述预期目标 • 如有必要，使用多个观点
3
2020/10/29
当前状态
• 概述当前情况 • 简要地讨论细节
4
2020/10/29
2020/10/29
• 2.行政管理人员组织会议的职责 • 1、行政管理人员在会议之前，会议期间及
会议之后应履行的职责是什么？ • （1）行政管理人员在会议之前的职责 • （2）行政管理人员在会议期间的职责 • （3）行政管理人员在会议之后的职责 • 2、做会议记录之前应做哪些准备以及会议
记录包括哪些内容？ • （1）会议记录是准确地记录会议进行过程
NVQ企业行政管理 （二级） 课程讲义
孔昭林
2020/10/29
• 第五单元：工作交流、个人效率和团队 精神
• 标准与大纲： 计划课时：14 • 根据交流目标选择不同的交流方式； • 会议以及远程会议的基本要求； • 工作日志管理以及安排事务性约会； • 撰写简单的书面交流信函； • 设计和填写简单的表格； • 运用流程图行动图等辅助手段帮助沟通； • 按照指定日期完成工作准确无误的达到 202预0/10/定29 要求的重要性。
殊优惠 • 邮件和快递服务的缺点： • （1）因程序复杂而浪费时间，需要材料装袋、
信封封口、到邮局邮寄等 • （2）费用较高，需要纸、信封、邮费等支出，
如果是航空邮寄大宗文件，则价格更加昂贵 • （3）相比电子系统而言，发送速度较慢 • （4）邮件可能会丢失或错投
2020/10/29
• 二、各种会议的组织（教材5.2） • 1、 会议的类型有哪些？ • 答：会议的类型主要有以下几种： • （1）正式会议，如董事会、股东大会等 • （2）非正式会议，如部门工作会议等 • （3）社团会议，如俱乐部会议 • （4）定期会议，如年度大会、月总结会 • （5）非定期会议，如紧急会议、临时会议
• （2）费用低廉，内部局域网使用电子邮件是 免费的，外部网络发送信息的费用不高于本 地电话费用，同时减少纸的使用量和发送纸 面信息的邮费，节约企业运营成本。
• （3）信息能同时转发给其他终端，使多个接 收人同时接受到信息，方便快捷。
• （4）使用密码等功能能保证信息安全。
• （5）能发送多种类型的信息，例如文字信息、 扫描录入的图表及照片等。
及所作决定的简短报告。做会议记录前，应 做如下准备工作 • （2）会议记录的内容一般包括
•2020/10/29
（3）安排会议地点应考虑哪些因素 有的会议在企业内部举行，而有的
则在企业外部举行，当行政管理人员安 排外部会议时，会议地点的安排就显得 非常重要，通常在安排会议地点时应考 虑以下因素
2020/10/29
• （5）信息的内容是否需要商讨，如果是，则 电话是最适合的。
• （6）有多少人接收信息。如果是要发送给很 多人，可以用传真或电子邮件。
• （7）费用比较，在两种方法都可以发送信息 时，则选择费用较低的发送方式。
2020/10/29
• 2、利用电子邮件及其他电信工具 • 利用电子邮件进行交流的优缺点：
• （3）收件人是否需要原件或书面文本。 如果需要，则应使用传统的邮寄方法。
2020/10/29
• （4）信息的保密程度或是否内附各种票据。 如果收件人的设备有附加的安全功能，信息 可以用电子邮件或传真发送，如果没有，邮 寄服务或快递服务比较合适，如果内附发票、 支票等票据，最好使用挂号邮寄或快递服务。
• 电子邮件是在计算机终端上编写信息，并通 过电信系统发送给其它计算机终端。信息可 以录入或扫描录入，并通过邮箱系统发送， 邮件被阅读前一直储存在收件人的邮箱内， 用户可以存储、删除、打印信息，同时可以 回信、转发和检查发送的信息是否已被收件 人收到。
2020/10/29
• 电子邮件的优点在于： • （1）信息发送的速度快
• （6）正在旅行的工作人员可通过笔记本电脑 随时接收和发送信息，达到过程办公的目的。
2020/10/29
• 电子邮件的缺点有： • （1）收件人必须有兼容的设备 • （2）因发送容易而产生很多垃圾邮件，浪费
收件人的时间。 • （3）人们需经过一定的学习或培训，才能成
功熟练地使用电子邮件。
2020/10/29
• 六、努力实现团队目标（教材5.7， 5.8）………………………2课时
• 1. 要按时实现工作目标（见思考题26） • 2. 要有团队工作精神（见思考题27、
28） • 3. 要争取首次做对做好（见思考题29、
30、31） • 教学方法：讨论——学员进行案例研
究——学员进行有关文字材料核对和练 习——总结讲授
• 答：尽管现在有很多发送信息的电子方 法，但邮寄和快递服务仍是发送信息的 重要手段，邮件和快递服务的优点在于：
• （1）收到的纸面信息能归档以备查询。 • （2）保密信息能通过挂号邮寄或快递
服务直接交付到收件人手中，因而比电 子方法更安全
• （3）能获得发送和接收凭证。
2020/10/29
• （4）能收到文档的原件 • （5）当大批量地邮寄信息时，邮费可申请特
• 1．留言、短信、备忘录的写作方法 （见思考题16、17、18）
• 2．表格的制备方法（见思考题19、20） • 教学方法： • 讲述与作要求——学员要做各种简单的
书面交流练习——教师给出表格样本并 组织讨论——学员要设计，填写相应的 表格
2020/10/29
• 五、办公室中进行沟通的辅助工具——（教 材5.6）………………1.5课时
2020/10/29
• 2、 会议议程及主持人的议程是什么？ • 答：会议议程是会议上所要讨论内容及其顺
序一览表，通常要在会议开始前发到参会人 员手中，会议议程上的项目主要有： • （1）会议者出勤情况介绍 • （2）上次会议记录的简单回顾 • （3）上次会议记录中存在的问题 • （4）本次会议的主要议题（从财务项目开始 讨论） • （5）本次会议议程未列出的其它议题 • （6）下次会议的日期和时间
• 使用电信工具进行书面交流 • 除了电子邮件外，传真、电传等电信系
统也可以进行书面信息的交流，电传机曾是 信息交流的重要手段，但随着信息技术的发 展，很多新的设备已基本代替了电传机的使 用，现代企业很少再使用电传机来交流信息。
传真机是现代企业常用的信息交流工具，
2020/10/29
• 其优点在于： • （1）快速，信息能立即收到。
当前状态是怎样出现的?
• 相关的历史信息 • 不再适用的前提
5
2020/10/29
可用选项
• 叙述其他策略 • 列出每项的优势和劣势 • 叙述每项所需的消耗
6
2020/10/29
推荐
• 推荐一个或多个策略 • 概述一切顺利的情况下可达到的结果 • 下一步措施 • 识别即席反应
7
2020/10/29
2020/10/29
• 三、使用日志管理工作时间（教材 5.3）……1课时
• 1. 手填工作日志的使用方法（见思 考题13）
• 2．电子工作日志的使用方法及优缺点 （见思考题14、15）