一公文处理办法第一章总则第一条为使我司公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中建**局总部机关公文处理办法》（建五办[2003]37号），结合我司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于公司范围内制发的党、政、工、团各类公文。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条办公室/党委工作部是公文处理的管理机构，主管本机关并指导下级机关的公文处理工作。

第二章公文种类第七条根据制发单位分类，公文主要有：（一）党内文件请示、报告党务工作情况和重要人事问题，公布党委决定、决议及党内主要职务任免，批复下级党委的请示等。

（二）行政文件对外请示、报告、联系工作，发布重大决定，部署、安排重大工作，印发规定、办法，批复、批转下级重大事项的请示，转发带有普遍指导意义的上级文件，任免司管干部，解除、终止公司员工劳动合同或劳动关系。

（三）信函式文件与不相隶属单位商洽、联系工作，与上级单位的一般性业务往来，催要重要材料、报表，以及其他不必、不宜或不便于正式发文的事项。

（四）专业委员会文件工会、纪委、团委等特定团体安排本系统工作。

第八条根据公文文种分类，公文主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理或需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（五）请示适用于向上级单位请求指示、批准。

（六）批复适用于答复下级机关的请示事项。

（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条内部交流情况和沟通信息，不宜正式行文时，可采用简报形式。

第三章行文规则第十条行文应当确有必要，注重效用。

第十一条行文关系根据隶属关系和职责范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十二条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

擅自行文，办公室应当责令纠正或撤销。

第十三条向下级单位的重要行文，应当同时抄送上级单位。

第十四条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

第十五条除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十六条部门之间一般不行文，必须行文的可采用便函。

如属于部门机构的合并与分设、职责分工的确定与改变，员工的任免、奖惩等事项，也可以行文。

第四章公文格式第十七条公文一般由秘密等级和保密、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。

（一）涉及国家和企业秘密的公文应当标明秘级和保密期限。

其中“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。

公文秘级应与附件秘级一致。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

联合发文，只标明主办单位发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

被转、印发的文件不作为附件处理。

（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。

（十）成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号说明。

“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（十二）公文应当标注主题词。

上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第十八条公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

公文中各组成部分的标识规则，参照GB/T 9704——1999《国家行政机关公文格式》执行。

第五章发文办理第十九条发文办理包括草拟、审核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十条发文流程一般为：公司发文：草拟公文——部门负责人核稿——送办公室核稿——办公室提交领导签发——办公室编号——送打字室印制——部门负责校对、装订——送办公室盖章、分发。

第二十一条草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十二条拟制公文，如有涉及其他部门职权范围内的事项：（一）主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

（二）会签部门收到公文后应积极主动，尽快提出意见，不得无故拖延。

（三）如会签时间超过时限要求仍不能取得一致意见，主办部门可报请主管领导协调或裁定。

第二十三条公文送负责人签发前，应当进行审核。

（一）发文应送办公室审核。

审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。

（二）各职能部门应提高公文拟制水平，部门负责人应把好第一道审核关，确保公文质量。

第二十四条发文的签发，办公室应根据公文内容和领导分工，提请相关领导签发。

（一）原则上，公文按业务系统，由分管领导签发。

（二）重要的公文，涉及资产权益、大额资金、人事任免、奖惩、重要规章制度等重大事项的公文，由主要领导签发。

（三）紧急公文，如遇领导不在，经请示领导可先行办理，事后补签，或由领导授权其他负责人签发。

第二十五条分发公文应建立登记台帐，重要公文应附回执单，收文单位签字后及时退回办公室。

机密公文应通过机要交通或机要通信传递、密电传输、计算机网络加密传输或专人报送，以免失密和影响工作。

第六章收文办理第二十六条收文办理包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十七条公文应统一送至办公室/党委工作部进行文书处理。

（一）除一般事务性工作外，下属单位上报的需公司阅批的公文应送办公室/党委工作部，不应直接送职能部门。

（二）公司领导和各部门外出开会带回的文件资料，应交办公室处理和存档。

第二十八条对收到的公文，办公室/党委工作部应当及时提出拟办意见，送单位负责人批示或交有关部门办理。

第二十九条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期。

需要两个以上部门办理的应明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

第三十条公文承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。

第三十一条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。

第三十二条送负责人批示或交有关部门办理的公文，办公室/党委工作部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。

第三十三条公文在办理过程中，应通过办公室/党委工作部进行文件夹的传递，领导和部门之间不宜横传。

第七章公文归档第三十四条公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十五条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十六条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十七条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理第三十八条公文由专兼职人员统一收发、审核、用印和销毁。

第三十九条上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经负责人或办公室主任、党委工作部部长批准，可以翻印。

翻印时，应注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第四十条公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印单位证明章。

第四十一条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作被废止之日起不产生效力。

第四十二条为便于公文保管，发给部门或领导的公文实行分类、分级保存或销毁。

A类公文：与本部门工作职责密切相关的公文、公司年度工作总结和规划、领导分工、重要会议纪要、职代会、工作会、党代会文件、工作条例、章程制度、领导的重要批示、先进技术和先进工作经验推广材料、审计报告。

A类公文由部门保存。

B类公文：公司人事任免、机构调整、奖惩决定、生产计划、转发的上级文件、各种统计报表和统计分析材料、工作检查形成的文件、工作简报。

B类公文交办公室统一销毁。

C 类公文：终止（解除）劳动合同、无查考利用价值和不需要贯彻执行的事务性、临时性文件、专业技术职称评聘。

C 类公文由各部门和领导自行处理。

第四十三条销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第四十四条单位合并时，全部公文随之合并管理。

单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则第四十五条保函、授权书、介绍信、承诺书、合同、电子文件等其他公文，依照有关规定管理。