1．目的
对记录的标识、收集、编目、查阅、保管和处理进行有效的控制，为质量体系有效运行和产品质量符合规定要求提供客观证据。

2．适用范围
适用于产品实现过程及质量管理体系运行中记录的控制。

3．职责与权限
3.1 文控中心归口执行本程序，负责质量表单的受控编号、登记和归档。

3.2 使用部门负责表单的正确填写和使用，定期对质量记录收集、整理及保管。

3.3 管理者代表负责质量表单的使用审批，质量表单的标准化和规范化。

4．定义
4.1质量表单：本公司仅指质量管理体系运行所使用的空白表格（含电子表格），包括客户提供要求填写的表单。

4.2 质量记录：本公司仅指质量表格填写后有文字或数据信息记录。

5．工作程序
5.1 基本原则
5.1.1 无论质量表单（电子或纸质）以何种形式存在，必须保持原有状态，包括编号、版本号、字体、格式、页面大小等，保持表单的标准化和规范化。

5.1.2 所有记录必须保证其真实性、准确性和完整性。

5.1.3 公司对质量记录实行“分级管理，统一归口”原则进行管理，使用部门及时整理、编目，移交文控中心归口存档。

5.1.4 若客户要求必须采用客户单位表单时，按客户提供的表单使用。

5.2 质量表单设计、编号
5.2.1 质量表单的设计原则上由使用部门自行设计，其格式应简明、清晰、完整，内容应满足所记录的质量活动的要求。

5.2.2 质量表单的增加或修正：由提出人填写【文件更改通知单】同时
附上更改后的质量表单，报管理者代表审准后，由文控中心按《文件编号规定》进行编号，并在【质量表单受控总览表】中予以登记、备案。

5.2.3 所有修正后的质量表格，保留原有编号，修正版本号。

5.3 记录的填写规定
5.3.1质量记录应按表单格式要求填写，内容真实、正确、完整，字迹清晰易辨。

5.3.2质量记录作为客观证据，内容不允许随手涂改，如属笔误，更改应采用划改，并注明更改人与更改日期，必要时应重新书写。

5.4质量记录的存档、保管与检索
5.4.1公司对质量记录实行“分级管理，统一归口”的原则实行管理。

由各部门按月或按季整理，装订成册（可活页装订、也可固定装订），并形成目录，以便查询。

5.4.2每年底各部门及各车间将所使用的质量记录移交文控中心归口存档，并在【质量记录存档登记表】上签名。

5.4.3质量记录应妥善保管，储存时应选用适当的储存工具，需用包装箱贮存时，应在外包装箱醒目位置贴上标签，便于识别。

储存环境应适宜，注意防火、防潮、防虫蛀、防霉变等，以防丢失或损坏。

5.4.4电子表格及记录的保存、使用等要求按《电子文档管理规范》相关规定执行。

5.5质量记录保存期限与处理
5.5.1各类质量记录的保存期限详见附录A。

5.5.2保存期满后，由文控员填写【质量记录销毁申请表】经质量记录产生部门进行确认，管理者代表批准后，实行销毁处理。

5.5.3严禁将已过期的记录当再生纸在生产现场或办公室使用。

5.6质量记录的查阅
5.6.1当顾客或供应商或第三方认证机构需查阅记录时，由相关人员陪同，质量记录负责人应能迅速提供相关记录。

5.6.2 移交文控中心储存的质量记录，使用人员需查阅时，须经使用部门主管审批，管理者代表批准后方可查阅。

5.6.3 涉及公司机密的质量记录，任何人都应遵守保密规定，不得擅自带出公司。

6．引用文件
6.1 《文件编号规定》
6.2 《文件控制程序》
6.3 《电子文档管理规范》
7．表单记录
7.1.【质量表单受控总览表】
7.2.【质量记录存档登记表】
7.3.【质量记录销毁申请表】
7.4. 附录A：质量记录档案、归档及保存限一览表。