11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
19
前期准备-会前会
针对会议目的及形式，设计合理的步骤及流程； 结合会议内容，准备会议材料； 进行会前沟通：
高效会议主持
主 讲：简湘晖
1
背景
会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳 或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。 频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工 花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成 工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题， 是“高效会议管理技巧”的中心议题。
15
多数会议效率不高的原因
项次
原因
具体表现
1
时间
会议安排在即将就餐前，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
2
地点
会议地点设在经理办公室，会议被频繁打断，无法正常进行。
3 开会对象的选Байду номын сангаас 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
4
主持人的技能
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达 到会议意图。
6
会议的分类
形式 政策宣讲、 经验分享、 工作汇报等 头脑风暴
群策群力
目的
树立导向； 分享信息； 督促进展；
以单向传递为主； 强调受众理解；
特点
挖掘点子；
强调平等；不同领域不同背景的人更佳； 数量比质量更有价值； 不做评断；鼓励狂热和夸张； 鼓励搭便车，在别人的想法上更进一步；
发现并解决问题； 做出决策；
5
参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议 失败。
6 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
7
开会的原因、目 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使
的和结果
会议毫无意义、宣告失败。
16
第三讲 掌握有效为会议准备的要领
17
会议前准备
✓让与会人员了解会议目的； ✓了解关键人物对会议材料的看法；
✓了解关键人物对问题的看法； ✓提醒与会者应做的准备。
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第四讲 会议进程控制（重点）
超时就是失败！！！
21
超时就是失败！！！ 时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间 ＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人
员工作时间）
金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时 的工资
2
3
高效会议管理
第一讲 会议的意义、目的、种类 第二讲 了解会议效率不高的原因 第三讲 掌握有效为会议准备的要领 第四讲 会议进程控制（重点） 第五讲 主持人的会议管理技巧（重点） 第六讲 参会者的守则和责任 第七讲 会议记录 第八讲 会后跟进
4
第一讲 会议的意义、目的、种类
5
会议的种类
1 固定的部门会议； 2 全体会议，如员工大会； 3 处理突发事件的会议； 4 一对一会议。
9
会议的目的-解决问题
10
高效会议能带来。。。
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第二讲 了解会议效率不高的原因
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现象：会议过于频繁
头儿，我们每天开会，许多实际 工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得了， 得开个会研究一下
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现象：开会就是 ？
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会议常见的问题
会议没有意义，没有必要召开； 会议与我无关，不了解为什么要我参加； 会上漫谈，不能聚焦议题，总是拖堂； 容易扯皮，没有形成结论，不能达成决策； 会议决策没有执行，不了了之； 会议一言堂，其他人都不发言，气氛沉闷； 会议纪律散漫，迟到、早退、玩手机现象较严重等。
强调自下而上；来自同一部门的最了解工作的一线员工； 提出最需要改进的程序或制度； 需要一个部门外的督导员，督导员引导大家针对每个问题提出 解决方案； 经理在讨论结束后，决定是否采纳；
专题研讨
形成最佳方案； 制订计划； 分配任务
针对某一专题，分组讨论几个预选方案；
主持人引导大家比较每个方案的优劣，并形成最佳方案，制定
营造会议气氛 阐述议题背景
征询意见
权威决策
归纳共识
分配会议角色 陈述会议目的 明确会议规则
展示相关资料 和信息
对关键点进行 澄清
收集点子 发掘可行方案
少数服从多数 总结遗留问题
共识决策
明确分工计划 感谢参与
讲述会议议程 24
一个中心
（1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： ■ 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会 议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章 制度；指定会议记录人。 ■ 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如 议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题 和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动 ；总结。 ■ 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议 。
行动计划。 对主持人要求较高，最好由专家或负责人担任主持人
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会议的成本
1 会议的时间成本； 2 直接的会议成本； 3 效率损失成本。
8
会议的目的
会议目的就是召开会议的理由，也就是WHY。
召开会议前，请先考虑以下几个问题： 为什么要召集这个会议？ 一定要通过开会才能达到这个目的吗？ 是否有其它的替代办法？
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两个基本点
（2）两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前 的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容 易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键 。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备 工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的 跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划， 以及安排下次做汇报的人选等。
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时 检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意 义上的高效会议。
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会议前的准备
1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位
直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、 食宿费＋文件准备费 不定损失成本
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会议进行的5个基本步骤
有效开场 OPEN
澄清观点 CLARIFY
展开讨论 DEVELOP
形成决策 FACILITATE
总结跟进 CLOSE
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高效会议的特征
五个会议步骤
有效开场 澄清观点 展开讨论 形成决策 总结跟进