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文件档案管理规定
1.目的
为有效地利用和保护文档资料，加强文档管理工作，使文档管理工作规范化，特制定本规定。

2.适用范围
公司职能部门及各项目部相关部室对文件档案的管理。

3.职责
3.1各部室及全体员工均有保存好文档的义务，各部室须指定专人负责本部门的文档保管工作。

3.1.1文档管理员须认真履行工作职责，忠于职守，不断提高管理水平，对归档的档案要认真整理，做到归档档案完整、系统、准确。

3.1.2文档管理员要自觉遵守保密守则，未经领导批准，不得自行扩大借阅范围，不得擅自向外透露文档内容。

3.1.3文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有，或拒绝归档。

3.1.4文档管理员不得损毁/丢失应保存的文档资料。

3.1.5文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有，拒绝转交。

3.1.6文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及应当保密的文档资料。

3.1.7文档管理员不得涂改、伪造档案资料。

3.1.8 文档管理员不得玩忽职守，造成文档资料损失。

4.术语
4.1文档：是指公司各部室及个人在从事公务活动中直接形成的对公司具有保存价值的各类文字、图像、声像制品及实物等不同形式的记录。

5.程序
5.1收集
按照公司《文件收发管理规定》中要求，将文件档案资料进行收集，并将其进行分类。

编号：JC/ZD001 本章第 2 页共4页第0次修改5.2分类
文件资料要进行合理的分类，无论是按照项目名称，还是内容，或者按照字母顺序，其目的都是为了查找迅速方便，因此都须在档案盒内列出清楚的标注。

5.3归档
5.3.1范围
5.3.1.1公司对外的往来文件、资料由办公室归档。

5.3.1.2公司内各种规章制度、会议纪要，各部门的往来公文等公文资料，由办公室归档，各部门备存。

5.3.1.3各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由总工室归档，相关部门备档。

5.3.1.4与外界签定并有效的法律文本，如合同、协议、备忘录等文件由办公室归档相关部门因需要可存复印件。

5.3.1.5上级单位、各地方职能部门发给公司的文件、综合性的总结、工作计划由办公室归档，相关部门备存。

5.3.1.6各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须归档。

5.3.1.7有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室归档。

5.3.1.8关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。

5.3.2要求
5.3.2.1归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张要求为A4纸大小，文件格式需按照公司的标准文本。

5.3.2.2归档的文件材料要完整、系统、准确。

5.3.2.3归档的文件除特殊情况外，必须用原件。

5.3.2.4归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。

5.3.2.5对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。

5.3.3时间
5.3.3.1各种文件资料收集、分类后，需在一个月内归档完毕。

编号：JC/ZD001 本章第 3 页共4页第0次修改5.3.4无归档价值的文件资料范围
5.3.4.1重份和无查考利用价值的事务性、临时性资料，包括宣传广告、消息等。

5.3.4.2上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

5.3.4.3未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效的文件、草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

5.3.4.4从正式文件上摘录的供工作参阅的非正式材料。

5.3.4.5下级单位送来参阅的简报、情况说明、不应抄报和不必备案的文件资料。

5.4使用
5.4.1借阅：
5.4.1.1各部门因工作需要查阅有关文档资料时，经有关领导批准后，各部室应提供方便，并按《档案/图书/资料借阅单》办理借阅手续，阅后及时归还。

5.4.1.2文件档案借出后，原则上需当日归还，不得过夜；如需长时借阅，需归还后办理续借手续。

5.4.1.3对借出和归还的文件档案，应办理清点、签名登记手续，由文档管理员和借阅者当面核对清楚。

5.4.1.4所借文件档案不得随意折叠和拆散，严禁对文件档案更改、涂写，不得丢失和损坏。

5.4.1.5服从文档管理员管理，在借阅范围内借阅。

5.4.1.6文件档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。

5.4.1.7 调离本公司内的人员必须清理移交、归还借阅文件档案及该归档的资料，方可办理调离手续。

5.4.1.8外单位人员查阅本公司文件档案须持单位介绍信和本人证件，经上级主管领导批准，办理有关查阅手续后，方可查阅。

5.5保存期限及销毁
5.5.1文件档案的保存期限
编号：JC/ZD001 本章第 4 页共4页第0次修改5.5.1.1以下文件档案保存期限为一年:
5.5.1.1.1过期失效的各类公文和在工作中产生的质量记录和培训记录。

5.5.1.1.2各类失效后的合同。

5.5.1.2以下文件档案保存期限为二年:
5.5.1.2.1公司有关人事任免及重大决议和与质量有关的文件。

5.5.1.2.2内、外审核及管理评审过程中产生的质量记录和文件。

5.5.1.3以下文件档案为永久性保存文件：
5.5.1.3.1由发展商提供的物业建筑竣工图及设施资料。

5.5.1.3.2机电设备的分供方评估资料。

5.5.1.3.3房屋装修、维修及改造等记录。

5.5.1.3.4设备大中修记录。

5.5.1.3.5重大治安事件和质量事故。

5.5.1.3.6重大客户投诉。

5.5.2文件档案的销毁
5.5.2.1超过保存期限的质量记录,应在期满一个月后进行销毁。

5.5.2.2部门文档资料的销毁,由文档管理员先填写《文件资料销毁登记表》,
报部门经理批准后进行销毁,《文件资料销毁登记表》存档备查。

5.5.2.3建立销毁质量记录档案。

6.监督执行
公司总经理办公室主任。

7.相关/支持性文件
《文件收发管理规定》
8.质量记录及表格
《档案/图书/资料借阅单》
《文件资料销毁登记表》。