关于发放“公司合同审核管理办法”的通知V1.0

公司销售部、展览事业部、影视事业部：

按照集团总部法务部门下发的《合同管理办法》、《合同管理办法通知》文件的要求，视觉展示公司自行承担合同审核职能，目前由运营部门安排的合同审核员负责。

一、审核范围

审核范围包括销售合同中合同额大于等于10万元，以及10万元以下的非公司范本的合同；采购合同包括合同额大于等于10万元，以及10万元以下的非公司范本合同。

二、合同审核确认流程

合同盖章前需要准备的确认单、审查单，根据我公司目前的实际情况销售确认单、制作确认单、审查审核单与总部下发的模板略有差异，这些确认单、审查单以公司下发的为准。见下附表

三、合同审核与管理的操作中注意事项

1、合同文本格式的选择

一般要求采用公司提供的合同范本，尤其是采购类的合同；特殊情况下，选用非公司范本，需做出文字说明，附在合同之后，并要求承办申请发起人及所在部门确认人对合同的条款负责。

公司采购合同的模板，多媒体、硬件、集成、设计、拍摄、委托制作合同、补充协议、保密协议，详情见下附件

2、承办人选择正确的确认表格

申请盖章的承办人在合同审核前，根据合同是销售类还是采购类，合同金额范围、合同是

否范本格式，与上面附表对应，选择提报的合同属性是简易合同、常规合同还是重大合同，之后选择合同属性对应的确认单据。

3、承办人送审资料

3.1合同的电子版本、发送审核人

3.2须盖章的合同纸件、填写完整的销售或制作确认单与审查单

3.3对于采购类合同，确认单上的编码规则如下：

在销售合同号后加上采购内容的名称缩写，之后加上顺序号，因为总包项目下可能有多个子项目经理，在顺序号之后，还需要用项目经理姓名首字母缩写加以区分。

例如销售合同号SJSA01A1111928Z，需要申请采购，

硬件采购：SJSA01A1111928Z-yj-01、

系统集成：SJSA01A1111928Z-jc-01、

工程装修：SJSA01A1111928Z-zx-01、

设计采购：SJSA01A1111928Z-sj-01、

其他采购：SJSA01A1111928Z-qt-01、

数字内容制作采购：SJSA01A1111928Z-sz-01-（项目经理姓名首字母缩写）

影片拍摄采购：SJSA01A1111928Z-ps-01-（项目经理姓名首字母缩写）

4、采购类合同审核

采购合同确认单中，除了项目经理、项目总监确认，还需要现行流程中的价格审核人员参与

4.1数字内容的外包需要外包主管签字确认；

4.2拍摄合同外包目前没有安排专职人员审核，部门总监签字前一定把好关；合同审核人员会根

据实际情况抽查并对比价格；

4.3 硬件部分确认，需要附加打印公司系统中签字生效的采购申请单；如果没有在系统中申请，

需要负责硬件审核人员的签字；

4.4系统集成、设计、工程装修、其他采购等确认签字前，部门总监签字前一定把好关；合同审

核人员会根据实际情况抽查并对比价格；

4.5对于10万以下的公司范本采购合同，虽不用合同审核员审核，但是需要将电子文档发到审

核员处备案

四、盖章之后的合同的归档整理

1、盖章后的合同一式六份，对方客户三份，我公司三份。其中，合同审核员签字确认过的合

同，1份交总部财务、1份交合同审核员、1份承办人留档。承办人需将合同原件交到合同

审核人处备案。

2、对于合同相关的其他的档案管理，请参照总部下发《合同管理办法》文件执行，销售部和

项目部自行组织人员整理各种档案

五、合同涉及部门的责任和职责

（一）销售承办部门职责

5.1.1本办法中规定的销售承办部门应履行的职责：

1）起草项目销售合同文本，并办理合同审核手续。

2）对销售合同中的业务条款负责。

3）办理所需的法定代表人授权委托书。

4）办理项目销售合同的签订、变更、解除及纠纷处理工作。

5.1.2其他相关职责

1）按照《销售管理办法》负责项目销售合同立项，指定合同承办人，进行可行性

论证，意向接触，资信调查，报请主管领导审批。

2）按照《销售管理办法》规定，组织项目销售合同的谈判。

3）按照《项目管理办法》及《集团编码管理规则》将项目销售合同信息录入到公

司商务系统中。

4）按照《财务管理办法》负责项目销售合同催款。

5.1.3销售承办部门整理、保管的合同档案文件为：

1）招投标文件。（原件）

2）项目销售合同文本及附件。（原件）

3）或有的双方法定代表人身份证明、授权委托书（原件）、代理人身份证明。

4）或有的销售合同变更类文件。（原件）

5）或有的纠纷处理文件。（原件）

6）项目销售合同审查意见书（复印件）

7）其他与合同签订有关的文件或需要存档的文件。

（二）制作承办部门职责

5.2.1本办法中规定的制作承办部门应履行的职责：

1）确定项目销售合同制作工期是否合理。

2）与客户协调，及时签署项目验收单、确认单、变更单等过程文件。完整及时

保存过程文件，为公司争端解决留存证据。

3）制作承办部门应当建立合同台账，实行履约跟踪统计报告责任制，及时发现

并控制合同履行中的风险。

3）对项目性采购合同中的业务条款负责。

4）对合同全部文件归档。

5.2.2其他相关职责

1）按照《项目管理办法》起草、制作项目预算，报请主管领导审批，项目预算

定稿中毛利率不得低于公司要求。

2）按照《项目管理办法》起草、制作项目实施方案。

3）按照《项目管理办法》负责在合同约定时间内完成项目制作。

4）按照《项目管理办法》的规定，对项目质量负责。

5）按照《采购管理办法》的规定，牵头进行项目下的采购工作，对供应商进行

资信调查。

5.2.3制作承办部门整理、保管的合同档案文件为：

1）项目预算及制作方案原件。

2）销售合同正式文本及附件的复印件

3）项目采购合同审查意见书。（复印件）

4）采购合同他方当事人资信证明材料。

5）与采购合同签署有关的基础、背景资料、招投标文件。（原件）

6）采购合同正式文本及附件。（原件）

7）或有的双方法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。（原件）

8）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。（原件）

9）或有的采购合同变更文件。（原件）

10）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。（原件）

其他与合同签订有关的文件或需要存档的文件。

（三）合同审核部门职责

5.3.1贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度，为合同承办部门提供法律服务。

5.3.2参与重大合同的论证、谈判、审查、签订及合同纠纷的处理。

5.3.3在审核合同或参与重大合同谈判过程中，负责审查合同主体、内容、形式的合法

性、严密性等法律条款。

5.3.4合同审核部门对合同的审核期限，一般不超过两个工作日。对特别重大、复杂合

同的审查，一般不超过三个工作日。

5.3.5审查送审合同是否按照本办法提交材料。

5.3.6对于公司范本，审核日期、付款条件与节点、合同范围是否符合常识，有无逻辑