关于合同检查的建议:
一、合同签订前期支撑性材料
1、立项文件
关注立项时间、立项审批级次是否合规。
2、招投标及询比价
(1)供应商是否在合格供应商目录内;供应商资质文件是否齐全、合规,关注是否需要具备特殊资质,是否需要授权书等;关注资质、授权书等文件的有效期是否符合要求。
(2)投标文件、报价单是否合规,是否按照招标文件要求编制投标文件、报价单;投标报价单位印章是否齐全清晰;投标价及定标价格是否合理,关注税金的影响;投标或报价单位的报价单与报价汇总情况是否相符,关注报价澄清文件和往来函件。
(3)招标权限报批手续,是否按照集团公司制度规定的招标权限进行招标,关注上级公司及本公司招委会审批权限是否合规。
(4)是否与集团公司、江苏公司、公司招委会确定的中标单位签订合同。
二、合同会签程序及合同条款
1、合同会签程序是否规范,审批手续是否齐全,审批级次是否合规。
2、检查合同主要条款,关注:合同标的、履行时间、违约责任等主要条款是否完备,注意与工期、到货时间相关的违约责任;是否有显失公平、损害公司利益的条款;合同价款、酬金、支付方式及结构安排等条款是否合理合法,是否有定价依据;合同条款之间是否矛盾,
合同条款与技术协议中相同条款的约定是否矛盾,如违约责任、工期等;合同签订时间与合同会签时间是否矛盾,合同履行时间与合同会签及签订时间是否矛盾。
3、合同双方签字人是否为法定代表人或其授权委托人,若为授权委托人,是否提供授权委托书;合同印章是否合法合规。同时关注技术协议的签章是否合规。
4、是否按规定签订廉政合同。
三、合同履行
1、检查收货记录、竣工文件等,确认合同是否按约定得到完全履行。关注:竣工验收文件是否有第三方的确认,如监理、审计等;合同履行时间是否发生滞期;发生违约责任时是否按合同约定进行处理;不收取违约金是否办理签报说明并报请公司领导审批等。
2、检查结算程序,确认结算程序是否合规。关注:结算审批手续是否齐全;是否在结算时提交竣工资料、签证手续、决算书、验收记录等;是否按照合同约定的价款、支付方式及结构安排进行结算;对于合同约定外的新增或减少项目,是否在结算前办理变更审批手续;是否按合同约定收取保函、预留一定比例的质保金,是否在办理相关审批手续后退还保函、支付到期质保金。
四、合同归档
检查合同是否按规定及时归档,是否妥善保管合同及与合同有关的来往文书、电报、传真等资料。